Ben jij klaar voor de toekomst van Accountancy?

Wie had in 2006 gedacht dat Nokia een grootschalige transformatie nodig had om zich op de toekomst voor te bereiden? Het Finse bedrijf domineerde jarenlang de markt van mobiele telefoons. Het ging in 2014 bijna failliet maar toonde veerkracht en is nu de op één na grootste speler op de wereldwijde draadloze miljardenmarkt.

Als je kantoor op dit moment heel succesvol is, waarom zou je dan willen transformeren? Het antwoord is eenvoudig: als je niet achterop wilt raken en voorbereid wilt zijn op de toekomst, zul je de digitale transformatie moeten omarmen.

Denk je bij het lezen van de introductie: ‘Ik werk al in de cloud en ik e-mail met mijn klanten’? Dan is dat een goed begin! Maar de rol van accountant verschuift, nu financiële data steeds vaker een gegeven worden. Je klanten willen realtime inzicht in hun cijfers en vertrouwen op jou om die gegevens te interpreteren. Adviseer je hen al proactief of kunnen bepaalde aspecten van je dienstverlening nog verbeterd worden? In deze blog lees je welke signalen binnen jouw organisatie kunnen wijzen op pijnpunten.

Om te weten te komen of je kantoor toekomstbestendig is, bekijken we eerst de huidige situatie. Neem je interne processen onder de loep. In feite bestaat een proces uit een reeks activiteiten, uitgevoerd door mensen of machines die informatie en communicatie vereisen. Kijk bijvoorbeeld naar het aangifteproces. Hoe werken medewerkers en afdelingen samen? Kun je spreken van een efficiënte workflow en is het duidelijk als iets ‘af’ is? Gaat dit vlot of loopt het proces vast op bepaalde onderdelen?

Laten we eens kijken naar de externe communicatie met uw klanten. Komen de vragen van je klanten binnen via verschillende kanalen zoals e-mail, WhatsApp, telefoon? Gaat het verwerken van vragen over ontbrekende zaken gemakkelijk of wacht je regelmatig op dat ene ontbrekende document waardoor je niet verder kunt?

Werkt jouw kantoor op uurbasis en verwerk je de administratie pas bij het aanleveren van bonnen op het einde van de maand of het kwartaal? Dat zorgt vaak voor drukke pieken tijdens de btw-maanden. Een frequente aanlevering helpt je de druk te verlagen en sneller cijfers op te leveren.

Komen je klanten langs om hun administratie af te geven in een doos vol papieren? Of leveren ze facturen en bonnen al digitaal aan? Zorg voor een tijdig, juist en volledig beheer van de administratie door klanten digitaal hun administratie te laten aanleveren.

Als laatste kijken we naar de applicaties die je klanten en jij gebruiken. Hoeveel systemen zijn er bij jou op kantoor in gebruik? Zijn die gekoppeld en volledig geïntegreerd? Denk aan applicaties van verschillende leveranciers, voor dossiers, contactbeheer of de boekhouding. Verspreide software is een belangrijke indicator die vaak als een pijnpunt wordt beschouwd binnen de organisatie.

Beschikt jouw kantoor over onderhoudsvrije software? Of moet je jezelf toch nog bezighouden met IT-taken zoals het beveiligen van software tegen brand of andere onvoorziene gebeurtenissen, het garanderen van software-updates en back-ups? De voordelen van software die zich volledig in de cloud bevindt is dat zaken als beveiliging, automatische updates en back-ups voor onvoorziene gebeurtenissen al zijn geregeld. Thuiswerken en ook het online samenwerken met klanten wordt daardoor een stuk gemakkelijker. En het biedt de mogelijkheid om andere applicaties te koppelen en gegevens zo eenvoudig uit te wisselen.

We merken dat de informatiebehoefte bij de klant verandert en dat ze zelf inzicht willen hebben in de administratie. Hoe is het met de bedrijfsresultaten gesteld? Dat is de informatie die ze willen. Net zoals ze in een app van de bank kunnen zien wat hun saldo is, willen ze in hun boekhouding direct zien in welke mate ze nog vooruitgang kunnen boeken en wat ze zullen moeten betalen. 

Als je jezelf in één of meerdere situaties herkent, dan zou het best kunnen dat je kantoor winst kan behalen door standaardisatie of automatisering. Zo voorkom je een berg werk per maand of kwartaal en verdeel je de werkdruk. Het stelt je in staat een vast patroon te ontwikkelen en meer grip op cijfers te krijgen. Besluit je om te innoveren, focus dan niet alleen op de software. Want hoewel technologie een belangrijke rol speelt bij digitale transformatie, draait het niet om de tool die je gebruikt, maar wat je ermee doet.

Technologische vooruitgang en de steeds veranderende markt hebben de manier waarop accountants waarde creëren veranderd. Exact Online is er klaar voor. Jouw kantoor ook?