Accountancy

Accountancy Expo in het teken van “kies voor de software van morgen”

Je hebt enkele jaren terug flink geïnvesteerd in software, dus ga je ervan uit dat je helemaal bij bent. Toch knaagt er iets. Veel nieuwe klanten heb je al een tijd niet meer gekregen en de klanttevredenheid kan beter. De vakbladen schrijven over disruptie, no hands accounting en machine learning. Je brengt dan maar een bezoekje aan technologiebeurs Accountancy Expo. Daar hoor je van een vakgenoot: ‘de toekomst is cloud. Durf te kiezen’.

Pionier


Perry Telle is in 1986 bij Hoornwijck Groep in dienst getreden. Een paar jaar later was hij partner. En dat is hij nog. Daarnaast is hij bestuurslid bij NOAB met ICT in zijn portefeuille. Perry is een pionier. Daardoor loopt hij altijd voorop als het gaat om ICT-toepassingen. “Mijn valkuil is, dat ik af en toe te hard loop. Maar onze 40 medewerkers tellende organisatie moeten wel mee kunnen”, vertelde hij aan de volle zaal op de Accountancy Expo.

Nieuw ICT-tijdperk


Perry was altijd gecharmeerd van een totaaloplossing: 1 partij die de complete automatisering verzorgde. Niet ieder softwarepakket is weliswaar de heilige graal, maar de combinatie compenseert kleine ongemakken.“Totdat een klant aangaf dat hij zijn verlofaanvraag op zijn smartphone wilde doen. Dat ging niet”, zegt Perry.

De opmerking van die klant luidde het nieuwe ICT-tijdperk van Hoornwijck Groep in. Perry ging mogelijkheden onderzoeken en ontdekte cloud software voor de salarisadministratie. Niet hosted, maar echt 100% cloud. “Want servers huren in een datacenter kost ook geld en je bent bovendien zelf verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de software.”

Abonnementsstructuur


Cloud-applicaties zijn eenvoudig en goedkoop te koppelen. Door de abonnementsstructuur kan je er zo weer vanaf en over op een beter alternatief. Daardoor kan je gebruik maken van de beste applicaties die zich bovendien gedragen als een totaaloplossing: eenmalige gegevensinvoer, meervoudig gebruik.

Hoornwijck Groep vervangt alle on premise software voor cloud applicaties en ging in 2016 van start.

De tips die Perry in zijn presentatie op de Accountancy Expo aan de aanwezigen mee geeft:

    • Kies de software en ga met twee key users de mogelijkheden ontdekken.

    • Organiseer sessies om je medewerkers mee te nemen in de software en (nieuwe) werkwijze.

    • Kies voor de software van morgen. Dat hoeft niet software te zijn die vandaag al perfect is.

    • Pas je processen aan op je software, anders wordt het heel duur en lastig te onderhouden.



“Door deze aanpak konden alle medewerkers mee in de nieuwe werksituatie”, besluit Perry.

No hands accounting


No hands accounting klinkt futuristisch maar accountants van nu gebruiken hun handen bij het verwerken van administraties meer dan noodzakelijk. Arjen Nijdam laat in een grafiek de doorlooptijden van inkoopfacturen en bankafschriften zien. Wat opvalt, is dat facturen 30 tot 60 dagen(!) blijven liggen voordat ze worden ingeboekt.

Zonde want dat is niet nodig. “Zeker als je weet dat ondernemers snelheid en branchekennis van hun accountant verlangen, is deze constatering zorgelijk. Maar het is nog niet te laat om te veranderen, gebruik huidige tools als de bankkoppeling en scan en herken en hou je handen vrij voor advies. Maar door goed gebruik te maken van de software hoef je al veel minder je handen te gebruiken voor de administratie.”

PEPPOL


Exact innoveert door in de richting van no hands accounting en integreert PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) in Exact Online. Als dit gereed is de tweede helft van 2017 kan je elektronisch facturen sturen naar iedereen die een boekhoudpakket heeft dat ook verbonden is met PEPPOL. Machine learning detecteert zelfs of ze verbonden zijn of niet. Ook kun je facturen ontvangen. Op basis van slimme technologie wordt automatisch een boekingsvoorstel gegenereerd. “Eerst nog op basis van je eigen data”, licht Martin van Vliet toe. “Maar als je straks je systeem openzet voor anoniem data delen, dan leert het systeem nog sneller. Daardoor neemt de nauwkeurigheid van de boekingsvoorstellen exponentieel toe. Je kunt zo makkelijk spookfacturen detecteren. Heeft een factuur meerdere regels? Die worden moeiteloos herkend. Of cashflowberekeningen op basis van real time cijfers? No hands accounting maakt het mogelijk. Sneller dan je denkt.”

NL Select your country