Als accountant klanten beter bedienen door practice management

“Meer commercieel handelen en verkoopkansen verzilveren.” Perry Telle van Hoornwijck Groep is er duidelijk over.“Als je als kantooreigenaar handmatig de administratie blijft doen, word je over 5 jaar wakker en ontdek je dat je werk is verdwenen.” Hoe voorkom je dit scenario en blijf je als administratiekantoor relevant?

Nieuwe klanten enthousiasmeren

Je hebt een accountants- of administratiekantoor. Je klanten zijn je trouw, maar van een aanwas aan nieuwe klanten is niet of nauwelijks sprake. Hoe komt dat? Het antwoord ligt redelijk voor de hand. Inspanningen om nieuwe klanten te enthousiasmeren zijn er niet of nauwelijks. Hoe breng je hier verandering in? Volgens Perry Telle zijn hiervoor 3 stappen: maak je interne processen efficiënt, ga commercieel handelen en verzilver je verkoopkansen. De software die dit ondersteunt: Practice Management.

Practice management, wat is het?


Het is een set aan nieuwe mogelijkheden om interne processen binnen een accountants- of administratiekantoor te stroomlijnen. De onderdelen binnen Exact Online zijn bijvoorbeeld: CRM, tijdregistratie & facturatie, documentbeheer en workflow.

Productiviteit


Via de smartphone kunnen medewerkers hun uren registreren. Er ontstaat zo inzicht in de productiviteit en declarabele uren van medewerkers. Tenslotte is de medewerker de belangrijkste ‘asset’ van het accountants- en administratiekantoor.  Bovendien ondersteunt CRM het meer commercieel bezig zijn met klanten. Je kunt campagnes opstarten, pipeline controles doen, eenvoudig suspects, prospects en klanten definiëren.

Omzet en verkoopkansen


Hoe belangrijk is grip krijgen op de eigen omzet voor een administratiekantoor? Perry Telle: “Steeds belangrijker. Stel dat je omzet over vijf jaar nog maar voor 20% bestaat uit administratief werk, dan zal je toch wat extra’s moeten doen. Door verkoopkansen in kaart te brengen, kunnen we doelstellingen neerleggen bij relatiebeheerders en daarop sturen. Bovendien kunnen we onvrede bij klanten sneller detecteren. Een symptoom van onvrede is het betalingsgedrag. Als je merkt dat dit verslechtert, dan is het zaak om contact op te nemen met de klant en met hem in gesprek te gaan. Dan kom je achter de reden. Doordat in Practice Management CRM en financieel zijn geïntegreerd, ontstaat snel inzicht in betalingsgedrag.”

25% abonnementen


Ook het factureren op abonnementsbasis gaat gemakkelijk. Hoornwijck Groep haalt 25% van de omzet uit abonnementen. Voor bepaalde activiteiten hanteert het Haagse administratiekantoor vaste prijzen per bundel: een tarief voor de administratie, jaarrekening en aangifte. Die zijn per klant verschillend maar de administratie ervan gaat volgens Perry Telle gemakkelijk doordat alles goed geautomatiseerd is.

Softwaretips van Perry voor administratiekantoren die relevant willen blijven


Administratiekantoren moeten veranderen om relevant te blijven in de digitaliserende maatschappij. Veel kantoren zeggen de noodzaak tot verandering te zien. Perry Telle ervaart echter, mede door zijn ervaring als bestuurslid van de NOAB met de portefeuille ICT, dat daadwerkelijk veranderen een uitdagend proces is. Zijn kantoor zit midden in het veranderingsproces. Hij geeft enkele tips om het proces, waarin IT een grote rol speelt, goed aan te pakken.

    1. Kies voor volledig webbased software. Daardoor hoef je geen servers in huis te hebben en te onderhouden. Je betaalt een vast bedrag per maand voor de software die je via een internetbrowser of app kan gebruiken. De leverancier zorgt voor beheer en onderhoud van de software.

 

    1. Denk na welke software je wilt koppelen. Daardoor kan je data in meerdere pakketten gebruiken. Dat scheelt administratieve handelingen en voorkomt fouten door handmatige invoer.

 

    1. Check of de beoogde leverancier koppelingen biedt met software van derden. Volledig webbased oplossingen zijn open, in tegenstelling tot gehoste en lokaal geïnstalleerde software. Daardoor zijn ze eenvoudig te koppelen met andere cloudsoftware.

 

    1. Denk na over je dossieropslag: waar bewaar je klantgegevens en hoe zijn de back-ups geregeld.

 

    1. Pas je werkprocessen aan. Eerst bepalen wat je wilt en hoe je dat kunt bereiken met je nieuwe cloudsoftware. Dus geen processen of werkwijzen kopiëren naar het nieuwe pakket. Mogelijk moet je je processen iets aanpassen naar de mogelijkheden van de software. Dus niet andersom want dan krijg je maatwerk.

 

    1. Ga gefaseerd over op cloudsoftware. Heb je als kantoor meerdere afdelingen: boekhouding, salarisadministratie, samenstellen, etc. Breng deze dan één voor één naar de cloud. Zo voorkom je dat je een overdosis aan verandering krijgt. Je kunt leren van eerdere overgangen op cloudsoftware (zoals conversie, procesaanpassing) en je kunt medewerkers beter begeleiden in de nieuwe manier van werken.



Zelf ervaren


Wil je na het lezen van dit blog, de software die Perry gebruikt zelf ervaren? Dat kan 30 dagen kosteloos en vrijblijvend. Meer inspiratie en handige tools voor administratie- en accountantskantoren vind je in dit overzicht.

Probeer 30 dagen vrijblijvend

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel