Btw-stress? Laat het werk over aan je boekhoudpakket

Geen enkele ondernemer houdt zich graag bezig met de btw-aangifte. Het is verplicht en kost tijd, maar wat levert het op buiten het voorkomen van een boete of het mislopen van aftrekbare btw? Tijdig en goed je btw-aangifte doen wordt gemakkelijker wanneer je je boekhouding goed bijhoudt en in- en uitgaande facturen tijdig inboekt. Zijn er andere manieren om die verplichte boekhoudingstaak met minder moeite af te handelen? Of is het vooral een kwestie van discipline?

Een overvloed aan te verwerken documenten

Het manueel inboeken van aan- en verkoopfacturen, het ingeven van bonnetjes en het bijhouden van overzichten, uitgaven en inkomsten. Wacht je ermee tot het laatste moment, dan ontstaat een overvloed aan documenten die je in de late uurtjes alsnog moet verwerken. Diverse brondocumenten die via e-mail, e-facturatie of per post binnenkomen en die stuk voor stuk de juiste btw-code moeten krijgen. Onder tijdsdruk maak je bij dit relatief simpel werk gemakkelijk een fout, die je achteraf maar moeilijk kan corrigeren. Het uitstellen van je administratief werk heeft nog een ander nadeel: je weet pas aan het eind van een boekingsperiode hoe je er financieel voor staat. Wie weet hoeveel keuzes je tegen die tijd maakte zonder te beschikken over gegevens om die besluiten goed te kunnen onderbouwen?

No hands accounting

Natuurlijk kan je je boekhouding vooraf goed configureren en regelmatig tijd vrijmaken om je boekhouding bij te werken. Dan werk je echter nog steeds manueel en moet je bovendien alles zelf doen. Wellicht denk je dan: “Ik heb sowieso geen mensen aan wie ik dit werk kan delegeren”. Maar wat als je boekhoudsoftware een groot deel van de werkzaamheden van je zou kunnen overnemen? Slimme boekhoudsoftware kan aangeleverde documenten screenen. Op basis van eerdere, vergelijkbare boekingen kan het automatisch een boekingsvoorstel voor je maken, inclusief de juiste btw-code, afhankelijk van het soort werk en van het feit of de klant of leverancier in België of in het buitenland is gevestigd. Het systeem houdt bovendien voor je bij wanneer je btw-aangifte bij de belastingsdienst binnen moet zijn om onnodige boetes te voorkomen. 'No hands accounting' noemen we dat. Waarom immers moeilijk doen als het gemakkelijk(er) kan?

Snel op de bal kunnen spelen

Slimme, zelflerende online boekhoudsoftware zorgt ervoor dat jij je btw-aangiftes sneller, eenvoudiger en met minder moeite kan doen. Veel manueel werk wordt van je overgenomen en het systeem stuurt je een melding wanneer bepaalde deadlines dichterbij komen. Zo kan je tijdig en correct aan je wettelijke administratieve verplichtingen voldoen. Doordat je boekhoudsoftware je boekhouding bijwerkt zodra er ‘papierwerk’ binnenkomt, zie je op elk moment hoe je er financieel voor staat. En dat zou weleens veel waardevoller voor je onderneming kunnen zijn dan je denkt. Het feit dat je altijd up-to-date financieel inzicht hebt, betekent dat je snel op de bal kan spelen wanneer dat nodig is. Zodra er zich een kans voordoet, weet je precies waar je staat en of je over voldoende financiële middelen beschikt. Op die manier kan je kansen grijpen die je anders aan je voorbij moet laten gaan.

Meer weten?