Alleen nog elektronisch factureren aan de overheid vanaf 1 januari 2017

Vanaf 1 januari aanstaande mag je ­–voor nieuwe contracten met de rijksoverheid– alleen nog elektronisch factureren. Dit zou wel eens de opmars kunnen zijn voor de doorbraak van het elektronisch factureren. Als het toch al moet voor de overheid, waarom niet voor al je klanten! In dit blog een aantal belangrijke zaken omtrent deze wijziging.



Voordelen van elektronisch factureren


Het is eigenlijk vreemd dat we facturen in PDF verzenden om ze vervolgens via ‘scan en herken’ providers in te lezen in Exact Online. Want bij dit proces verlies je altijd waardevolle data, terwijl het inlezen van elektronische facturen heel eenvoudig is: iedere factuurlijn komt daarmee direct én volledig herkend in je administratie. Mooier kan haast niet!


Word je in het SI formaat gefactureerd? Dan zit er in het SI formaat een PDF weergave opgesloten die je wordt getoond. Verzend je facturen in het SI formaat? Wees dan er op bedacht dat niet iedere software de ingesloten PDF kan tonen. Wij adviseren je dan ook om ook een ‘gewone’ pdf mee te sturen.


Aanpassingen in Exact Online voor overheidsfacturatie


Om voor de nieuw ingaande contracten met de rijksoverheid vanaf 1 januari 2017 elektronisch te kunnen factureren, zorgen we voor enkele aanpassingen.

  •    HET OIN nummer, het overheidsidentificatienummer, zal worden opgenomen op de klantenkaart. Deze is nodig om aan een overheidsinstantie te factureren.

  •    Nieuwe verzendwijze ten behoeve van service providers (voor het SI netwerk).

  •    De validatie van de factuur in SI formaat. Wil je een factuur naar de overheid of een andere partij sturen? Dan moeten de minimaal verplichte velden zijn ingevuld met gegevens zoals een identificatienummer (BTW, KvK en OIN – welke voor de overheid noodzakelijk is) zodat de factuur ook via het SI netwerk kan worden afgeleverd.

  •    Een update van het SI formaat, zodat facturen voldoen aan de specificaties van de overheid.


Verwachtingen voor de toekomst


Op dit moment komen alle elektronische facturen nog in de digitale brievenbus terecht terwijl alle gescande facturen in de scanservice terecht komen. Komend jaar werken we eraan om alle factuurstromen via de scanservice te laten lopen. Op die manier oefen je op slechts één punt de controle uit over alle factuurstromen per administratie.

Begin nu met elektronisch factureren


Wacht niet tot de praktijk van morgen je bedrijf inhaalt. Bereid je goed voor en zorg dat je administratiegegevens en die van je klanten en leveranciers goed en volledig gevuld zijn. Daarmee behaal je straks meteen een mooie tijdwinst. In Exact Online kun je elektronische facturen op verschillende wijze verzenden. Zo is er de digitale brieven bus, e-mail. Maar ook send & track en binnenkort via service providers voor het SI platform.
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel