Accountancy

3 opvoedtips waar ondernemers hun accountant snel dankbaar voor zijn

Vraag een ondernemer eens naar zijn mening over administratief werk. Grote kans dat hij er zo min mogelijk werk aan wil hebben. Uit de MKB Barometer 2018* van Exact blijkt dat 54% een papieren administratie naar zijn accountant brengt. Dat zorgt voor teveel werk en frustratie: voor accountant én ondernemer. In dit blog 3 opvoedtips om je klanten te stimuleren om online met je samen te werken.

Digitalisering beleggen bij bron

Hoewel er allerlei handige tools beschikbaar zijn om de papieren administratie op kantoor te digitaliseren en te verwerken, is het niet optimaal. Ga maar na: ontbreekt er een bonnetje of een ander document, dan kan je niet verder met de verwerking. Je moet de klant mailen of bellen. Voordat je ontbrekende stukken hebt, ben je zo weer uren en soms dagen verder. En die wachttijd kan je niet doorberekenen. Beter is om de digitalisering van de administratie te beleggen bij de bron: de ondernemer. Zo kan jij je richten op nieuwe dienstverlening die je kantoor én je klanten verder helpt.

93% waardeert accountant

Wist je dat 93% van de ondernemers in Nederland blij is met zijn accountant? Ondanks dit goede waarderingscijfer valt er nog genoeg te verbeteren. Hoe? Simpel! 47% van de ondernemers verwacht meer bedrijfsadvies en 26% meer snelheid van zijn accountant. Bedrijfsadvies kan je geven, als je tijd niet wordt opgeslokt door het administratief werk. En snelheid in handelen ontstaat als je jouw klanten op een slimme manier hun administratie laat aanleveren.

Herstructureren organisatie

En ja, dat gaat niet vanzelf. Het opvoeden van klanten om hun administratie digitaal aan te leveren, kan een jaar kosten. Die tijd gaat op aan het herstructureren van je organisatie. Digitalisering vergt een andere werkwijze van je medewerkers. Maar ook het trainen van ondernemers om digitaal hun administratie aan te leveren, kost de nodige inspanning. De volgende tips helpen je deze adoptietijd flink te verkorten.

Opvoedtips voor je klanten

De kunst is om klanten zo op te voeden dat ze een complete administratie aanleveren. Alleen hoe maak je een ondernemer duidelijk wat compleet inhoudt? Dat is lastig, zeker als klanten al jaren gewend zijn aan een werkwijze. Maar met onderstaande opvoedtips kom je ver.

Tip 1: Werk samen via een tool

Maak afspraken met je klant hoe ze digitaal aanleveren en met welke tool. Wist je dat 43% van de ondernemers online samenwerken met de accountant belangrijk vinden. Die heb je dus al mee.

De rest moet je wellicht nog overtuigen. Zoom daarbij in op de voordelen: je klant heeft altijd actueel inzicht in zijn bedrijf en jij hoeft hem niet meer lastig te vallen met verzoeken om ontbrekende informatie.

Tip 2: Deel een lijst met ontbrekende documenten

Daarmee maak je een mooie start, maar is nog geen garantie dat het direct goed gaat. Om dit proces te versnellen, stuur je de klant een lijst met ontbrekende documenten. Die kan hij vervolgens digitaal verstrekken.

Tip 3: Reken meerwerk door

De beste leerschool is om het gezegde wie zijn billen brandt, moet op de blaren zitten in praktijk te brengen.Op een gegeven moment zeg je tegen hardleerse klanten: dit zijn de tarieven die we hebben afgesproken als je compleet aanlevert. Bij meerwerk voor ons komen er extra kosten voor jou bij. Zodra de ondernemers dat in hun portemonnee voelen, zul je zien dat ze wel compleet hun administratie aanleveren.

Ben je er dan? Ja. Alleen zorg er wel voor dat ondernemers makkelijk hun complete administratie digitaal bij je aanleveren. Je klanten zullen even moeten wennen maar zijn je straks echt dankbaar. Zeker als je tijd hebt om hen nieuwe dienstverlening te bieden die hun business vooruit helpt. Binnenkort komt Exact met een tool die online samenwerken met je klanten makkelijker én leuker maakt!

*In opdracht van Exact heeft onafhankelijk ICT onderzoeksbureau Pb7 Research een survey uitgevoerd onder beslissers, voornamelijk eigenaren, in 1779 bedrijven in Europa, waaronder 375 Nederlandse bedrijven met 1 tot 50 werknemers ondervraagd met behulp van een web gebaseerde panel survey. In Nederland en Groot-Brittannië zijn ook bedrijven met 50 tot 250 medewerkers ondervraagd, (respectievelijk 200 en 229 respondenten). De interviews zijn uitgevoerd op basis van een web gebaseerde panel survey. Bij het onderzoek is gebruik gemaakt van een gestratificeerde steekproef: de interviews zijn per land evenredig verdeeld over de sectoren productie, groothandel, professionele dienstverlening, accountancy en “overig”. Vervolgens is een weging toegepast om de representativiteit van de steekproef te waarborgen. Het is de vijfde keer dat het onderzoek is uitgevoerd. Eerder deed Pb7 dit in 2013, 2014,2015 en2016.

NL Select your country