Werkgebonden personenmobiliteit: zo pak je het slim aan

Wat houdt het besluit werkgebonden personenmobiliteit in?

Het besluit van de overheid voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het klimaatakkoord van Parijs heeft bepaald dat alle EU-lidstaten in 2030 minimaal 40% minder C02 moeten uitstoten. Nederland heeft op zijn beurt dit percentage verhoogd naar 55%. Om die ambities waar te maken, moet de CO2-uitstoot van auto’s en bestelwagens (meer dan) halveren in 2030 en in 2035 naar nul zakken. De Nederlandse overheid zal dus in kaart moeten brengen hoeveel CO2-uitstoot toe te schrijven is aan zakelijk verkeer en woon-werkverkeer om te controleren of ze aan de norm voldoen. Daarom is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit geïntroduceerd.

Waarover moet je rapporteren?

De rapportage vraagt om veel detail. Je moet niet alleen opgeven hoeveel kilometers je medewerkers met de auto, motorfiets, bromfiets/scooter en fiets (of te voet) afleggen, maar (waar toepasselijk) ook of er benzine, diesel, hybride of elektrisch gereden is. Je geeft geen individuele kilometerstanden door, maar telt alle kilometers per onderdeel, vervoermiddel en brandstoftype bij elkaar op. De overheid geeft hier en daar forfaitaire handreikingen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de kilometers die met (elektrische) fietsen, bromfietsen of scooters worden afgelegd te schatten. De vier onderdelen waarvan je de gereden kilometers in ieder geval in je rapportage moet opnemen zijn:

• Leasevoertuigen en jouw eigen wagenpark;
• Mobiliteitsdiensten zoals het openbaar vervoer;
• Vervoer op eigen kosten die bij jou zijn gedeclareerd;
• Het woon-werkverkeer.

1) Start met het verzamelen van de juiste gegevens

De eerste stap om je rapportage in orde te maken is het verzamelen van de juiste gegevens. Gelukkig is een groot deel van de vereiste gegevens al ergens beschikbaar: de leasemaatschappij houdt ze bij, je eigen administratie houdt het bij, de overheid biedt een forfaitair systeem en ga zo maar door. Je kunt nu al zorgen dat je toegang tot de juiste gegevens krijgt om je rapportage compleet te maken. Overleg tijdig met de leasemaatschappij, stel je systemen in om de data te delen en breng zo in kaart welke gegevens je nog moet gaan verzamelen.

2) Registreer belangrijke gegevens digitaal

Het registreren van het zakelijk reisgedrag van 100 of meer medewerkers kost de administratie ontzettend veel tijd. Leg daarom de verantwoording voor de registratie van de gegevens zoveel mogelijk neer bij je medewerkers. Digitalisering is onmisbaar om dit in goede banen te leiden.

3) Digitaliseer je rapportage

Na het verzamelen en registreren van gegevens is het tijd voor de laatste en tevens belangrijkste stap: de rapportage. Deze dien je immers op jaarlijkse basis aan de overheid te overhandigen. Ook dit proces kan met behulp van digitalisering een stuk efficiënter worden ingericht. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de rapportageverplichting en komt alle informatie met minimale inspanning van jouw administratie op de juiste plek in het systeem terecht.