Zo werkt de btw op facturen naar het buitenland
Als je internationaal onderneemt, stuur je soms facturen naar klanten in het buitenland of moet je zelf buitenlandse facturen verwerken in je boekhouding. Je factuur en boekhouding zien er dan anders uit dan in Nederland. In deze blog leggen we uit waar je rekening mee moet houden.
De randvoorwaarden voor een goede factuur
Er zijn een aantal factuureisen in Nederland waaraan je factuur moet voldoen om geldig te zijn. Denk aan een factuurdatum en uniek factuurnummer. Maak je een buitenlandse factuur? Dan zien een aantal zaken er anders uit. We leggen je de belangrijkste verschillen uit.
Tip: met een online factuurprogramma maak je eenvoudig facturen volgens een vast professioneel format. Je houdt ook nog eens makkelijk de status per factuur bij. Scheelt je dus vaak een hoop tijd en verkleint de kans op fouten!
Hoe weet je welke btw je moet hanteren op een factuur?
Welke btw je moet hanteren op je factuur is afhankelijk van of:
- De klant binnen of buiten de EU gevestigd is;
- De klant een particulier of onderneming is;
- De dienst onder de uitzonderingen voor het verleggen van btw valt.
Binnen of buiten de EU
Heb jij een hoofdkantoor in Nederland, maar heb jij buitenlandse klanten? Of heb je meerdere buitenlandse vestigingen die zelfstandig factureren naar eigen klanten? Check dan eerst dubbel of je klant binnen de EU is gevestigd, of niet. Houd hierbij in je achterhoofd dat landen zoals Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld buiten de EU vallen. Er zit namelijk een groot verschil tussen facturen voor klanten in EU-landen en niet-EU-landen.
Wanneer je vanuit Nederland binnen de EU handelt, reken je in de meeste gevallen het Nederlandse btw-tarief van 9% of 21% voor goederen en diensten. Er zijn vaak geen aanvullende eisen voor de factuur.
Hierbij geldt wel een jaarlijkse drempelwaarde per land (vaak van € 10.000). Is je omzet lager dan de drempelwaarde voor het specifieke land? Dan reken je de Nederlandse btw. Is je omzet hoger? Dan reken je de buitenlandse btw. Dit kun je bij de Nederlandse Belastingdienst doen via de Uniregeling, of bij de Belastingdienst van het betreffende land (per land). Lees bij twijfel meer hierover op de website van de Belastingdienst.
Voor een factuur van goederen of diensten aan een onderneming binnen de EU vanuit Nederland pas je meestal de btw-verleggingsregeling toe. Hiermee zorg je ervoor dat je klant zelf de belasting afdraagt aan de Belastingdienst in zijn of haar land. Je noteert een btw-tarief op je factuur van 0%. Houd hierbij rekening met het volgende:
- Vermeld duidelijk ‘btw verlegd’ op de factuur;
- Vermeld duidelijk het btw-nummer van jezelf én je klant.
Jij draagt zelf geen btw af, maar geeft de geleverde goederen of diensten wel aan bij de Belastingdienst. Dit doe je met een ICP-opgaaf. In het volgende artikel leggen we met een voorbeeld uit hoe de ICP-opgaaf werkt.
Uitzonderingen voor diensten
Bij een aantal diensten mag je geen btw verleggen. Dit gaat bijvoorbeeld om cateringdiensten, of het verhuren van een vervoersmiddel voor korte tijd. Bekijk deze tool van de Belastingdienst om te weten wanneer dit geldt.
Lever je vanuit Nederland buiten de EU? Dan maakt het niet uit of het om een particulier of zakelijke onderneming gaat. Je noteert in dit geval altijd een btw-tarief van 0%. Er kunnen in sommige gevallen specifieke administratieve eisen zijn. Deze handige tool van de Belastingdienst geeft aan wat je in jouw situatie moet doen.
Factureren in buitenlandse valuta, hoe werkt dat?
Wanneer je een factuur vanuit Nederland verstuurt naar het buitenland, wil je deze soms vertalen en voorzien van de lokale valuta om het je klant makkelijker te maken. Dat mag, mits je altijd het btw-bedrag (ook) in euro’s noteert.
Wanneer je vanuit buitenlandse vestigingen facturen verstuurt naar klanten in het betreffende land, werk je uiteraard altijd in de nationale valuta van dat land. Als je in meerdere landen actief bent, kan dit in de organisatie uitdagingen met zich meebrengen.
De uitdagingen van buitenlandse facturen
Heeft je onderneming verschillende buitenlandse vestigingen en verstuur je vanuit een vestiging facturen naar je klanten in dat land? Dan wil je ervan verzekerd zijn dat je facturen en boekhouding bij elke buitenlandse vestiging voldoen aan de lokale btw-regelgeving. Daarbij krijg je te maken met lokale valuta, regelgeving maar ook verschilende talen.
Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat de persoon die de factuur opstelt niet de lokale taal spreekt. Dan wil je er wel zeker van zijn dat de factuur op de juiste wijze opgesteld en verwerkt wordt. Ook moeten facturen in sommige gevallen voldoen aan vaste formats. Dit geldt bijvoorbeeld bij B2B facturen voor e-facturatie in Italië en Polen. Vaste factuurformats zorgen ervoor dat deze randzaken standaard op orde zijn. Tot slot zijn er ook nog veel landen waar facturen op papier nog steeds gangbaar zijn. Dat kan een groot verschil maken in hoe je facturatieproces eruitziet.
Tip: met een online factuurprogramma maak je eenvoudig facturen volgens een vast professioneel format. Je houdt ook nog eens makkelijk de status per factuur bij. Scheelt je dus vaak een hoop tijd en verkleint de kans op fouten!
Exact voor Internationaal Zakendoen
Ben je al actief in het buitenland, of heb je plannen om uit te breiden? Met Exact voor Internationaal Zakendoen regel je de boekhouding vanuit één centraal systeem. Vaste factuurformats en bankformaten zorgen ervoor dat je altijd compliant bent met lokale regelgeving. Zo heb je meer ruimte om focussen op het ondernemen. De rest is geregeld.