Rapportages: waarom denk je dat dit niet kan in Exact Online?

Een accountant vertelde me onlangs te zoeken naar een oplossing op het gebied van rapportages, ook wel dashboards genoemd. Hij wilde voor zijn klant een specifiek rapport bouwen. Het moest goed ‘smoelen’. Hij gaf zijn visitekaartje aan me mee en vroeg me naar de alternatieven in de markt. Mijn primaire reactie was 'maar waarom gebruik je dan niet Exact Online voor Accountants zelf?' 

In mijn eerdere blog Accountant, vergelijk resultaten van je klanten via benchmark laat ik zien hoe je eenvoudig financiële kengetallen van (groepen) klanten naast elkaar kunt zetten. In dit blog wil ik je laten zien hoe je eenvoudig spilanalyses en mooie rapporten kunt bouwen en delen met klanten.

Exact-Online-Accountancy


Mooie rapportages


Vrienden en collega’s zullen het beamen; ik ben soms een beetje competitief ingesteld. Rood/oranje zoals ik mezelf ook in dit blog omschrijf: Accountant heb jij al kleur bekend?. Mijn primaire reactie bij de vraag dat je in Exact Online geen mooie rapportages kunt bouwen, is dan ook: ‘vertel mij wat je mist!’. De meeste accountants die ik ken, voorzien klanten graag van nieuwe inzichten. Liefst op een mooie grafische manier. Er zijn vast situaties te bedenken waarbij je specifieke tools of software nodig hebt. Deze vind je in het Exact Online App Center. Ik ben echter van mening dat je in 95% van de gevallen met Exact Online voor Accountants zelf een heel eind komt.

Het opzetten van een rapportage


Misschien is het 1 van de grootste geheimen van Exact Online voor Accountants: financiële rapporten. Deze feature zit onder de tab ‘accountancy’. Wat achter deze functietoets zit, biedt een schat aan mogelijkheden. Wat kun je hiermee en hoe werkt het? Via deze functie kun je eenvoudig financiële en CRM rapporten bouwen, opslaan en delen. Hierbij zijn 3 opties:

Grafisch

Via de tab ‘grafisch’ kun je een mooi grafisch rapport opbouwen. Hierbij heb je enorm veel mogelijkheden. Stel je wilt een overzicht maken van openstaande posten van een klant over de periode 2012-2015, eventueel over het eerste half jaar om zo seizoensinvloeden te zien. De knop ‘filter’ (figuur 1) biedt tal van filtermogelijkheden om het rapport op te bouwen door het selecteren van periodes, boekjaar, type overzicht, artikelen, classificaties etc.

Exact Online Accountancy

Nu je het overzicht hebt opgebouwd kun je via de tab ‘layout’ (figuur 2) de look & feel van het overzicht bepalen. Zoals je ziet in figuur 2 zijn er volop opmaakmogelijkheden die je ook kent binnen Microsoft Excel.

Exact Online Accountancy

De laatste tab ‘Gegevens’ laat het eindresultaat zien. Door te spelen met de lay-out en filters kun je het resultaat finetunen en afronden tot een mooi resultaat.

Exact Online Accountancy

Draaitabellen

Voor het opzetten van een draaitabel geldt feitelijk dezelfde werkwijze. Via de tab ‘filter’ kun je het rapport opbouwen en via de tab ‘lay-out’ kun je selecteren hoeveel en welke assen je wilt tonen. In bijgevoegd voorbeeld toon ik de omzet per periode over de boekjaren 2012-2015.

Exact Online Accountancy

Lijsten

Het draaien van lijsten (bv openstaande postenlijst of omzetlijst) kan via de optie ‘Lijsten'. Eigenlijk lijkt dit een koud kunstje. De tab ‘lay-out’ biedt ook hier diverse opties om de lijst op te maken zoals je deze wilt presenteren.

Hoe deel ik rapporten met klanten?


Nadat het rapport is opgebouwd, zijn er binnen Exact Online diverse manieren aanwezig om rapporten te delen met klanten.

Mijn Persoonlijke cockpit

Exact Online biedt een grote variatie aan standaard cockpits, zoals de (nieuwe) financiële cockpit, de nieuwe accountancy cockpit, de salariscockpit, de verkoopcockpit en de handelscockpit. Via ‘Mijn Cockpit’ heb je bovendien de mogelijkheid een geheel eigen cockpit op te bouwen voor een gebruiker of klant. Er zijn maar liefst 48 (!) web-parts waar je uit kunt kiezen. Via de tab ‘overzichten’ kun je het voor je klant of relatiebeheerder opgebouwde rapport of spilanalyse delen. Kies hierbij het opgemaakte rapport en voeg deze toe aan 'Mijn Cockpit'.

Exact Online Accountancy

Cockpit voor alle gekoppelde klanten

In sommige situaties is een opgebouwd overzicht interessant voor alle of groepen gekoppelde klanten. Via de 'Accountants cockpit' kun je op eenzelfde wijze een cockpit opzetten. Afhankelijk van de rollen en rechten heeft een eindgebruiker in zijn administratie toegang tot dit rapport. Natuurlijk gebaseerd op zijn eigen dataset.

Exact Online Accountancy

Rapporten delen via Exact Online Starter

Voor klanten waar de accountant de boekhouding voert en online samenwerkt in de cloud, is er Exact Online Starter. Naast het feit dat ook Exact Online Starter voorziet in een aantal standaard financiële en salarisrapporten, kun je via de workflow functie eenvoudig zelf opgebouwde rapporten delen. De klant kan vervolgens het rapport openen binnen zijn Exact Online Starter omgeving en via de samenwerkingsbutton toelichting vragen. Op deze manier zijn tevens alle rapporten en vragen/discussie hierover in de cloud vastgelegd. Handig als naslagwerk!

Samen verder groeien


Ik hoop je hiermee te hebben uitgedaagd om zelf de mogelijkheden voor het opbouwen van en delen van rapporten met je klanten te onderzoeken. Ik ben altijd geïnteresseerd in feedback over de mogelijkheden en hoe we dit nog eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en beter kunnen maken. Samen verder groeien, noemen we dat! Tijdens Exact Live op 14 oktober 2015 in de Jaarbeurs Utrecht lichten we onze next steps toe op het gebied van analytics en rapportage. Een mooi moment om te ervaren hoe we samen verder kunnen groeien en een mooie gelegenheid om mij van feedback te voorzien. Zie ik je daar?
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel