HR & Salaris

4 tips voor een opgeruimd personeelsdossier (en voldoe direct aan de AVG)

Er bestaan nog steeds HR-afdelingen met uitpuilende kasten, dossiers op de grond en vooral moedeloze medewerkers. En dat terwijl de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) strenge eisen stelt aan wat voor informatie je mag bewaren, waar en hoe lang. Met deze tips tover jij uitpuilende dossierkasten (of roestige harde schijven) om tot een opgeruimd personeelsdossier.

  1. Maak een plan

    Wil je succesvol een personeelsdossier inrichten, dan maak je een plan waarin heel duidelijk het doel staat omschreven. (bijvoorbeeld: personeelsinformatie makkelijk vindbaar maken en beschikbaar stellen aan medewerkers, waarbij informatie makkelijk is te verwijderen en/of te anonimiseren). Tip: Baseer je plan op de richtlijnen van de AVG. 
  1. Verwijder overbodige gegevens

    Bewaar enkel informatie die is toegestaan volgens de AVG (en dat is veel minder dan vroeger). Dat zijn fiscale gegevens zoals BSN, een indiensttredingsdocument of een identiteitsbewijs. Die bewaar je tot een medewerker vertrekt (ook als een paspoort na verloop van tijd is verlopen). De wetgeving adviseert om alleen het minimale in het personeelsdossier te bewaren. Maar ook een beoordeling kan erin thuis horen, mits die nog relevant is voor het uitoefenen van de functie. Een beoordeling van 10 jaar geleden is bijvoorbeeld niet meer relevant. Als een medewerker vraagt om deze te verwijderen uit je dossier, dan moet je hier als hr-professional gehoor aan geven. Maar een review van een jaar oud heb je nodig om je werk te kunnen doen en hoef je niet te verwijderen. 
  1. Scannen of weggooien?

    Overbodige papieren documenten weggooien en relevante documenten scannen - of alles scannen en daarna irrelevante informatie verwijderen? Dit is een veelgestelde en terechte vraag. Alles scannen (in bulk) en daarna verwijderen op je scherm blijkt in praktijk sneller te gaan dan papieren documenten beoordelen op relevantie. Het voordeel is dat je meteen AVG-compliant bent. 
  1. Goed categoriseren

    Informatie die je niet meer mag bewaren, moet je anonimiseren of verwijderen. Gebruik je een digitaal personeelsdossier, dan moet je dit technisch laten inregelen. Heb je nog een papieren dossier dan check je handmatigof de foto is verwijderd van iemand die 2 jaar uit dienst is. Of dat het dossier is verwijderd van iemand die 7 jaar geleden is vertrokken. Of dat personeelsdossiers geen irrelevante informatie bevatten zoals een geboortekaartje. Vervolgens maak je categorieën aan. Denk aan categorieën als: wat de wetgeving vereist en wat nodig is om het contract van een medewerker goed uit te kunnen voeren. Bepaal ook wie tot welke informatie toegang krijgt om zijn werk te kunnen uitvoeren. Maak afspraken over de titel van een document en voeg per document juiste tags toe zodat informatie direct vindbaar is. Stel signaleringen in bij belangrijke events zoals einde proeftijd, tijdelijk contract, pensioen, einde werkvisum. Zo vergeet je niets.

Niet moeilijk, wel tijdrovend

Opruimen van je personeelsdossier is niet moeilijk, wel tijdrovend. Werk je in een klein bedrijf dan kan je het prima zelf, maar als grote organisatie is het wellicht handig om dit uit te besteden. Je moet wel vertrouwen hebben dat de dienstverlener zorgvuldig omgaat met je gegevens, want eenmaal vernietigd ben je ze kwijt. Maar is nu tijd voor een serieuze schoonmaak De AVG schrijft namelijk torenhoge boetes uit als bij een controle blijkt dat je personeelsdossiers vol zitten met informatie die er niet in thuis hoort.

NL Select your country