Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Accountancy

Hoe digitalisering personeelstekort van VFM Advies opheft

Wat doe je als je als klein administratiekantoor grote moeite hebt met het aantrekken van goed opgeleid personeel? Deze vraag hield Cees en Yvonne Vlaskamp twee jaar geleden bezig. Nu trekken de eigenaren van VFM Advies de deur van het pand achter zich dicht om vanuit kantoor aan huis verder te gaan. Zonder klantverlies, maar wel met de helft aan personeel. Zo kregen ze het voor elkaar.

Schrikken

In 2016 vertrokken twee medewerkers bij VFM Advies. “Wij waren net voorzichtig begonnen met de digitalisering via Exact Online dus dat was schrikken”,  memoreert Yvonne vanuit een praktisch leeg kantoor. “Net als de meeste administratiekantoren waren wij vrij behoudend wat betreft onze werkzaamheden. Klanten leverden hun mappen aan. Wij verwerkten alle administraties met zes medewerkers. Door het vertrek van de 2 medewerkers kwam het digitaliseringsproces in een stroomversnelling.”

Uniform aanleveren

Elk kwartaal was het spitsuur tijdens de btw-aangifte. Het lukte altijd wel maar met het vertrek van twee medewerkers liep iedereen op zijn tenen. In 2 jaar tijd heeft VFM Advies 90% van de administraties overgezet naar Exact Online. Klanten leveren aan via , (Mijn VFM Advies). Uniform en regelmatig. Een groot aantal van hen factureert en betaalt de openstaande facturen vanuit het systeem. Bij iedere klant zijn de bankrekening(en) gekoppeld.

Contact met klanten verbeterd

“Het werk is compleet veranderd”, vertelt Cees. De administratie gaat veel sneller maar ook het contact met onze klanten is beter. Ze zijn altijd bij met hun administratie, worden kritischer maar ook enthousiast over hoe ze ervoor staan. Ze bellen nu vaker over de stand van zaken en voor advies. Wij kunnen daar nu beter en sneller op inspelen.”

Inzicht via Mijn VFM Advies

Ondernemers hebben door het gebruik van Mijn VFM Advies veel meer inzicht in de financiële positie van hun bedrijf en kunnen daar dus beter op inspelen. “Een klant had bijvoorbeeld meer dan voldoende werk maar altijd liquiditeitsproblemen, o.a. veroorzaakt door te veel dure inleenkrachten. Door dit via de adviescockpit te visualiseren, begreep hij zijn situatie en kon hij tijdig ingrijpen”, aldus Yvonne.

Piekbelasting verdwenen

De piekbelasting is verdwenen omdat klanten gelijkmatig hun administratie doorgeven. Daarnaast speelt automatisering een grote rol, administratie, rapportage- en fiscale software is gekoppeld. Hierdoor kan VFM Advies het werk sneller uitvoeren. Begin januari is 95% van de administraties al compleet.

Voorheen waren medewerkers van VFM Advies heel januari druk met inboeken. Ook is het jaarwerkproces flink verkort, omdat administraties altijd actueel zijn. “We hebben dit jaar al op 10 januari de eerste jaarrekening afgerond”, vertelt Cees. “De nieuwe automatisering scheelt tijd. Wel was het wennen om te werken met de software en een aantal dingen zijn we nog aan het optimaliseren.

Instructies

Het kostte weinig moeite om klanten te overtuigen van de nieuwe manier van aanleveren. Cees: “We lieten het zien, gaven instructies en vertelden over de voordelen. Die begrepen de klanten direct. Slechts een enkeling levert nog op papier aan. Dat zijn bijvoorbeeld ondernemers die bijna met pensioen gaan.”

Zekerheid over inkomsten

75% van de klanten betaalt een vast tarief voor de dienstverlening. Voorwaarde om hiervoor in aanmerking te komen is dat de administratie altijd bij is. Klanten waarderen dat. Er zijn geen verrassingen over de factuur. VFM Advies heeft zekerheid over de inkomsten.

Salarismutaties doorgeven

Via Mijn VFM Advies (voorzien van logo) gaan klanten binnenkort ook salarismutaties doorgeven. Dat zal de verwerking alleen maar sneller maken, verwachten Cees en Yvonne. Straks is het ook mogelijk om signalen te krijgen bij uitzonderingen. Yvonne heeft inmiddels ook de training voor de projectenmodule van Exact Online gevolgd om het werk nog verder te stroomlijnen. We verwachten straks onze 125 klanten met 3,2 FTE vanaf kantoor aan huis te bedienen.”

De lancering van Mijn[Kantoor] is onderdeel van de Spring '18 Release. Ontdek de voordelen van Mijn[Kantoor].

NL Select your country