'Dit wordt na 30 jaar accountancyautomatisering mijn grootste project ever’

Exact zette onlangs een stip op de horizon met de aankondiging dat het de komende jaren de Exact 360 Suite ontwikkelt. Martin van Vliet loopt al drie decennia mee in de accountancyautomatisering, maar is met de Exact 360 Suite bezig met zijn grootste project ooit, vertelt hij. Qua keuzevrijheid en koppelmogelijkheden tussen applicaties van verschillende aanbieders wordt Exact met het nieuwe ambitieuze project leidend, verwacht Van Vliet.

Vervolg op No hands accounting

‘De Exact 360 Suite is eigenlijk het vervolg van een traject waar we drie jaar geleden mee zijn begonnen, namelijk: hoe kan ik mijn kantoor efficiënter krijgen? Dat is No hands accounting, waarmee we eerst heel kleinschalig zijn begonnen. Het werd steeds groter en inmiddels hebben we als onderdeel van dat project bij honderden kantoren de processen verbeterd. Daarbij lag de focus op de financiën. We hebben gekeken naar hoe het beter kan in procedures, software en de communicatie met mensen, zowel met collega’s als de klant. Inmiddels is No hands accounting toch wel een groot succes te noemen vind ik, al wil dat nog niet zeggen dat we er helemaal zijn. Ook de komende jaren blijven we er keihard aan werken om alles wat maar fout kan gaan te elimineren. Dat zit in kleine dingen, maar juist die ‘devil in the details’ geeft de accountant of de medewerker vaak reden om het allemaal weer handmatig te doen. Dus we blijven proberen om mensen daarin mee te krijgen.’

Versnipperde communicatie en dossiervorming

Toch zijn er ook veel processen binnen een kantoor die helemaal los staan van de boekhouding, constateert Van Vliet. ‘En een van de grootste processen die versnipperd zijn is de communicatie met de klant. Je hebt te maken met verschillende afdelingen, verschillende informatiebronnen. De communicatie met de klant gaat via e-mail, whatsapp, telefoon en de dossiervorming is dus vaak heel erg versnipperd. We zien vaak dat Outlook het dossier is binnen een kantoor, dat zullen veel kantoren met het schaamrood op de kaken bevestigen. Het nadeel van Outlook is dat het altijd persoonsgebonden is. Dus wanneer een medewerker ziek of niet bereikbaar is heb je als kantoor een probleem en moet je de klant een tweede keer om dezelfde informatie vragen. En dat geeft ook aan de klant weer geen al te best beeld van hoe het met de automatisering en de efficiency bij een kantoor is gesteld. Linksom of rechtsom betaalt de klant voor een gebrek aan efficiency.’

Ambitieus project

‘Vandaar dat we een nieuw en heel ambitieus project zijn aangegaan van meerdere jaren, tientallen miljoenen euro’s en heel veel ontwikkelaars en klanten. Het doel daarvan is om de efficiency bij kantoren op een hoger niveau te krijgen’, vertelt Van Vliet. ‘Ik zit zelf al ruim dertig jaar in de accountancyautomatisering en dit wordt mijn grootste project ever. Want veel kantoren zeggen wel dat hun efficiency al heel goed is, maar als ik één op één doorvraag beaamt iedere kantoordirecteur dat die efficiency nog lang niet op het gewenste niveau is. Bij uren maal tarief is inefficiency nog een vorm inkomsten, maar we weten allemaal dat dat niet meer van deze tijd is en ook niet helemaal eerlijk naar de klant toe. Daarom zeggen we tegen accountants: als er met vaste prijzen wordt gewerkt en daarna aan de efficiency, valt het muntje jouw kant op.’

Pijnpunten

‘Met de Exact 360 Suite willen we die efficiency dus op een veel hoger niveau krijgen. En dat kan ook omdat er nog heel veel dingen fout gaan. Ik heb eens twaalf pijnpunten voorgelegd aan kantoren en gevraagd welke van die punten ze het meest ervaren. Daar kwam ‘stop en go’ als eerste uit: je begint met een proces, bijvoorbeeld de jaarrekening, en denkt daar bijvoorbeeld zes uur voor nodig te hebben. Maar al snel komt er een kink in de kabel en blijkt er een elementair onderdeel te ontbreken. Dat zorgt voor stress in de tent als er een deadline moet worden gehaald en dan ga je fouten maken. Als je dat kunt voorkomen zorg je voor een enorme efficiencyverbetering en daar focussen we bij Exact met prepared by client-listing dus als eerste op. Daarnaast merkten we dat cliënten beter en optimaler ontzorgd willen worden, helemaal in deze coronatijd. Waar het vroeger normaal was om een keer per kwartaal de boekhouding bij te werken, is nu gebleken dat dat helemaal niet efficiënt is. Want als je een vraag hebt over een post die de klant twee maanden geleden heeft aangeleverd, heeft die klant daar vaak helemaal geen weet meer van en dat zorgt voor irritatie. Dan zit je al helemaal in het omgekeerde van optimale ontzorging. Dat heeft voor ons bevestigd dat real time dossiervorming belangrijk is, alles moet almost real time up to date zijn. De volgende generatie klanten verwacht af en toe verrast te worden door de accountant. De next step is dat de accountant vragen stelt waar de klant zelf nog niet eens over nagedacht heeft, vroegtijdig signaleert.’

Veel verschillende applicaties

‘Het derde pijnpunt dat we signaleren is dat kantoren heel veel verschillende applicaties van verschillende leveranciers hebben. Daar is niks mis mee, want Exact is er groot mee geworden om te zeggen: je kunt dat allemaal aan elkaar koppelen. Maar de praktijk is dat dat heel vaak nog niet gebeurd. Er zijn koppelingen, maar een goede integratie met dossiervorming en CRM is in de praktijk moeizaam. Alleen bij de top 30-kantoren wordt daarin flink geïnvesteerd, maar over de volle breedte in de accountancy bezien zit daar nog veel inefficiency en gaat er veel fout. Dus die bal willen we nu met de Exact 360 Suite oppakken, door salaris-, fiscale en jaarrekeningapplicaties te integreren. Dan krijg je een uniek speelveld, want daardoor ontstaat een enorme hoeveelheid data. En dat is de ‘holy grail’, de voorspellende waarde die dat levert en de mogelijkheid voor de accountant om kansen en bedreigingen te signaleren.’

‘Het is niet onze drive dat mensen zich helemaal vastbijten in een oplossing van Exact zodat ze eigenlijk nooit meer weg kunnen. Het is geen fuik waar je in zwemt en nooit meer uitkomt. Alles werkt met API’s, dus op het moment dat je zegt: ik wil toch een ander salarisproduct, dan kun je dat op je eigen tempo regelen. Daarom is dit het meest ambitieuze project ever voor mij en voor ons moet ik zeggen, want we werken er inmiddels met een team van 27 ontwikkelaars aan die allemaal veel ervaring hebben en kennis hebben van de Nederlandse wet- en regelgeving. Die keuzevrijheid in softwareleveranciers en de koppelingen die je vervolgens straks in de Exact 360 Suite kan maken tussen die verschillende applicaties, dat is wel uniek in de markt.’