Accountancy

Hoe accountants de vale rode loper herstellen in 2020

Irrelevante en verouderde tussentijdse cijfers. Daar doe je ondernemers geen plezier mee. Pak hem beet een tien jaar geleden was je als accountant super innovatief als je tussentijdse cijfers kon verstrekken. Sneller sturen op resultaat. Dat kon je ermee. Maar daar kom je als accountant nu niet meer mee weg. Maar wat dan wel?

Toen ik begon in de accountancy hadden ondernemers geen zicht op hun cijfers totdat het kwartaal voorbij was. Dan legde de ondernemer de rode loper uit voor de accountant en ze bespraken samen de cijfers. Dit herhaalde zich keer op keer. Door digitalisering van de administratieve verwerking zijn steeds meer ondernemers altijd bij en is het kwartaalbezoek van de accountant minder relevant. Kortom: de rode loper is vaal geworden.

Cashflowverbetering

Toch besteden nog veel kantoren bijna al hun tijd aan administraties verwerken. Dus het kantoor dat 125 euro per maand vraagt aan een ondernemer, spendeert bijna het hele budget aan de administratieve verwerking. Zonde toch? Dat pikken ondernemers ook niet meer, ze willen advies. Over cashflowverbetering bijvoorbeeld, want hun overheadkosten rijzen de pan uit, zo blijkt uit internationaal onderzoek van financieel dienstverleners Bibby Financial Services en Euler Hermes.

Wat moet ik doen om mijn diensten beter af te stemmen op de behoefte van de klant, zonder dat ik uit mijn comfortzone hoef te stappen? Deze veelgestelde vraag beantwoorden veel kantoren zelf door ‘dashboards aan klanten te geven’. Maar die stap is veel te snel.

Standaardiseren interne processen

Het gebruik van scan- en herkensoftware en portaalsoftware voor het digitaal aanleveren van facturen is belangrijk. Maar de essentiële eerste stap bestaat uit het standaardiseren van interne processen. Zorg dat klanten eenzelfde boekingstemplate hebben, gekoppeld aan RGS zodat je altijd gestandaardiseerd de beoordeling van de cijfers kan doen. De realiteit is echter dat iedereen eigen rekenschema’s hanteert. Dat maakt cijferbeoordeling tijdrovend en ingewikkeld.

Stappenplan

Ik weet het, standaardiseren is een intensief proces. Daarom schuiven veel kantoren het voor zich uit. Niet doen, want ondernemers willen dat jullie ‘de rotadministratie’ bij hen weghaalt en relevant advies er voor terug geeft. Dat kan alleen rendabel als je processen zijn gestandaardiseerd. Hoe je dat doet? In vier stappen ben je er.

  • Stap 1. Inventariseer wat voor soort klanten je bedient
    Als je dat in beeld hebt, dan ontdek je dat je een grote groep klanten bedient die hetzelfde doet, bijvoorbeeld horecabedrijven, groothandels of tandartsen. Begin met het standaardiseren van de processen van de grootste groep, want dat is in de regel ook de groep waaruit je de meeste omzet haalt. Vervolgens standaardiseer je de rest. Het is even een klus maar je merkt dat het steeds makkelijker gaat. Bijkomstig effect is dat standaardisatie ook leidt tot een standaardaanpak van administraties verwerken. Die is onafhankelijk van de dossierbehandelaar of medewerker.

  • Stap 2. Digitaliseer de aanlevering en verwerking per groep
    Verstrek na standaardisatie van de interne processen je klanten een tool waarmee ze makkelijk digitaal hun administratie kunnen aanleveren. Digitaal aanleveren is essentieel, anders kan je niet tijdig rendabel adviseren. Train je klanten hierin. Het is niet moeilijk, maar vergt wel een aanpassing in hun werkwijze.

  • Stap 3. Geniet van het inzicht
    Zijn de verwerkingsprocessen gestandaardiseerd? Dan krijg je nu inzicht en meer. Met de signalen uit continuous monitoring, dat de administraties controleert op consistentie, en je dagelijkse kpi’s, heb je al een grote stap gezet naar gestandaardiseerd advies richting die klantgroep. Bijvoorbeeld over margedruk, sterke omzetdalingen, cashflowverbetering, etc.

  • Stap 4. Informeer je klanten
    Maak klanten duidelijk dat ze op hun dashboard moeten kijken. De informatie daarop is dankzij standaardisering en digitalisering nu wel relevant geworden. Door visualisatie komen cijfers zeker wel aan.

Valkuil

Diepe valkuil ligt in de zin ‘maar de klant vraagt niet om advies’. Herkenbaar? Grote kans is dat je de waarde niet kan overbrengen. Maar als je tegen een klant kan zeggen: ik zie dat je al een tijd die producten op voorraad hebt liggen. Moet je daar niet iets mee doen? Als de klant dit doet en nog een flink bedrag aan omzet binnenhaalt, dan is je advies zeer relevant. Dat advies kan je alleen geven als je je processen standaardiseert.

Terugkerende facturen

Wat ook moet gebeuren is het oude denken ‘ik moet in control blijven over de factuur’ loslaten. Dat betekent dat je vaste maandelijkse facturen niet meer moet controleren. Bij een gemiddelde onderneming is 20-30% van de facturen maandelijks terugkerend. Daar hoef je geen energie in te steken. Bij automatische verwerking is de factuur niet meer bepalend maar de trends en ontwikkelingen in de administratie wel.

Meer doen met dezelfde mensen

Nog zo’n veelgehoorde valkuil: mijn medewerker is sneller dan jullie scanservice. Daar gaat het niet om. Als je medewerker over gaat op controle en advies, dan rendeert hij beter. Bovendien kun je meer administraties verwerken met hetzelfde aantal mensen. Dus door eerst te standaardiseren en dan te digitaliseren, kan je relevant adviseren. Daardoor legt de ondernemer weer een glanzende rode loper voor je uit.

Author image
Dirk van den Bosch

Dirk van den Bosch is verantwoordelijk voor het begeleiden van accountants bij het vinden van het juiste softwarepakket. Mede door zijn persoonlijke ervaring weet hij wat er speelt bij accountants- en administratiekantoren en haalt hij er voldoening uit dit te combineren met zijn kennis over de cloud software van Exact.

NL Select your country