Zelfboekende software komt eraan (en dit heb je er aan)

De boekhouding moet goed zijn, alleen de verwerking gaat nog vaak handmatig. Daarbij komt dat kantoren te weinig waarde hechten aan hun meest waardevolle bezit: de data. Als die actueel zijn dan pas kun je er echt waarde uit halen. De vraag is: hoe dan?

Daarover discussieerden Martin van Vliet (Exact), Martin de Bie (216) met Michel Meeuwse (Schipper Accountants) en Kees Zorge (Omniboost) tijdens de Accountancy Expo op 19 juni in Utrecht.

Mismatch

Er is een mismatch tussen de behoeften van de ondernemer en de verwachtingen van de relatiebeheerders, merkt Michel op. “30% van de relatiebeheerders bij accountantskantoren denkt dat ondernemers behoefte hebben aan management informatie. Maar als we het de ondernemer vragen dan stelt 80% hieraan behoefte te hebben. Dit is een teken aan de wand dat er iets moet veranderen. De boekhouding moet dus realtime, anders is het onmogelijk om in de behoefte van de ondernemer te voorzien.”

Drastische ingreep

Maar hoe krijg je de administratie realtime? Ondernemers opvoeden om na een transactie een foto te maken van het bonnetje en via een app sturen naar de accountant? Dat zal een enkeling doen. Om administraties massaal realtime te krijgen, is een drastische ingreep nodig, denkt Martin van Vliet. Namelijk: volautomatisch boeken en verwerken. Exact heeft een team van datawetenschappers en softwarespecialisten dat zich hiermee bezighoudt. “We hebben een neuraal netwerk over de administraties gelegd”, zegt Martin. “Via machine learning is de uitkomst direct duidelijk en ontstaat een boekingsvoorstel, zonder dat de database zwaar wordt belast zoals voorheen bij het draaien van queries.”

RGS

Er gaan per maand 5 miljoen inkoopfacturen en 10 miljoen banktransacties door Exact Online. Als je dat koppelt met factuurhubs en bankenportalen dan heb je iedere dag een bijgewerkte administratie. Martin van Vliet: “Als je het rekenschema gekoppeld met RGS voor een bepaalde branche goed hebt staan, dan kan de software ook leren van administratieve gebeurtenissen bij branchegenoten. Met ondersteuning van RGS kan de software veel sneller en beter de facturen boeken dan via scan & herken.”

Administratie om 9 uur bij

Om automatisch boeken van de grond te krijgen, is Exact een proef gestart met 7 kantoren met ieder maximaal 50 administraties. Elke ochtend worden bankmutaties bij de deelnemende kantoren tussen 7 en 8:30 uur automatisch ingelezen en geboekt. Martin van Vliet: “De klant heeft dus om uiterlijk 9 uur een actuele administratie, zonder menselijke tussenkomst. De eerste reactie van de medewerkers? OEPS! Dat is eng, want wij hebben de boekingen nog niet gecontroleerd. Kortom, bij de ontwikkeling van zelfboekende software komt meer kijken dan techniek alleen, namelijk de mens. Die moet mee willen doen.”

UBL-pilot

Elektronisch factureren via UBL is een belangrijke manier om zelfboekende software meer rendement te geven. Klanten van accountancydeelnemers aan de UBL pilot van Exact krijgen een een bericht als ze een factuur wil sturen, printen of verzenden. In dat bericht staat: Er is een alternatief namelijk ‘echt elektronisch’. Wil je dit gebruiken? Als de ondernemer toestemt, dan kan ook automatische factuurverwerking plaatsvinden met bedrijven die ook al UBL-facturen versturen en verwerken.
“Uiteindelijk willen we dat de ondernemer via de nieuwe Mijn[Kantoor] app zijn banksaldo checkt in plaats van op zijn bank app”, zegt Martin van Vliet. “Dan ziet hij direct dat zijn banksaldi zijn bijgewerkt, maar hij heeft ook inzicht in openstaande (uitgaande en inkomende) facturen. Daardoor krijgt de ondernemer veel meer grip op zijn cashflow en kan veel adequater en alerter handelen ”

Nieuwe adviesfunctie

Martin de Bie: “Wij zetten RGS in om alle informatie ook van externe bronnen elke dag actueel te houden. Als je data realtime bij is kun je sturen op je kpi’s en maatregelen nemen. Dat is de nieuwe adviesfunctie als je data realtime zijn en kunt combineren met externe gegevensbronnen. Dan wil de ondernemer ook dat je langskomt om het verder te bespreken. Doe je dit goed dan trekt dit nieuwe klanten aan.” Kees Zorge herkent zich hierin. “Door het monitoren van verkoopgegevens kan je nauwkeuriger inkopen. Wij koppelen bijvoorbeeld sinds kort verkoopgegevens met weerdata. Daardoor kunnen we beter anticiperen en proactief adviseren over inkoop en inhuren van personeel.”

Achter de broek zitten

Door de combinatie RGS en machine learning wil Exact het percentage automatische correcte boekingen naar 98% brengen. Maakt dat de mens dan overbodig? “Absoluut niet”, zegt Martin van Vliet. “In de accountancy zijn nog steeds zeer veel vacatures voor werk dat niemand wil doen. Ondernemers achter de broek zitten met vragen over ontbrekende documenten, bijvoorbeeld. Zet daarvoor de robot in en de accountant kan zijn cliënten waardevol en tijdig ondersteunen gebaseerd op realtime data."


Wil jij deelnemen aan de pilot Zelfboekende software? Stuur een mail naar Martin van Vliet

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel