Accountancy

Overstappen naar online salarisverwerking is niet moeilijk

online salarisverwerking

Wat gebeurt er als je 1 van je kerndiensten omgooit? Administratiekantoor Kaiser en De Vries uit Soest weet het. Zij pakken sinds dit jaar salarisverwerking anders aan: met online software. En omdat het administratiekantoor gaat fuseren met een Utrechtse collega, gaan ze diezelfde verandering daar volgend jaar ook doorvoeren.

Salarissen: geen fouten, wel efficiëntie


Salarisverwerking is voor het kantoor, dat binnenkort na de fusie Kaiser, De Vries en Rosenberg gaat heten, niets nieuws. Gert van Opheusden is verantwoordelijk voor de salarisverwerking binnen Kaiser en De Vries en hield zich bezig met de overstap naar Exact Online. Gert heeft hoge eisen voor ‘zijn’ salarisverwerking: ondernemers en werknemers moeten kunnen vertrouwen op een foutloze service. Maar efficiëntie is ook belangrijk. De overstap werd mede gemaakt omdat de kosten per loonstrook lager zijn. Daarbij werkt de eenvoudige gebruikersinterface een stuk prettiger én zorgt die ervoor dat in dezelfde tijd (maar met minder moeite) meer stroken verwerkt kunnen worden.

De klant kiest


Bij Kaiser en De Vries worden de salarissen binnen het kantoor op een één strakke, eenduidige wijze verwerkt. Maar de klant krijgt salarisverwerking op maat: wil hij zelf inloggen en alle gegevens zelf invoeren? Dat kan. Wil de klant een e-mail aanleveren met alle mutaties? Dat kan ook, net als een digitale of juist een papieren loonstrook. Service staat centraal.

Gert: ‘Niet alle klanten leveren alles digitaal aan. Nieuwere klanten vaak wel. Daarvoor hebben we Exact Online ingericht en zo’n klant doet alles zelf: scant facturen, en dagafschriften van de bank belanden automatisch in de administratie. Dat vraagt niet om extra handelingen. Zo’n klant voert ook zelf de salarismutaties in. Wij controleren of alles op de juiste rekeningen wordt geboekt.’

Directe toegang voor de klant


De wens is om meer klanten direct toegang te geven tot het salarissysteem zodat zij direct zelf de wijzigingen in het systeem kunnen invoeren. Eigenaar Nico de Vries: ‘Je kunt niet blijven werken op oude manieren. Klanten vinden dat ouderwets, het heeft een verkeerde uitstraling. Maar we hebben ook klanten die het niet prettig vinden om te moeten inloggen op een geautomatiseerd systeem. Je moet dus wel op maat blijven werken.’

Controle is essentiële service


Het uitvoeren van de controle is voor het kantoor een essentieel deel van hun service – voor zowel klanten die online werken en degenen die dat (nog) niet (helemaal) doen. Mede-eigenaar Guus Kaiser: ’We denken met de klant mee. Doet hij iets fout dan melden we dat. Wij checken iedere maand bij de bron.’ Want in salarisadministratie kun je je geen fouten veroorloven.

Stroken vergelijken


Hoe lang duurt zo’n overstap? ‘Maanden,’ zegt Guus kordaat. Het is volgens hem het eenvoudigst om per 1 januari over te stappen. Toch zijn zij zelf halverwege het jaar gestart. Het voordeel: dan kun je goed vergelijken. De salarisstroken in het oude en nieuwe pakket mogen namelijk niet van elkaar verschillen, en in de praktijk komen er toch kleine verschillen voor. Dat moet er wel uitgefilterd worden.

Met de stofkam


Gert: ‘Het overzetten van de gegevens gaat gedeeltelijk via de loonaangifte, maar basisgegevens als NAW-gegevens, sofinummers en dergelijke niet. Op zo’n moment kom je altijd fouten tegen: een verkeerde voorletter of een fout adres. Wanneer je een salarisadministratie omzet moet je altijd met de stofkam door alle gegevens.’

Het kantoor nam ruim de tijd en is per het derde kwartaal definitief over op Salaris voor Accountancy. Gert gaat nu dezelfde overgang regelen voor de fusiepartner in Utrecht: opnieuw ‘schaduwdraaien’ en goed controleren of alle stroken kloppen en er geen onverklaarbare afwijkingen inzitten.

Overstap is niet moeilijk


Is zo’n overstap eigenlijk moeilijk? Gert: ‘Het kost tijd. Moeilijk is het niet.’ Het nieuwe systeem werkt sneller, efficiënter, vraagt minder handelingen en is gebruiksvriendelijk. En je weet waar je het voor doet: ‘We kunnen in Exact meer loonstroken verwerken in dezelfde tijd. Wanneer je klantenbestand groeit heb je daar dus baat bij. Je kunt het terugverdienen in efficiency.’

Lees meer over Salaris voor Accountancy

NL Select your country