Exact Venice-Opties
Exact Venice Boekhouding en Facturatie
Met de optie Toegangsbeheer regel je voor groepen gebruikers de toegang tot modules, dialoogvensters, zoeklijsten, e.d. Je hebt de regie over jouw systeem en beslist voor elk type fiche of document wat je toelaat voor wie: bekijken, wijzigen, toevoegen en/of schrappen. Daarnaast maakt deze optie het mogelijk om jouw gegevens te beveiligen, zodat deze buiten Exact Venice niet zomaar te grabbel gegooid worden.
Features
- granulaire regeling op niveau van opties en acties
- toekennen rechten per groep van gebruikers
- kan gekoppeld worden met Active Directory of lokale Windows account
- mogelijkheid tot encryptie van het dossier voor optimale beveiliging
- toekenning van rechten mogelijk op gebruikers van andere Exact Venice-licenties
Met de optie Intrastat geef je binnen Exact Venice Boekhouding en Exact Venice Facturatie Enterprise onmiddellijk intrastatgegevens in bij elke intracommunautaire factuur. Na ingave kun je ze aanvullen of wijzigen. De aangifte is daarna in een fluitje van een cent opgemaakt
Features
- ondersteuning voor diverse modellen (aankomst, verzending, beide)
- standaard of uitgebreide aangifte
- steeds de meest up-to-date goederencodes
- aliasen voor veelgebruikte codes
- correctie achteraf mogelijk
- ingave zowel in facturatie als in boekhouding
- goederencodes kunnen gelinkt worden aan artikels voor automatische boeking
- automatisch indienen via OneGate link
Analytisch boekhouden wordt met deze optie een vanzelfsprekend verlengstuk van jouw dagelijkse boekhouding en facturatie. Voor het opvolgen van kostendragers, kostenplaatsen en kostensoorten maak je de nodige analytische rekeningen aan en kun je werken met door jouzelf opgestelde analytische boekingsvoorstellen.
Features
- 3 dimensies: plaats, drager, soort
- hiërarchisch opgebouwd
- boekingsvoorstellen voor een eenvoudiger toewijzing
- kan in facturatie of boekhouding ingegeven worden
- koppeling aan artikel of algemene rekening voor automatische verwerking
- uitgebreide rapporteringsmogelijkheden (diverse dimensies)
De optie Import is er om gegevens uit andere programma’s automatisch in Exact Venice Facturatie Enterprise of Exact Venice Boekhouding te importeren.
Features
- import mogelijk in zo goed als alle werkbladen (klanten, facturen, artikels, leveringsbonnen, diverse boekingen,…)
- ondersteuning voor tekst en CSV bestanden
- meestal is geen aanpassing van uw bronbestand nodig, via een ‘mapping’ bestand definieer je de structuur van het te importeren bestand.
- ondersteuning voor aanmaken én wijzigen van bestaande gegevens
- ondersteuning van voor- en nacommando’s tijdens import
- verkoopfacturen in UBL-formaat importeren in Exact Venice Boekhouding
De optie Webconnect bied je een webservice die je vanaf elk toestel toegang verleent tot jouw Exact Venice-data op ons cloudplatform. Hierdoor kun je niet enkel jouw gegevens consulteren, maar ook bestellingen en/of verkoopfacturen aanmaken vanuit andere toepassingen. Je hebt een real time connectie met jouw Exact Venice-applicatie in de cloud. Koppelen met een website, een app of een lokale toepassing wordt dus kinderspel.
Features
- webservice op basis van open standaarden (XML, JSon, oData)
- maakt realtime 2-wegs connecties mogelijk
Leveringsbonnen, facturen én rappels volautomatisch naar de klant mailen in diverse formaten. De optie e-documenten integreert naadloos in Exact Venice Facturatie Enterprise en Exact Venice Boekhouding.
Enkele features
- ondersteuning van e-fff, Pdf en custom XML formaten
- facturatie aan de overheid via het Peppol platform
- verstuur rappels met de bijhorende facturen aan jouw laatbetalers
- graduele implementatie mogelijk (per klant instelbaar)
- verzending kan via MAPI of SMTP
Exact Venice Boekhouding
De optie Beheer van vaste activa stelt je in staat om op een eenvoudige en efficiënte manier het boekhoudkundige aspect van jouw vaste activa te beheren en integreert zich naadloos in Exact Venice boekhouding.
Deze optie voorziet in periodieke afschrijvingsboekingen. Eenmaal als je de fiches voor vaste activa heeft ingebracht, worden de afschrijvingsboekingen op een automatische manier voor je aangemaakt.
Je kan alle boekingen aangaande investeringen opnemen in een werkblad. Op basis van die recuperatie, beslis je dan om nieuwe investeringsfiches aan te maken, bestaande te wijzigen of om realisaties (verkopen) te aanvaarden. Bij creditering komen eventuele noodzakelijke correctieboekingen automatisch tot stand.
De vast-actief-fiches bevatten informatie voor het opstellen van het boekingsvoorstel voor de uiteindelijke afschrijvingen.
Ze bevatten onder andere:
- Hiërarchisch opgebouwde fichecode van 30 posities met omschrijving
- Uniek serienummer waarop kan gezocht worden
- Aantal met 2 decimalen (meerdere identieke toestellen beheerd met één fiche)
- Aard van de investering (onderzoek, energiebesparend, andere)
- Aankoopgegevens
- Methode (lineair, versneld, degressief, variabel)
- Annuïteit (volledig of pro rata)
- Eigenschappen van het vast actief (materieel, capaciteit, oppervlakte…)
- Duur en boekingsfrequentie (1-, 2-, 3-, 4-, 6- of 12-maandelijks)
- Te hanteren boekhoudkundige rekeningen
- Historiek, restwaarde, min- en meerwaardes
- Crediteringgegevens (aankoopcreditnota, creditbedrag, gecrediteerd aantal items…)
- Realisatiegegevens (verkoopwaarde, klant, verkoopfactuur…)
- Infoblok met 4 vrije numerieke en 4 vrije tekstvelden
- Het standaard invullen van gegevens, vergemakkelijkt de ingave van de vast-actief-fiches. De kans op fouten door verkeerde ingave wordt daardoor tot een absoluut minimum herleid.
- Historische gegevens kunnen manueel ingebracht worden. Dit is nuttig bij de creatie van fiches die al gedeeltelijk werden afgeschreven in vorige boekjaren.
De betalingen aan jouw leveranciers automatiseer je via de optie Betalingen. Op basis van de ingeboekte aankoopdocumenten maakt Exact Venice een lijst op van betalingen die je kan uitvoeren. Maak in 3 eenvoudige stappen een betaalbestand op dat je aan Isabel of aan jouw bank doorgeeft. Je behoudt steeds de controle over het volledige proces:
- Compatibel met alle professionele online banking software
- Optionele integratie met Isabel
- Geen dubbele input meer nodig, dus grote tijdsbesparing
- Fouten of dubbele betalingen zijn zo goed als verleden tijd
- Periodieke betalingen
- Ingebouwde fraudecontroles
- Realtime controle over de stand van jouw rekening tijdens het toewijzen van de betalingen
Met de optie Consolidatie kan je zowel een consolidatie van balansen doorvoeren als een consolidatie van btw-aangiftes (btw-eenheid).
De consolidatie van balansen vereist dat in het consolidatiedossier en de te consolideren dossiers volgende zaken gelijklopen:
- de begin- en einddatum van het boekjaar
- de munt waarin de boekhouding gevoerd wordt
- de Exact Venice-versie
De consolidatie van btw-aangiftes vereist dat volgende zaken gelijklopen:
- euro als muntcode
- geldig Belgisch ondernemingsnummer
- begin- en einddatum van de boekjaren (in het geval van margeregeling)
- ingesteld op maandelijkse aangifte
Extra functionaliteiten:
- aparte consolidatie van intra-company omzet
- optionele consolidatie van de analytische boekingen
- btw-eenheid
- geen beperking op aantal te consolideren dossiers
De optie Fiduciair werd ontwikkeld in samenwerking met professionals uit de accountancy-wereld.
Deze optie bundelt een aantal functionaliteiten die een specifieke meerwaarde bieden aan elke boekhouder en accountant die met Exact Venice Boekhouding zijn klantendossiers beheert, zoals:
- Ereloonfiches 281.50 en 325.50 en Belcotax on web-link
- Auteursrechtenfiches 281.45 en 325.45 en Belcotax on web-link
- Lijst met verworpen uitgaven
- Gegroepeerde Intervat-aangifte (btw-aangifte, ic-opgave en klantenlisting)
- Gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen klant en boekhouder
- Activatie van niet-geïnstalleerde opties om klantendossiers efficiënt te kunnen verwerken
- Voor erkende IAB-accountants en BIBF-boekhouders is de optie Fiduciair gratis verkrijgbaar voor 25% van de Venice Boekhouding gebruikers (met een minimum van 1 gebruiker) en mits voorlegging van het officiële erkenningsattest van het beroepsinstituut.
Het opstellen van de jaarrekening, verkort of volledig schema, is met deze optie in een handomdraai gebeurd.
Alle bladzijden zijn voorzien: de balans, de resultatenrekening, de toelichtingen en de sociale balans.
Door de naadloze integratie met jouw boekhouding kun je op om het even welk moment een tussentijdse jaarrekening aanmaken. De ingebouwde ratio’s zijn de perfecte aanzet voor een verregaande financiële analyse.
Features
- import van saldo’s vanuit Exact Venice boekhouding of tekstbestand
- import sociale balans vanuit tekstbestand
- hiërarchische voorstelling zorgt voor vlotte navigate
- mogelijkheid tot toevoegen van commentaar
- alle NBB controles (verplichte, bijkomende, sociale balans) worden uitgevoerd ter verificatie
- ingebouwde module om ratios’s te berekenen
- uitgebreide rapportering (saldolijst, foutenlijst, afdruk ratio’s, lijst van uitgevoerde controles)
- aanmaak van XBRL-bestand voor indiening bij NBB
SEPA Direct Debit, de Europese domiciliëring.
Features
- Migratie van DOM80-formaat
- Ondersteuning van B2C, B2B en éénmalige mandaten
- Aanmaak van XML-uitwisselbestand
- Optionele integratie met Isabel6
Fiscale vertegenwoordiging is een optie binnen de boekhouding die jouw activiteit als fiscaal vertegenwoordiger automatiseert en je toelaat om de Belgische administratieve verplichtingen na te komen (btw-aangifte).
Bij de betalingsopvolging hebt u volgende keuzemogelijkheden:
- Geen betalingsopvolging: Jouw klant zorgt zelf voor de volledige betalingsopvolging.
- Betalingsopvolging enkel voor de btw: Jouw klant maakt facturen op zonder btw en geeft je de opdracht om facturen te maken om de btw te innen.
Je zorgt voor de betalingsopvolging van deze facturen. - Volledige betalingsopvolging: Jouw klant geeft je de opdracht om facturen te maken voor het volledige bedrag. Je zorgt voor de betalingsopvolging.
Exact Venice Facturatie
Een volledig georganiseerde en geautomatiseerde aankoopadministratie dankzij de optie Aankoopbeheer.
Aankoopofferte ► Aankoopbestelbon ► Aankoopleveringsbon ► Aankoopfactuur
De documenten kunnen gemakkelijk overgenomen en afgepunt worden. Je houdt heel eenvoudig de naleveringen in de gaten.
Enkele features:
- Automatisch bestellingen plaatsen in functie van actuele voorraad en verkoopbestellingen
- Artikelprijzen per leverancier bijhouden
- Facturatievoorstellen voor snelle aanmaak van aankoopoffertes en bestellingen
- Commerciële aankoopafspraken (op basis van staffelprijzen, artikelgroepen, …)
- Just in Time bestellingen
- Integratie met de verkoopadministratie
- Automatisch doorboeken naar Exact Venice boekhouding
Verkoopbestelbonnen en leveringsbonnen maak je makkelijk aan via de optie Verkoopbeheer, evenals retouraanvragen en consignatiebestellingen. De opmaak gebeurt heel snel want elk document kan op een vervolgdocument worden overgenomen.
Verkoopofferte ► Verkoopbestelbon ► Verkoopleveringsbon ► Verkoopfactuur
Enkele features:
- Hoeveelheid kan gemakkelijk worden aangepast
- Al dan niet toestaan van deelleveringen
- Grote hoeveelheid afdrukken: bestel- en leveringsbons, lijsten van documenten, etiketten op basis van detaillijnen, etiket per colli, …
- Facturatievoorstellen voor snelle aanmaak van verkoopoffertes en bestellingen
- Automatisch uitleveren van klaarstaande bestellingen
- Automatisch factureren van afgewerkte leverbonnen
- Automatisch doorboeken naar Exact Venice boekhouding
Een glashelder beeld van de voorraad; dat creëer je met de optie voorraadbeheer: hoeveel voorraad is er op elk moment, en waar bevinden de goederen zich precies? Je beheerst alle in- en uitgaande goederenstromen door de nauwe integratie met de aankoop- en verkoopmodules. Via overzichtelijke pickinglijsten kan de magazijnier de bestellingen vlotjes klaarzetten en uitleveren. Je kan ook jouw voorraad waarderen volgens 4 methodes.
Enkele features:
- Definieer per artikel een of meerdere goederenlocaties
- Instelbare pickingprioriteit per goederenlocatie
- Circuitcodes zorgen voor optimale picking
- Voorkeurslocatie voor inkomende voorraad
- Pickinglijsten op basis van klaarstaande bestellingen
- Rapportering per magazijn en locatie
- Nauwe integratie met de opties Aan- en Verkoopbeheer
- Voorraadwaarderingsmethodes: LIFO, FIFO, voortschrijdend gemiddelde en actuele marktwaarde
Dankzij de optie Samengestelde artikels kun je de onderdelen van een artikel opgeven en met deze onderdelenlijst productiebons genereren.
Enkele features:
- Ondersteuning voor meerdere niveaus in de onderdelenlijst
- Ondersteuning voor samengesteld artikel, samen te stellen artikel of set
- Bijhouden van productietermijn
- Automatische aanmaak van werkbestand met de te produceren artikels
- Productiebon kan in verschillende stappen afgewerkt worden
De optie Serie- en lotnummers laat je toe om per artikel een of meerdere serienummers te koppelen. Zo kan je steeds perfect weten aan wie een bepaald toestel verkocht werd, handig bv. voor garantiedoeleinden. De optie ondersteunt ook batch- (of lotnummers) waarmee je de nodige tracering doet bv. voor de voedingsindustrie. De module is sterk verweven met de opties Verkoopbeheer, Aankoopbeheer en Voorraadbeheer.
Deze gegevens worden bijgehouden per fiche:
- aankoopprijs
- land van oorsprong
- status
- productiedatum
- houdbaarheidsdatum
- opmerking
- 8 vrije velden
Op een vlotte manier omgaan met enkele speciale regelingen voor btw, supplementen, accijnzen en leeggoed wordt kinderspel met de optie Speciale regelingen.
Speciale btw-tarieven
Naast de toepassing van de normale btw-tarieven worden in bepaalde bedrijfstakken goederen of diensten slechts voor een gedeelte aan btw onderworpen. Met deze optie kun je correcte facturen opmaken in deze sectoren.
Supplementen
Supplementen zijn extra aan te rekenen factuurelementen die berekend worden op basis van hoeveelheid of gewicht. Je definieert zoveel supplementen als je wilt. Als je in de artikelfiche aangeeft welke supplementen worden toegepast gebeurt de verrekening automatisch. Standaard stelt Exact Venice de supplementen voor BEBAT, Recupel en FOST+ ter beschikking met de overeenkomstige aangiftes.
Leeggoed
Deze mogelijkheid kun je gebruiken voor de waarborg die je extra aanrekent voor verpakking bij verkoop van o.a. dranken. Deze waarborg betaal je terug, wanneer de klant de verpakking inlevert. Per artikel hou je gemakkelijk het leeggoedbedrag bij.
Accijnzen
Accijnzen zijn bijkomende belasting die de overheid heft op bepaalde goederen (brandstof, alcohol, tabak, e.d.). Met deze optie hou je per artikel het accijnsbedrag bij.