Accountancy

4 tijdwinstboosters voor de salarisadministrateur

4 tijdwinstboosters voor de salarisadministrateur
Digitalisering dwingt de salarisadministrateur tot veranderen. Payrollsoftware neemt het traditionele invoerwerk namelijk over. Het gevolg? De adviestaak van salarisadministrateurs wordt steeds belangrijker. Anderzijds blijft de werkdruk continu stijgen. Hoe kan je als salarisadministrateur de werkdruk verlagen én tijd winnen voor je adviesrol? Deze 4 tips helpen je op weg.

Tip 1: Lever mutaties digitaal aan

Snelle winst verkrijg je door een uniforme digitale aanlevering via een portaal in plaats van per e-mail, WhatsApp, Excel of papier. Zo voorkom je uitzoekwerk en bespaar je heel veel tijd. De salarisadministrateur hoeft zich nu alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen en controles en houdt dus meer tijd over voor advieswerkzaamheden. Accountantskantoor Joanknecht, dat maandelijks 4.500 loonstroken verwerkt, heeft deze exercitie succesvol doorgevoerd. Het resultaat: de jaarafsluiting gaat automatisch in plaats van een half uur per klant. Piekmomenten zijn verdwenen omdat de aanlevermomenten met de klant zijn afgestemd. Klanten worden niet opgezadeld met meer werk, want ze moeten sowieso hun mutaties doorvoeren. Alleen doen ze dat nu via een portaal in plaats van verschillende media. Door die standaardisatie heeft de klant inzicht in zijn salarisadministratie.

Tip 2: Gebruik een automatische bankkoppeling

De automatische bankkoppeling is de eerste stap naar automatisering. De praktijk leert dat veel kantoren die niet gebruiken, omdat ze geen betalingen willen doen voor hun klanten. Dit is echter een misvatting. Met de bankkoppeling voer je geen betalingen uit; je zet ze klaar. De klant controleert en accordeert ze zelf. Hij is dus zelf verantwoordelijk voor de betalingen. Medewerkers afzonderlijk hun salaris overmaken? Hoeft niet. Moderne software genereert een SEPA-bestand dat je direct kunt importeren in de bankomgeving, waardoor de salarisbetalingen klaarstaan voor je klant. Bankieren klanten bij ING en Rabobank, dan is zelfs deze handmatig import niet nodig. Dat scheelt niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten doordat handmatige invoer is verdwenen.

Tip 3: Integreer de financiële en de salarisadministratie


Handmatige invoer van alle salarisjournaalposten kost voor een klein administratiekantoor al snel een hele werkdag. Die tijd bespaar je als je boekhouding is geïntegreerd in je salarisverwerking. Je voorkomt fouten en bent geen tijd meer kwijt aan het overzetten van informatie. Die tijdsbesparing is nog groter in combinatie met de bankkoppeling. Een bijkomend voordeel van de integratie van de boekhouding en de salarisadministratie komt naar voren in de werkkostenregeling. Financieel georiënteerde mensen hebben vaak geen zicht op de loonkosten, terwijl de salarisadministrateur de boekhouding niet scherp heeft. Integreer je deze administraties, dan zijn de kosten die in de financiële administratie zijn geboekt op de grootboekrekening Werkkosten ook zichtbaar in de salarisadministratie. Je ziet direct de boekingen inclusief en exclusief het btw-bedrag. Het is direct duidelijk wat de vrije ruimte is en of je eventueel eindheffing moet betalen. Stuur de werkkosten automatisch mee in de loonaangifte aan het begin of einde van het boekjaar.

Wanneer je de salarissoftware in de boekhouding integreert, kijkt iedereen in het kantoor naar dezelfde cijfers. Dat bevordert de samenwerking tussen de salarisadministrateur en de accountant. Een mooi bijkomend voordeel, want steeds meer deskundigen zijn het er over eens dat de salarisadministratie geen apart eiland binnen je organisatie mag zijn. Geregeld overleg met accountants binnen je kantoor leidt tot een betere samenwerking. Door dit overleg komen ook nieuwe advieskansen naar boven, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim.

Tip 4: Verloon al je DGA-administraties tegelijkertijd


De simpelste salarisadministratie is die van de DGA. Toch zijn veel kantoren er elke maand een hoop tijd aan kwijt. Die tijd gaat zitten in het switchen tussen administraties om de verloningen te doen en dan nog een keer om de aangiftes te versturen. Wist je dat je al je DGA-administraties tegelijk kunt verlonen? Selecteren, berekenen, controleren, definitief maken en dan kan de aangifte de deur uit. En de loonstrook? Die wordt automatisch verstuurd of klaargezet in een portaal. Loonaangiftedocumenten, betaaladvieslijsten, SEPA-bestanden worden automatisch verzonden bij de afronding van de verloning.

Vergroot jouw toegevoegde waarde als salarisadministrateur

Wil jij jouw toegevoegde als salarisadministrateur vergroten? Oriënteer je dan op passende salarissoftware en houd meer tijd over om jouw klanten te kunnen adviseren.

NL Select your country