Budgettering
Elk jaar maak je plannen voor de activiteiten of projecten voor het komende jaar. Daar hangt natuurlijk een kostenplaatje aan vast. Hoe ga je dat betalen? Daarvoor is budgettering in het leven geroepen. Je kijkt hoe je jouw geplande uitgaven op korte en lange termijn gaat bekostigen met het geld dat je hebt. Het is als het ware een financiële onderbouwing van je ondernemingsplannen. Zo weet je niet alleen precies of je voldoende geld hebt voor de activiteiten die je wilt doen, maar stel je gedurende het jaar ook makkelijker (financiële) prioriteiten.
Budgettering: de betekenis en uitleg
De termen ‘begroten’, ‘budgetteren’ en ‘(financiële) planning’ gebruiken we vaak door elkaar. Toch zijn er kleine verschillen. Begroten is een totaaloverzicht van de verwachte financiële gevolgen van bepaalde activiteiten. Beschouw het als een grote financiële checklist: wat gaat het kosten en wat komt er binnen? Bij budgetteren worden de cijfers al wat concreter. In dit geval stel je concrete doelen stellen voor het jaar en probeer je je eraan te houden. Een soort financiële discipline voor alle betrokkenen dus. Uiteindelijk verwerk je al deze acties en bijbehorende kosten in een financiële planning.
Wat is budgetbeheer?
Bij budgetbeheer of budgetbewaking kijk je voortdurend naar de financiële prestaties van jouw organisatie in relatie tot het geplande budget. Bedrijven stellen budgetten vaak vast per maand, kwartaal of jaar. Daarna is het belangrijk om dit budget te blijven monitoren. Het helpt om afwijkingen, risico's of kansen te zien die de prestaties of gezondheid van je project of organisatie kunnen beïnvloeden. Het helpt ook om te rapporteren over de financiële status en voortgang van je project of organisatie aan belanghebbenden of accountants.
Budgetbeheer: hoe pak je het aan?
Budgetbeheer kan ingewikkeld zijn. Daarom besteden sommige bedrijven budgetbeheer uit aan een externe instelling of organisatie. Een budget- of inkomensbeheerder neemt de administratie dan volledig over. Dit gebeurt met name wanneer bedrijven extra ondersteuning nodig hebben bij financiële zaken, bijvoorbeeld bij schulden of wanneer ze simpelweg handen tekortkomen. Een budgetbeheerder kan met een budgetanalyse helpen bij het in kaart brengen van inkomsten en uitgaven en het opstellen van een budgetplan. Heb je voldoende specialisten in huis? Dan kan je dit natuurlijk ook in eigen beheer houden.
Hoe maak je een financiële planning?
Een financiële planning is de financiële agenda van je organisatie. Het is een overzicht van de kosten en opbrengsten die je verwacht per maand of jaar te maken.
Het maken van een financiële planning begint met het formuleren van doelstellingen en het bepalen van de strategie voor je onderneming. Je kijkt niet alleen naar de korte termijn, maar stelt ook een meerjarenplan op. Het overkoepelende bedrijfsplan vormt de basis voor de plannen voor de rest van de organisatie, zoals marketing, een sales en HR. Als de activiteiten in het bedrijfsplan helder zijn vertaal je deze naar financiële cijfers. Dat vormt je financiële planning.
Een financiële planning of begroting bestaat uit verschillende deelbegrotingen:
Een investeringsbegroting is een overzicht van de investeringen die nodig zijn om je onderneming te starten of om je gevestigde bedrijf draaiende te houden.
Je investeringen zal je moeten bekostigen, maar met welk geld? Dat breng je in kaart met een financieringsbegroting. Je kijkt hierbij letterlijk hoe je de geplande investeringen voor de komende jaren gaat financieren. Een financieringsbegroting bestaat uit eigen vermogen en vreemd vermogen. Eigen vermogen is het geld dat je zelf inlegt en vreemd vermogen is het geld dat je kunt lenen van banken of leveranciers. De financieringsbegroting en de investeringsbegroting vormen samen de balans van je onderneming.
Je hebt nu de inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet, maar hoe rendabel is je bedrijf eigenlijk? Dat bereken je met een exploitatiebegroting, ook wel een winst- en verliesrekening of resultatenbegroting. Bij deze begroting schat je in hoeveel omzet en kosten je de komende jaren verwacht te maken. Je weet hierdoor precies hoeveel omzet je nodig hebt om je winstdoelstellingen te behalen.
Wat er ook gebeurt, als bedrijf dien je vaste lasten en rekeningen te betalen. Denk aan het salaris van je personeel, de huur van je bedrijfspand of simpelweg een factuur. Met een liquititeitsbegroting begroot je of je genoeg geld op je rekening hebt om deze lasten te betalen. Het is een overzicht van je verwachte inkomsten en uitgaven per maand, kwartaal of jaar. Zo weet je zeker of je voldoende geld hebt om alles te betalen.
Budgetteren en forecasten
Budgetteren doe je vaak bij het begin van het jaar. Dit is een momentopname, maar de wereld verandert continu. Forecasting geeft een actueel beeld van hoe het bedrijf ervoor staat. Je kijkt dan op periodieke basis wat de financiële prestaties zijn van je bedrijf ten opzichte van het budget. In tegenstelling tot budgettering hou je bij forecasting rekening met (markt)veranderingen, trends en onverwachte gebeurtenissen. Je kijkt naar werkelijke resultaten, en je kunt voorspellen waar je bedrijf naartoe gaat. Zo ben je beter in staat om je beleid te sturen en succesvolle strategische beslissingen te nemen voor de toekomst.
Een voorbeeld van budgetteren met digitale tools
Het is duidelijk dat budgettering voor meer evenwicht zorgt in je inkomsten en uitgaven. Of je nu een startend bedrijf of een gevestigde onderneming bent: budgetteren helpt je om financiële stabiliteit te waarborgen, de juiste keuzes te maken voor je onderneming en de groei van je bedrijf te stimuleren.
Nu je weet wat budgetteren is, hoe je het aanpakt en waarom het belangrijk is, wil je vast weten wat een voorbeeld is van budgetteren. Een voorbeeld van budgetteren is een maand- en jaarbegroting. Bij kleinere ondernemingen gebeurt dit Excel, maar steeds meer grotere ondernemingen gebruiken hiervoor digitale software. Digitale financiële software maakt automatisch een digitaal overzicht van je inkomsten en uitgaven. Je kijkt eenvoudig terug naar de uitgaven van voorgaande jaren, en je kunt makkelijker budgetteren voor het nieuwe jaar. Ook zie je gedurende het jaar hoeveel van het budget al is opgemaakt, waarbij je het budget makkelijk aanpast.
Lees meer over budgetteren met finance software
Lees meer over budgetteren met finance software