Product nieuws

Tussentijdse abonnementswijziging: wel of geen factuur?

Tussentijdse abonnementswijziging: wel of geen factuur?

Veel abonnementen worden over een langere periode vooruit gefactureerd, denk bijvoorbeeld aan een jaar of kwartaal, of soms zelfs nog langer. Gedurende de looptijd van zo’n vooruitbetaald abonnement kan er veel veranderen. Een klant kan bijvoorbeeld tussentijds vragen om zijn abonnement uit te breiden (upgrade) of vragen om een deelopzegging (downgrade). Als je klanten de mogelijkheid geeft om dergelijke aanpassingen te maken dan voorkom je dat ze hun abonnement opzeggen. Het bieden van flexibiliteit helpt je dus klanten te behouden en ze langer aan je te binden. Ook geeft het tussentijds aanpassen upsell mogelijkheden om aanvullende diensten te verkopen. Maar hoe ga je nu om met dergelijke abonnementswijziging? Verstuur je een correctiefactuur? Breng je deze wijzigingen in rekening, of juist niet? Exact Online biedt verschillende mogelijkheden. In dit blog bespreken we de drie mogelijkheden.

Drie mogelijkheden

In Exact Online kun je een bestaand abonnement aanpassen – je kunt het abonnement uitbreiden, een deel opzeggen, of bestaande abonnementsregels in aantal of prijs wijzigen. Je kunt zelf kiezen wanneer een wijziging ingaat. In Exact Online kan een wijziging ingaan per eerstvolgende factuurperiode, maar kan ook een ingangsdatum hebben die in de laatst gefactureerde periode valt. Bij het laatste heb je de mogelijkheid om (automatisch of handmatig) een correctiefactuur te versturen. Er zijn drie mogelijkheden om met wijzigingen in de laatst gefactureerde periode om te gaan. Deze kun je per abonnementsvoorwaarde instellen:

  • Scenario 1: Wijzigingen worden gedeeltelijk gefactureerd 

    Aanpassingen in het abonnement worden gedeeltelijk (pro-rato) gefactureerd op basis van het aantal resterende dagen tot de eerstvolgende factuurperiode en het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode. Bij een downgrade of deelopzegging is dit een creditfactuur.

  • Scenario 2: Nulfactuur bij wijzigingen

    Aanpassingen in het abonnement resulteren in een correctiefactuur met een nul-bedrag. Je kunt dit bedrag naar wens aanpassen. Met name handig als de berekening van een wijzing niet gebaseerd is op het aantal dagen, maar bijvoorbeeld op nog te ontvangen producten (bijv. magazines, maaltijdboxen).

  • Scenario 3: Geen correctiefactuur bij wijzigingen

    Aanpassingen in de laatst gefactureerde periode van het abonnement worden niet gefactureerd. Er wordt geen correctiefactuur aangemaakt.

Hieronder bespreken we deze drie scenario’s in meer detail. We maken gebruik van een voorbeeld van een langlopend jaarabonnement waarin een aantal tussentijdse wijzigingen plaatsvinden.

Voorbeeld jaarabonnement

Als voorbeeld gebruiken we een jaarabonnement met een ingangsdatum van 1 mei 2022. Dit abonnement wordt op de begindatum vooruit gefactureerd voor de periode 1 mei 2022 tot en met 30 april 2023. Er zijn drie wijzigingen in de laatst gefactureerde periode: twee bijbestellingen (upgrades) op 1 augustus & 10 november 2022 en een deelopzegging (downgrade) op 20 januari 2023. Je ziet deze wijzigingen in de tijdlijn hieronder weergegeven.

Figuur 1: voorbeeld van een jaarabonnement met 3 wijzigingen in de laatst gefactureerde periode.
Figuur 1: voorbeeld van een jaarabonnement met 3 wijzigingen in de laatst gefactureerde periode

Scenario 1: Wijzigingen worden gedeeltelijk gefactureerd

Dit is de standaardinstelling wanneer je met abonnementen werkt in Exact Online. Bij een wijziging van een abonnementsregel in de laatst gefactureerde abonnementsperiode wordt dan altijd een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Hierbij wordt het factuurbedrag van de aanpassing pro-rato op basis van het aantal nog resterende dagen en het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode berekend. Dit bedrag is positief bij een upgrade of bijbestelling en negatief bij een downgrade of (deel)opzegging. Bij een negatief bedrag (credit) krijgt de klant geld terug.

Belangrijk: Maak je gebruik van dit scenario dan moet je altijd de correctiefactuur genereren en verwerken. Doe je dit niet, dan blokkeer je volgende facturen voor het aangepaste abonnement.
Business software
Figuur 2: Voorbeeld van een factuurregel van een gewijzigd abonnement.

Maar hoe wordt dit correctiebedrag berekend? Het is belangrijk om te weten dat in Exact Online de prijs per factuurperiode niet wordt aangepast. Stel een abonnement kost 20 EUR per jaar. Als deze tussentijds wordt gewijzigd, dan blijft de prijs 20 EUR per jaar. Niet de prijs, maar het aantal wordt gebruikt om het factuurbedrag van de abonnementswijziging te bepalen. Dit pro-rato aantal wordt op basis van onderstaande formule berekend.
Figuur 3: Formule om te bepalen welk gedeelte van de abonnementsperiode je in rekening brengt
Figuur 3: Formule om te bepalen welk gedeelte van de abonnementsperiode je in rekening brengt

Laten we op basis van bovenstaand voorbeeld bekijken hoe het factuurbedrag van upgrade van 1 augustus 2022 wordt berekend. In Exact Online is het abonnement aangepast en is er per 1 augustus 2022 een extra abonnementsregel aangemaakt voor 1 extra gebruiker met een prijs van 20 EUR per gebruiker per jaar.

Deze aanpassing wordt gedeeltelijk gefactureerd. Uitgangspunten zijn het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, periode 01-05-22 t/m 30-04-23) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 273 dagen, periode 01-08-2022 t/m 30-04-2023). In dit geval is het aantal in de abonnementsregel 1 (1 extra gebruiker). Wanneer we deze in bovenstaande formule invoeren dan wordt het aantal 0,75.
Figuur 4: Uitwerking voorbeeld
Figuur 4: Uitwerking voorbeeld

De correctiefactuur ziet er dan als volgt uit. Het aantal van 0,75 wordt gefactureerd tegen de prijs van 20 EUR per jaar voor deze gebruiker. De upgrade wordt gedeeltelijk gefactureerd voor 15 EUR.
Figuur 5: correctiefactuur bijbestelling abonnement voor gedeeltelijke periode
Figuur 5: correctiefactuur bijbestelling abonnement voor gedeeltelijke periode

Zoals eerder vermeld, er waren meerdere wijzigingen. Laten we kijken naar de volgende tussentijdse wijziging. Dit is een bijbestelling van 100 extra gebruikers op 10 november 2022. Ook nu wordt deze aanpassing weer gedeeltelijk gefactureerd.

We kunnen het abonnement op twee manieren aanpassen. We kunnen een extra abonnementsregel aanmaken voor 100 gebruikers of we kunnen de bestaande abonnementsregel aanpassen: van 1 naar 101 gebruikers (zie afbeelding hieronder).
Figuur 6: Via het tabblad Regels kun je bestaande abonnementsregels aanpassen of nieuwe regels toevoegen.
Figuur 6: Via het tabblad Regels kun je bestaande abonnementsregels aanpassen of nieuwe regels toevoegen.

In dit voorbeeld kiezen we voor het laatste: we passen het aantal aan van 1 naar 101 met een ingangsdatum 10-11-2022. In dit geval wordt automatisch de bestaande abonnementsregel van 1 gebruiker gecrediteerd voor de resterende periode en worden 101 gebruikers gedeeltelijk in rekening gebracht. Ook hier zijn de uitgangspunten het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, periode 01-05-22 t/m 30-04-23) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 172 dagen, periode 10-11-2022 t/m 30-04-2023) (zie afbeelding). In tegenstelling tot het eerste voorbeeld worden er nu 2 correctiefactuurregels aangemaakt: met aantal 1 voor de credit van 1 gebruiker (-1 * 0,47 = - 0,47) en aantal 101 voor het gewijzigde aantal gebruikers (101 * 0,47 = 47,47).
Figuur 7: correctiefactuur op basis van een gewijzigde abonnementsregel
Figuur 7: correctiefactuur op basis van een gewijzigde abonnementsregel

Als tenslotte op 23 januari 2023 er een downgrade plaatsvindt van 101 gebruikers naar 91 gebruikers, dan wordt er ook weer een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Ook hier zijn de uitgangspunten het aantal dagen in de laatst gefactureerde periode (in dit geval 365 dagen, periode 01-05-22 t/m 30-04-23) en het aantal dagen resterend tot de volgende factuurperiode (in dit geval 101 dagen, periode 20-01-2022 t/m 30-04-2023). Ook nu is het een wijziging van een bestaande regel en worden er 2 correctiefactuurregels aangemaakt: voor de credit van 101 gebruikers (-101 * 0,28 = - 28,28) en aantal 91 voor het gewijzigde aantal gebruikers (91* 0,28 = 25,48). In dit geval is het een creditfactuur van -56,00 EUR (excl. btw).

Op 1 mei 2023 wordt het abonnement automatisch verlengd. De klant krijgt een factuur voor 1200 EUR plus 91 aanvullende gebruikers met een prijs van 20 EUR per maand.

Tip! Je wilt je klant een heldere factuur sturen. Als je in bovenstaand voorbeeld een factuur stuurt dan wil je niet het aantal 47,47 op de factuur vermelden. Gebruik dan het veld ‘Abonnement: aantal’ – deze neemt het aantal uit de abonnementsregel over. In bovenstaand voorbeeld wordt dan niet het aantal 47,47 weergegeven, maar het aantal 101. (zie figuur 8 hieronder)
Figuur 8: Gebruik het veld ‘Abonnement aantal’ in de factuurlayout om het aantal uit het abonnement te tonen.
Figuur 8: Gebruik het veld ‘Abonnement aantal’ in de factuurlayout om het aantal uit het abonnement te tonen.


Scenario 2: Nulfactuur bij aanpassingen

In het tweede scenario wordt er bij een wijziging in de laatste gefactureerde periode een correctiefactuur aangemaakt. Echter, bij dit scenario wordt er een nulfactuur aangemaakt. Je kunt dit bedrag indien gewenst aanpassen. Met name handig als de berekening van een wijzing niet gebaseerd is op het aantal dagen. Bijvoorbeeld, een uitgever heeft een jaarabonnement met 9 uitgaves per jaar. De uitgever kan bij een opzegging eerst bepalen hoeveel uitgaven de klant nog moet ontvangen en op basis van dit aantal een correctiefactuur versturen.

Scenario 3: Geen correctiefactuur bij wijzigingen

In het derde scenario worden er bij wijzigingen in de laatst gefactureerde periode geen correctiefacturen aangemaakt. Met name handig als je correcties niet, of op een geheel andere wijze (handmatig) wilt factureren.

Samengevat

Met Exact Online heb je de flexibiliteit om reeds gefactureerde abonnementen aan te passen. Je kunt ervoor kiezen wanneer een aanpassing ingaat: pas per volgende factuurperiode of reeds in de laatste gefactureerde periode. Met de hierboven besproken scenario’s kun je per abonnementsvoorwaarde bepalen hoe je met aanpassingen wilt omgaan. In onderstaande figuur zijn de verschillende scenario’s op basis van het voorbeeldabonnement naast elkaar gezet:
Figuur 9: Samengevat

Abonnementenbeheer in Exact Online

Met de module abonnementenbeheer kun je je klanten periodiek factureren. Je hebt veel flexibiliteit om de frequentie van facturatie, de duur van de abonnementsperiode en voorwaarden m.b.t. opzeggen en verlengen vast te leggen. Dit is met name geschikt voor het periodiek factureren van lidmaatschappen, contributies en vaste terugkerende bedragen (zoals huur of huurkoop). Heb je een incassocontract met je bank? Dan verstuur je eenvoudig je incassofacturen naar de bank. Op basis van de verschillende abonnementsvoorwaarden heb je snel inzicht in de verwachte omzet per maand en de uitgebreide MRR-rapportages geven je de mogelijkheid te sturen op de groei en waarde van je abonnementen. Ook is het mogelijk abonnementen volledig automatisch te factureren. Meer informatie over deze module vind je hier.
NL Select your country