Meer pakketjes dan ooit – hoe registreer je de verzendkosten?

“Kunt u dit pakketje voor de buren aannemen?” Het zal niemand ontgaan zijn dat er in de afgelopen jaren meer pakketjes dan ooit verstuurd zijn. PostNL verstuurde in 2021 met 384 miljoen pakketjes zelfs 14% meer dan het jaar ervoor! Wanneer je actief bent in de e-commerce of B2B-commerce betekent dat aanpoten, want al die pakketjes leveren een logistieke uitdaging op. Maar hoe registreer je de verzendkosten in Exact Online? In dit blog vertellen we je er alles over.

Verzendkosten op basis van artikelen

Wanneer je werkt met Exact Online gecombineerd met een verzend partner of wanneer je zelf de verzendkosten registreert in Exact Online, was er voorheen al een manier om met verzendkosten te werken. Namelijk door te werken met artikelen. Dit werkt zowel aan de inkoop als verkoopkant. Wil je meer informatie over het registreren van verzendkosten aan de inkoopkant? Lees dan dit blog van onze collega Pieter Hamans.

Wanneer je verzendkosten in rekening wil brengen naar je klant, maak je een artikel aan voor de verzendkosten. Maar wanneer je met meerdere verzendpartners werkt, ieder met verschillende prijzen, en voor verschillende artikelen verschillende verzendpartijen gebruikt, wordt het al snel verwarrend. Daarbij is een foutje snel gemaakt, je moet er altijd aan denken om het artikel aan de order of factuur toe te voegen. Daarbij wordt korting over de volledige order ook toegepast op de verzendkosten.

Nieuw: Verzendkosten in Exact Online

Voor alle edities van Exact Online Handel en Productie is er nu een nieuwe mogelijkheid om met verzendkosten te werken. Zeker wanneer je al werkt met leveringswijzen is het gemakkelijk om de verzendkosten in te richten. Werk je nog niet met leveringswijzen, dan maak je die eerst aan via stamgegevens, leveringswijzen. Op de debiteur kun je vervolgens aangeven welke leveringswijze standaard gebruikt moet worden. Bij het aanmaken van de leverwijze zie je ook meteen het nieuwe veld Bedrag en btw-code. Hier geef je ook meteen de prijs in voor de betreffende verzendmethode.

Afbeelding 1: Selecteer de grootboekrekening

In Exact Online open je vervolgens de Administratie instellingen. Op de tab financieel selecteer je onder “Leveringskosten” de grootboekrekening die gebruikt moet worden voor de verzendkosten. Deze rekening wordt gebruikt in de financiële transactie die uit de verkoopfactuur komt.

Afbeelding 2: Overzicht leveringswijzen

In het leveringswijzen overzicht scherm zijn ook kolommen toegevoegd, zodat je snel ziet welke bedragen en btw-codes bij de leveringswijzen horen.

Afbeelding 3: Bijbehorende kosten leveringswijzen

Wanneer je een nieuwe order aanmaakt in Exact Online wordt de leveringswijze automatisch voorgesteld op basis van de debiteur. De bijbehorende kosten worden vervolgens in het toeslagen blok getoond. Het bruto of nettobedrag voor de verzendkosten is daarna ook nog handmatig aan te passen. Omdat de verzendkosten als toeslag worden opgeslagen, is het ook makkelijker om met kortingen te werken. Als je een korting geeft over de volledige order, dan wordt deze niet berekend over de verzendkosten.

Afbeelding 4: Leveringswijze op verkooporder in Exact Online

Benieuwd wat er nog meer mogelijk is? Ontdek hoe Exact Online Handel of Exact Online Productie jou nog meer kan ondersteunen in je dagelijkse bedrijfsprocessen.