Hoe bedien je klanten op 10.000 km afstand?

Denk niet eerst aan hobbels en obstakels. Ga uit van je ambitie en denk aan je doelen. Gilbert Grantsaan van Kaizen administratiekantoor organisatieadviseurs geeft dit advies niet alleen aan zijn klanten, maar hij nam het zelf ook ter harte. Na 15 jaar vooral met interim werk bezig te zijn geweest, besloot hij zich volledig op zijn administratiekantoor te richten en verhuisde met zijn gezin naar Curaçao om zijn droom na te jagen. Bekijk het inspirerende verhaal van Gilbert Grantsaan in deze video.

Lean voor het MKB

Gilbert geeft het goede voorbeeld aan zijn klanten, maar hij helpt ze niet alleen doelen te definiëren; hij zorgt ook dat hun processen goed en efficiënt verlopen. Daarvoor past hij Lean Management toe. Grantsaan: "Lean management is eigenlijk gewoon operational excellence. Je gaat kijken hoe je verspillingen binnen een organisatie kunt elimineren." Hij gebruikt daarvoor onder andere de Kaizen methodiek. "Wanneer je zo een bepaald proces stap voor stap uiteenrafelt kom je al gauw tot quick wins. Daarna komt de stap van het continu verbeteren. Vaak zijn daarvoor helemaal geen dure oplossingen nodig. Zo hebben we een proces van order intake dat eerder uit 32 stappen bestond nu volledig geautomatiseerd."

Kleine verbeteringen met grote impact

Want zo, zegt hij, voeg je waarde toe. Niet alleen voor de klant, maar ook voor de klant van de klant.  "Activiteiten of producten waar de klant van de klant bereid is voor te betalen zijn waarde toevoegend. De overige activiteiten zijn verspillingen die moeten worden opgeheven of worden verminderd." Dat begint al bij simpele dingen, bijvoorbeeld facturatie die nog in Word gebeurt, maar beter vanuit het boekhoudsysteem kan worden gedaan. "Dan heb je realtime inzicht in je achterstanden. Kleine verbeteringen met een grote impact."

Creativiteit voor accountants

Grantsaan heeft duidelijk een frisse kijk op bedrijven en hun problemen. Hij roept dan ook op om creativiteit te gebruiken bij het organiseren van processen. "Financials zijn opgeleid om te kijken naar allerlei functionele zaken: administratie, fiscaliteit, bedrijfseconomie. Dat zijn commodities en daar ga je het niet mee winnen. Creativiteit wordt zelden geassocieerd met accountants. Kijk een stap verder: altijd kijken naar de klant van de klant. Daar zit de echte waarde toevoeging."

Alsof je naast hem zit

Diezelfde creativiteit en durf kwam ook van pas na zijn verhuizing naar Curaçao: “De manier waarop ik contact met mijn klanten onderhoud is via mail, Skype, schermen delen. Dat is gewoon alsof ik naast mijn klant zit. Dat maakte deze stap om een jaar naar het buitenland te gaan een stuk makkelijker.” Wel houdt hij natuurlijk rekening met het tijdverschil. En de administratie bespreken, plannen voor de toekomst maken? Dat kan makkelijk met Exact. Daarmee kunnen hij en zijn klanten in realtime informatie delen en bekijken. Bovendien kost het nog minder tijd dan met een accountant die naast je woont.

Werk je al met Exact Online en wil jij ook een stap verder leren kijken voor je klanten? Misschien is een training adviesvaardigheden dan wat voor jou!