Projectfasering is essentieel voor een succesvol project
Projectfasering is het opdelen van een project in verschillende fasen. Iedereen die met projecten werkt, weet dat er veel onzeker is tijdens een project. Deel je dit op in verschillende fasen dan worden je projecten een stuk behapbaarder, overzichtelijker en rond je deze makkelijker af. Dit voorkomt een hoop stress. En minder stress zorgt voor meer plezier in je werk. Na het lezen van dit artikel weet je het het nut van projectfases en welke 5 projectases er zijn. Zo maak je van elk project een succes.
Projectfase: de definitie
Een projectfase is een afgebakend deel van een project dat een specifiek doel heeft en waarin bepaalde activiteiten worden uitgevoerd. Elke fase heeft een begin- en einddatum, deliverables en mijlpalen. Het opdelen van een project in fasen helpt bij het overzichtelijk houden van het project, het stellen van duidelijke doelen en het organiseren van de werkzaamheden.
Wat is het nut van projectfasering?
Het krijgen van overzicht is niet het enige nut van projectfasering. Je gebruikt projectfasering ook voor het controleren van de voortgang van je project. Aan het einde van elke projectfase controleer en bepaal je of het project nog aan de verwachtingen voldoet. Hierdoor stuur je snel bij wanneer dat nodig is.
Welke 5 projectfases
zijn er?
Nu je weet wat een projectfase is, wil je weten welke 5 projectfases er zijn. De 5 fases binnen projectmanagement zijn: introductie, planning, uitvoering, controle en afsluiting. Deze 5 projectfases zijn voor elk project hetzelfde. Doordat dit elke keer hetzelfde is, zorg je voor vaste patronen. Dit geeft niet alleen houvast voor jezelf, maar ook voor iedereen binnen je team die werkt aan de projecten.
Projectfase 1: Introductie
Elk project begint met een introductie. Wat is het doel van het project? Kunnen jullie dit project wel opleveren? Levert het waarde op voor het bedrijf? Heeft dit project prioriteit? Deze vragen helpen je in deze projectfase te beslissen of je het project gaat oppakken.
Projectfase 2: Planning
Tijdens de planningsfase stel je de roadmap op en breng je alles wat er bij het project komt kijken in kaart. In deze schrijf je het projectplan en bepaal je het projectdoel en de project scope. Ook voeg je nu mijlpalen toe aan je tijdlijn. Zorg ervoor dat je veel tijd investeert in de planningsfase. Een goede planning zorgt namelijk voor een soepel lopend project.
Projectfase 3: Uitvoering
Zijn projectfase één en twee succesvol afgerond? Gefeliciteerd! Je begint nu echt aan het project. Organiseer een kick-off meeting waarmee je alle relevante stakeholders op de hoogte brengt van het project. Tijdens de uitvoering begint je team aan de geplande werkzaamheden.
Projectfase 4: Controle
In de controlefase houd je zicht op wat er wordt opgeleverd. Ook houd je in de gaten of het project nog wel op schema loopt en of niemand binnen je team tegen dingen aanlopen. Plan dus regelmatig meetings in met het team om deze zaken te bespreken. Gaan er bepaalde werkzaamheden minder snel dan verwacht? Dan kom je er door deze meetings snel achter en stuur je bij waar nodig.
Projectfase 5: Afsluiting
De laatste projectfase is de afsluiting. Alle doelstellingen zijn afgewerkt en het project is opgeleverd. Voordat je een punt achter het project zet, is het slim om met je team het project te evalueren. Waar liepen jullie tegenaan? Wat ging er goed? Dit helpt jou en je team om in de toekomst projecten nog beter aan te pakken.
Houd grip op je projectfases
Met een projectmanagementtool houd je grip op je projecten en de verschillende projectfases. Met de projectmanagementsoftware van Exact digitaliseer je projecten en tijdsregistratie. Ook is het meteen gekoppeld aan je boekhouding. Zo houd je niet alleen overzicht, maar houd je ook grip op je budget. Met goede software rond je elk project binnen de deadline af.