Product nieuws

Tussentijdse abonnementswijziging: wel of geen factuur?

Tussentijdse abonnementswijziging: wel of geen factuur?

Veel abonnementen worden over een langere periode vooruit gefactureerd. Denk bijvoorbeeld aan een jaar of kwartaal, of soms zelfs nog langer. Gedurende de looptijd van zo’n vooruitbetaald abonnement kan er veel veranderen. Klanten kunnen bijvoorbeeld tussentijds vragen om hun abonnement uit te breiden (upgraden) of af te bouwen (downgraden). Als u klanten de mogelijkheid biedt om dergelijke aanpassingen te maken, voorkomt u dat ze hun abonnement opzeggen. Flexibiliteit bieden helpt u dus om klanten te behouden en ze langer aan u te binden. Tussentijdse aanpassingen geven ook mogelijkheden tot upselling om aanvullende diensten te verkopen. Maar hoe pakt u dergelijke abonnementswijzigingen het best aan? Verstuurt u een correctiefactuur? Rekent u de wijzigingen aan, of juist niet? Exact Online biedt verschillende mogelijkheden. In deze blog bespreken we de drie mogelijkheden.

Drie mogelijkheden

In Exact Online kunt u een bestaand abonnement aanpassen: u kunt het uitbreiden, een deel opzeggen of bestaande abonnementsregels in aantal of prijs wijzigen. U kunt zelf kiezen wanneer een wijziging ingaat. In Exact Online kan een wijziging ingaan vanaf de eerstvolgende factuurperiode of vanaf een datum die in de laatst gefactureerde periode valt. Bij dat laatste heeft u de mogelijkheid om (automatisch of manueel) een correctiefactuur te versturen. Er zijn drie mogelijkheden om met wijzigingen in de laatst gefactureerde periode om te gaan. Die kunt u per abonnementsvoorwaarde instellen:

  • Scenario 1: De wijzigingen worden gedeeltelijk gefactureerd 

De aanpassingen in het abonnement worden gedeeltelijk (pro rata) gefactureerd op basis van het aantal resterende dagen tot de eerstvolgende factuurperiode en het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode. Bij een afbouw van het abonnement (downgrade) is dat een creditfactuur.

  • Scenario 2: Nulfactuur bij wijzigingen

De aanpassingen in het abonnement resulteren in een correctiefactuur met een nulbedrag. U kunt dat bedrag naar wens aanpassen. Dat is vooral handig als de berekening van een wijziging niet gebaseerd is op het aantal dagen, maar bijvoorbeeld op nog te ontvangen producten (bv. magazines, maaltijdboxen).

  • Scenario 3: Geen correctiefactuur bij wijzigingen

Aanpassingen in de laatst gefactureerde periode van het abonnement worden niet gefactureerd. Er wordt geen correctiefactuur aangemaakt.

Hieronder lichten we de drie scenario’s toe. We gebruiken het voorbeeld van een langlopend jaarabonnement waarvoor een aantal tussentijdse wijzigingen gebeuren.

Voorbeeld jaarabonnement

Als voorbeeld gebruiken we een jaarabonnement met ingangsdatum 1 mei 2022. Het abonnement wordt op de begindatum vooruit gefactureerd voor de periode 1 mei 2022 tot en met 30 april 2023. Er zijn drie wijzigingen in de laatst gefactureerde periode: twee upgrades op 1 augustus en 10 november 2022 en een downgrade op 20 januari 2023. U ziet de wijzigingen in de tijdlijn hieronder.

Figuur 1: voorbeeld van een jaarabonnement met 3 wijzigingen in de laatst gefactureerde periode.
Figuur 1: voorbeeld van een jaarabonnement met 3 wijzigingen in de laatst gefactureerde periode

Scenario 1: De wijzigingen worden gedeeltelijk gefactureerd

Dit is de standaardinstelling wanneer u met abonnementen werkt in Exact Online. Bij een wijziging van een abonnementsregel in de laatst gefactureerde abonnementsperiode wordt dan altijd een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Hierbij wordt het factuurbedrag van de aanpassing pro rata op basis van het aantal nog resterende dagen en het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode berekend. Dat bedrag is positief bij een upgrade of bijbestelling en negatief bij een downgrade. Bij een negatief bedrag (credit) krijgt de klant geld terug.

Belangrijk: Als u gebruik maakt van dit scenario moet u altijd de correctiefactuur genereren en verwerken. Doet u dat niet, dan blokkeert u de volgende facturen voor het aangepaste abonnement.
Business software
Figuur 2: Voorbeeld van een factuurregel van een gewijzigd abonnement.

Maar hoe wordt het correctiebedrag berekend? Het is belangrijk om te weten dat in Exact Online de prijs per factuurperiode niet wordt aangepast. Stel, een abonnement kost 20 euro per jaar. Als dat tussentijds wordt gewijzigd, dan blijft de prijs 20 euro per jaar. Niet de prijs, maar het aantal wordt gebruikt om het factuurbedrag van de abonnementswijziging te bepalen. Dat pro rata aantal wordt met de onderstaande formule berekend.

Figuur 3: Formule om te bepalen welk gedeelte van de abonnementsperiode je in rekening brengt
Figuur 3: Formule om te bepalen welk gedeelte van de abonnementsperiode je in rekening brengt

Laten we op basis van bovenstaand voorbeeld bekijken hoe het factuurbedrag van upgrade van 1 augustus 2022 wordt berekend. In Exact Online is het abonnement aangepast en is er per 1 augustus 2022 een extra abonnementsregel aangemaakt voor 1 extra gebruiker met een prijs van 20 EUR per gebruiker per jaar.

Deze aanpassing wordt gedeeltelijk gefactureerd. Uitgangspunten zijn het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, periode 01-05-22 t/m 30-04-23) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 273 dagen, periode 01-08-2022 t/m 30-04-2023). In dit geval is het aantal in de abonnementsregel 1 (1 extra gebruiker). Wanneer we deze in bovenstaande formule invoeren dan wordt het aantal 0,75.
Figuur 4: Uitwerking voorbeeld
Figuur 4: Uitwerking voorbeeld

De correctiefactuur ziet er dan als volgt uit. Het aantal van 0,75 wordt gefactureerd aan de prijs van 20 euro per jaar voor die gebruiker. De upgrade wordt gedeeltelijk gefactureerd voor 15 euro.

Figuur 5: correctiefactuur bijbestelling abonnement voor gedeeltelijke periode
Figuur 5: correctiefactuur bijbestelling abonnement voor gedeeltelijke periode

Zoals eerder vermeld, waren er meerdere wijzigingen. Laten we kijken naar de volgende tussentijdse wijziging. Dit is een bijbestelling van 100 extra gebruikers op 10 november 2022. Ook nu wordt de aanpassing weer gedeeltelijk gefactureerd.

We kunnen het abonnement op twee manieren aanpassen. We kunnen een extra abonnementsregel aanmaken voor 100 gebruikers of we kunnen de bestaande abonnementsregel aanpassen: van 1 naar 101 gebruikers (zie afbeelding hieronder).

Figuur 6: Via het tabblad Regels kun je bestaande abonnementsregels aanpassen of nieuwe regels toevoegen.
Figuur 6: Via het tabblad Regels kun je bestaande abonnementsregels aanpassen of nieuwe regels toevoegen.

In dit voorbeeld kiezen we voor het laatste: we passen het aantal aan van 1 naar 101 met ingang op 10 november 2022. In dit geval wordt automatisch de bestaande abonnementsregel van 1 gebruiker gecrediteerd voor de resterende periode en worden 101 gebruikers gedeeltelijk in rekening gebracht. Ook hier zijn de uitgangspunten het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, de periode van 1 mei 2022 tot en met 30 april 2023) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 172 dagen, de periode van 10 november 2022 tot en met 30 april 2023) (zie afbeelding). In tegenstelling tot het eerste voorbeeld worden er nu twee correctiefactuurregels aangemaakt: met aantal 1 voor de credit van 1 gebruiker (-1 * 0,47 = - 0,47) en aantal 101 voor het gewijzigde aantal gebruikers (101 * 0,47 = 47,47).

Figuur 7: correctiefactuur op basis van een gewijzigde abonnementsregel
Figuur 7: correctiefactuur op basis van een gewijzigde abonnementsregel

Als er tot slot op 23 januari 2023 een downgrade gebeurt van 101 gebruikers naar 91 gebruikers, wordt ook weer een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Ook hier zijn de uitgangspunten het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, de periode van 1 mei 2022 tot en met 30 april 2023) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 101 dagen, de periode van 10 november 2022 tot en met 30 april 2023) (zie afbeelding). Ook nu is het een wijziging van een bestaande regel en worden er twee correctiefactuurregels aangemaakt: voor de credit van 101 gebruikers (-101 * 0,28 = - 28,28) en aantal 91 voor het gewijzigde aantal gebruikers (91* 0,28 = 25,48). In dit geval is het een creditfactuur van -56,00 euro (excl. btw).

Op 1 mei 2023 wordt het abonnement automatisch verlengd. De klant krijgt een factuur voor 1.200 euro plus 91 aanvullende gebruikers met een prijs van 20 euro per maand.

Tip! U wilt uw klant een duidelijke factuur sturen. Als u in bovenstaand voorbeeld een factuur stuurt, wilt u niet het aantal 47,47 op de factuur vermelden. Gebruik dan het veld ‘Abonnement: aantal’ – dat neemt het aantal uit de abonnementsregel over. In bovenstaand voorbeeld wordt dan niet het aantal 47,47 weergegeven, maar het aantal 101. (Zie fig. 8 hieronder)
Figuur 8: Gebruik het veld ‘Abonnement aantal’ in de factuurlayout om het aantal uit het abonnement te tonen.
Figuur 8: Gebruik het veld ‘Abonnement aantal’ in de factuurlayout om het aantal uit het abonnement te tonen.

Scenario 2: Nulfactuur bij aanpassingen

In het tweede scenario wordt er bij een wijziging in de laatste gefactureerde periode een correctiefactuur aangemaakt. In dit scenario wordt echter een nulfactuur aangemaakt. U kunt dit bedrag indien gewenst aanpassen. Dat is erg handig als de berekening van een wijziging niet gebaseerd is op het aantal dagen. Bijvoorbeeld: een uitgever heeft een jaarabonnement met 9 uitgaves per jaar. De uitgever kan bij een opzegging eerst bepalen hoeveel uitgaven de klant nog moet ontvangen en op basis van dat aantal een correctiefactuur versturen.

Scenario 3: Geen correctiefactuur bij wijzigingen

In het derde scenario worden er bij wijzigingen in de laatst gefactureerde periode geen correctiefacturen aangemaakt. Dat is handig als u de correcties niet of op een heel andere manier (manueel) wilt factureren.

Samengevat

Met Exact Online heeft u de flexibiliteit om al gefactureerde abonnementen aan te passen. U kunt ervoor kiezen wanneer een aanpassing ingaat: pas in de volgende factuurperiode of al in de laatste gefactureerde periode. Met de hierboven besproken scenario’s kunt u per abonnementsvoorwaarde bepalen hoe u aanpassingen verwerkt. In de onderstaande figuur zijn de verschillende scenario’s op basis van het voorbeeldabonnement naast elkaar gezet:

Figuur 9: Samengevat

Abonnementenbeheer in Exact Online

Met de module abonnementenbeheer kunt u uw klanten periodiek factureren. U heeft veel flexibiliteit om de frequentie van de facturatie, de duur van de abonnementsperiode en de voorwaarden voor opzeggen en verlengen vast te leggen. Dat is erg handig voor het periodiek factureren van lidmaatschappen, bijdragen en vaste terugkerende bedragen (zoals huur of huurkoop). Heeft u een incassocontract met uw bank? Dan stuurt u gewoon uw incassofacturen naar de bank. Op basis van de verschillende abonnementsvoorwaarden krijgt u snel inzicht in uw verwachte omzet per maand.De uitgebreide MRR-rapporten over uw maandelijks terugkerende inkomsten geven u de mogelijkheid om de groei en waarde van uw abonnementen te sturen. Het is ook mogelijk om abonnementen volledig automatisch te factureren. Meer informatie over deze module vindt u hier.

BE Select your country