Van Renterghem Trucks over Exact voor Boekhouden

Van Renterghem Trucks is één van de erkende concessiehouders voor Volvo Trucks in België en Luxemburg. De dynamische, familiale KMO is gevestigd in Pittem in de driehoek Gent-Brugge-Kortrijk en stelt 27 personeelsleden te w erk. Het bedrijf werd opgericht door de broers Ronald en Bernard Van Renterghem in 1968. Vandaag staan Filip & Dirk Vanrenterghem aan het roer. Als Volvo concessiehouder verkoopt Van Renterghem Trucks een hondertal nieuwe Volvo vrachtwagens op jaarbasis. Het bedrijf verzorgt ook de carrosserie en het onderhoud van vrachtwagens en opleggers van verschillende merken. Als nevenactiviteit verhuurt Van Renterghem Trucks ook vrachtwagens als vervangwagen tijdens een herstelling of in afwachting van de levering van een nieuwe vrachtwagen.

Vlotte implementatie

Alle Volvo Trucks dealers gebruiken hetzelfde boekhoudpakket dat hen door Volvo Trucks Belgium ter beschikking wordt gesteld. Omdat Marc Maes, Business Systems Manager bij Volvo Trucks Belgium vanuit het dealerkanaal steeds meer klachten kreeg over tekorten en het gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van het bestaande boekhoudpakket, besloot hij op zoek te gaan naar een beter alternatief. Op basis van de behoeften vanuit het dealernetwerk en een goede prijs-kwaliteit verhouding, kwam hij bij Exact terecht. Eens alle dealers na een gedetailleerde presentatie overtuigd waren, ging Van Renterghem Trucks de uitdaging aan om pilootdealer te zijn. Kurt Vande Capelle, boekhouder bij Van Renterghem Trucks: “Ik ben heel geboeid door alles wat met ICT te maken heeft en ging vanuit mijn persoonlijke interesse deze uitdaging graag aan. Begin 2010 zijn we aan de omschakeling begonnen en na een intensieve inloop periode met een quasi perfecte implementatie van de gegevens van ons oude pakket naar Exact, waren we na een drietal maanden volledig operationeel.”

Boekhouding in ruime zin

Van Renterghem Trucks gebruikt, zoals alle Volvo Trucks dealers, Exact voor het voeren van de boekhouding in ruime zin. Via Volvo Trucks hebben ze beschikking over de modules facturatie, banking, kostenanalyse, budget en activa. “De werkplaats- en magazijnfacturen uit het GDS systeem (Global Dealer System) worden dagelijks geïmporteerd in Exact zodat ze kunnen verwerkt worden en opgenomen in de boekhouding”, zegt Kurt. “Verder maken we met Exact ook verkoopfacturen op die niet via ons werkplaatssysteem doorgestuurd worden. Ook rekeningafschriften en fiscale aangiftes worden in Exact verwerkt en zowel betalingen aan leveranciers als openstaande facturen kunnen we op de voet volgen, net als het volledige crediteurenbeheer. Ook het voeren van een analytische boekhouding door middel van kostenplaatsen en kostendragers is met Exact heel eenvoudig”, vervolgt hij.

Gebruiksgemak

Dat je geen specialist hoeft te zijn om vlot met Exact te kunnen werken, vindt Kurt een heel groot voordeel : “Naar gebruiksvriendelijkheid toe is het echt top. Na één dag opleiding kan je al de basisverrichtingen en na twee weken heb je de meest courante bewerkingen onder de knie.” Klanten vragen Kurt regelmatig om een overzicht van openstaande facturen. “Met Exact kan je gegevens gemakkelijk exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Heel simpel en vooral tijdsbesparend in vergelijking met ons oude boekhoudprogramma.” De grafische interface nodigt uit om met alle aspecten van het programma kennis te maken. “Exact is een toonbeeld van duidelijkheid en overzichtelijkheid. En door het intuïtieve karakter is de informatie die je zoekt met gemiddeld twee muisklikken gevonden.” Dat je de lay-out, maar ook het gebruik van programma’s kan personaliseren vindt Kurt ook heel aangenaam. Zo geeft de cockpitpagina in één oogopslag een overzicht van omzet, klanten, bedrijfsresultaten, nieuwe releases etc. Elke gebruiker kan die pagina volgens eigen smaak en interesse aanmaken.

Boekhouden in de cloud

Omdat Exact een SAAS (Software-As-A-Service) oplossing is, zijn de installatiekosten nihil en is een zware server overbodig. “Het maakt ook dat ik van op elke computer toegang heb tot de boekhouding”, zegt Kurt, “zowel op het werk als thuis als om het even waar, zolang ik maar over een internetverbinding beschik. Dat is meteen een handig voordeel van deze cloud-oplossing. Exact garandeert ons daarbij dat het volledig veilig is en dat onze gegevens steeds ter beschikking zijn.”

Efficiënte helpdesk

Eén van onze voorwaarden die de Volvo Trucks dealers aan een nieuw boekhoudprogramma stelden, was dat de helpdesk steeds bereikbaar moest zijn. “Bij ons vorige boekhoudpakket konden we slechts twee halve dagen per week een beroep doen op de helpdesk. Mits een toeslag waren ze daarbuiten ook te bereiken. Bij Exact is de helpdesk gedurende de volledige werkweek de klok rond bereikbaar en in de prijs inbegrepen. Een hele verbetering voor ons.” Aanvankelijk had Kurt vooral telefonisch contact met bekwame helpdesk medewerkers. Vandaag maakt hij meer gebruik van het helpdeskprogramma. Via een geïntegreerd systeem van vraag en antwoord wordt zijn probleem snel en efficiënt verholpen.

Kurt weet het ook te appreciëren dat Exact wil luisteren naar zijn klanten. Tweemaal per jaar is er een nieuwe release van Exact en daarbij houdt Exact rekening met feedback van de eindgebruikers. “We mogen verbeteringen, suggesties doorgeven en Exact bekijkt dan of en hoe ze de voorstellen kunnen implementeren.”