De handigste beginnerstips voor Exact Online Scan & Herken

Waarschijnlijk ben je wel bekend met Scan & Herken, onze oplossing die het verwerken van de administratie een heel stuk makkelijker maakt. Hier vind je wat handige tips voor de beginnende gebruiker.

Let op de kleuren

Nadat je je factuur of bon hebt gescand of gefotografeerd, komt hij terecht in de mobiele Exact Online app. Maar je kunt een factuur die je per e-mail binnenkrijgt ook doormailen met mail@EOL. Vervolgens wordt hij gedigitaliseerd en komt je factuur of bon als boekingsvoorstel terecht in Exact Online. Daar zie je door middel van kleuren in hoeverre de factuur is herkend.

Groen, rood en oranje


Alle herhalende facturen die goed herkend worden staan op groen. Die kunnen dus direct verwerkt worden. Krijg je een rood signaal? Dan is je factuur incompleet of is de foto niet goed genoeg. Is je factuur oranje? Dan heb je bijvoorbeeld te maken met een nieuwe leverancier. In dat geval moet je dus even opletten en ervoor zorgen dat je de standaardkostenrekening nog toevoegt.

Oranje kan ook iets anders betekenen: dan staan er bijvoorbeeld meerdere btw percentages op de factuur. Je kunt die factuur wel verwerken, maar dan weet je in ieder geval dat er iets bijzonders op staat. ALs je de muis erover beweegt krijg je trouwens meteen een melding met daarin die bijzonderheid vermeld .

Direct verwerken en betalen


Is alles al groen op het scanservicescherm? Dan kan je er ook voor kiezen om die facturen maar direct te laten verwerken. Als je dat wilt, kun je het automatisch boeken van volledig herkende scans instellen. Gebruik je Scan & Herken Geavanceerd, dan zijn ook betalingsreferenties gevuld en kan je de facturen ook snel via Exact online betalen. Afletteren wordt dan een fluitje van een cent!

Wil je meer weten over Scan & Herken? Kijk hier dan even. Wil je het gaan gebruiken en twijfel je nog tussen Standaard en Geavanceerd? Wij beantwoorden je vragen graag. Bel ons gratis op 0800 - 66 54 631.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel