Efficiënter omgaan met compliance als hr-professional

Uit het KMO Barometer onderzoek van Exact blijkt dat een vijfde van de Belgische ondernemers het ondernemersklimaat als ‘somber’ beschouwt. De belangrijkste reden daarvoor is de complexiteit van de wet-en regelgeving.

De Belgische arbeidsmarkt wordt gekenmerkt door een complexe wet- en regelgeving die zowel werkgevers als werknemers beschermt. Deze juridische complexiteit heeft een impact op het hele bedrijf, dus ook op de hr-afdeling. Om het werk van een hr-professional helder en inzichtelijk te houden, zul je dus op zoek moeten naar innovatieve oplossingen om te zorgen dat je compliant blijft met de relevante wet- en regelgeving.

Met een geautomatiseerde workflow bespaar je tijd en minimaliseer je fouten. Zo kan je met Exact Officient snel en eenvoudig templates aanmaken voor contracten.

Persoonlijke informatie wordt automatisch ingevuld met alle beschikbare gegevens en bovendien kan je alles digitaal tekenen, waardoor de bescherming van gegevens volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wordt gegarandeerd.

• Standaard contracttemplates met automatische gegevensaanvulling.
• Digitaal tekenen (met optie via Itsme).
• Automatische herinnering aan te tekenen contracten via mail.
• Versturen van updates van contracten naar je medewerkersbestand.

Digitaliseer en centraliseer de opslag van werknemersgegevens, inclusief arbeidscontracten, salarisinformatie en beleid voor het gebruik van bedrijfsmiddelen. Dit maakt het eenvoudig om gegevens bij te werken en te beheren, en zorgt er voor dat elk detail correct en veilig worden opgeslagen. Ook hier voldoe je op deze manier aan de strikte gegevensbeschermingsnormen, en waarborg je de integriteit van persoonlijke gegevens die je bewaart.

“Door digitalisering verhoog je niet alleen nauwkeurigheid, maar verlaag je ook de administratieve last. Zo kan je makkelijk de opslag van werknemersgegevens centraliseren, waardoor alle relevante informatie, zoals demografische gegevens, arbeidscontracten, salarisinformatie en beleid voor het gebruik van bedrijfsmiddelen, op één plaats beschikbaar is. Dit maakt het dan weer makkelijk om gegevens bij te werken en te beheren, zegt Stefaan Janssen van Exact.”

De Belgische wetgeving over gelijke lonen voor gelijk werken bestaat al langer, denk maar aan de Collectieve Arbeidsovereenkomst 25 uit 1975 en de rapportagevereisten uit 2012. Daarenboven zullen bedrijven zich vanaf juni 2026 moeten houden aan de Europese richtlijn over loontransparantie. Eén van de belangrijkste zaken hierbij is dat werkgevers verplicht worden om transparant te zijn over de lonen in hun organisatie en gendergelijkheid te bevorderen.

Digitale tools verzamelen gegevens en bieden inzichten die essentieel zijn voor het opstellen van rapportages en het nemen van acties. Zonder ondersteunende data is het voor hr-medewerkers onmogelijk om een objectief beeld te krijgen van de huidige situatie met betrekking tot bijvoorbeeld loonverschillen.

Let op: niet alle tools zijn gelijk. Veel salaristools beperken je in het aantal categorieën dat je kunt analyseren. Als je alleen kunt kijken naar geslacht, leeftijd en dienstjaren, heb je niet voldoende informatie om een volledig advies te kunnen geven. In een tool als Exact Officient kan je oneindig veel categorieën toevoegen die voor jouw organisatie van belang zijn. Bijvoorbeeld afdelingen, functieniveaus, of de locatie. Dat soort zaken vervolledigen de looninformatie en geven je een betere blik op het complete plaatje.

Zorg er ook voor dat de hr-software voldoet aan de GDPR-eisen door gegevens veilig op te slaan en alleen toegankelijk te maken voor bevoegde personen. Dit kan je door werknemers toegang tot hun eigen gegevens via een self service -app.

Binnen Exact Officient wordt data van werknemers op een beveiligd en centraal platform beheerd. Demografische gegevens, arbeidscontracten, policies voor het gebruik van een wagen of andere assets, en tal van andere persoonsgegevens zijn ter beschikking in één overzicht per persoon. Van daaruit kan je makkelijk en vlot wijzigingen maken.

Bovendien geeft een rechtensysteem enkel bevoegde personen toegang tot de data van medewerkers én krijgen alle medewerkers via de self service-app een overzicht van alle data die het bedrijf van hen bewaart. Zo blijven medewerkers zelf eigenaar van hun gegevens en kunnen ze eenvoudig updates doorvoeren.

De beveiliging van gevoelige informatie zoals persoonlijke gegevens en loongegevens is onze hoogste prioriteit. Alle gebruikersgegevens worden bewaard binnen de grenzen van de Europese Unie via Amazon Web Services (AWS), waarbij er continu een automatische back-up van alle data wordt gemaakt en redundant bewaard.

Ben je actief op de Belgische markt, vergeet dan niet dat hr-compliance geen eenmalige taak is, maar een continu proces van aanpassing. Wetgeving en hr-trends evolueren voortdurend, dus een proactieve aanpak is cruciaal. Herzie en actualiseer je beleid regelmatig en blijf op de hoogte van wijzigingen in regelgeving en industrienormen.

Met de juiste tools en een toekomstgerichte mindset kan je niet alleen vlot inspelen op veranderingen, maar ook sterker en veerkrachtiger uitgroeien in een snel evoluerend hr-landschap. Wil je graag meer informatie? Plan dan een vrijblijvende afspraak of vraag vandaag nog een demo aan.