Boekhouden

Lion Heart Foundation zet Exact succesvol in voor beheer van donateurs

Exact voor Boekhouden Plus gebruik je uiteraard vooral om je administratie op orde te houden. Maar er zitten nog veel meer mogelijkheden in. Dat ontdekte ook de Lion Heart Foundation, een goed doel dat voor Exact koos om de combinatie met relatiebeheer. “We kunnen nu al onze donateurs én de boekhouding in één pakket bijhouden.”

Wist je dat Exact voor Boekhouden uitgebreide mogelijkheden heeft voor relatiebeheer? Handig voor de ledenadministratie van een vereniging, gekoppeld aan zaken als contributie. Of, in het geval van de Lion Heart Foundation, om de donateurs bij te houden en in kaart te brengen.

Ziekenhuis Sierra Leone

De Lion Heart Foundation is een stichting die is opgericht voor een specifiek doel, een ziekenhuis in Yele, Sierra Leone. Wanneer drie Nederlandse artsen in 2006 het Magbenteh ziekenhuis in Sierra Leone bezoeken, zien ze grote armoede en zeer beperkte medische voorzieningen. De drie artsen willen iets doen en richten in april 2006 de Lion Heart Foundation op, die het verbeterde Magbenteh Hospital in 2010 overdraagt aan het lokale management. In datzelfde jaar wordt een kleine kliniek voor de medewerkers van de palmoliefabriek in het afgelegen Yele gebouwd. Dit is nu uitgegroeid tot een ziekenhuis met 70 bedden voor de allerarmsten van Sierra Leone: het Lion Heart Medical Centre.

Donateurs

Zoals vrijwel elk goed doel, is ook de Lion Heart Foundation afhankelijk van de giften van donateurs. Die moeten in de meeste gevallen actief benaderd worden, en dat is een hele administratie op zich. Welke bedrijven en vermogensfondsen zijn al gecontacteerd, door wie en wat was daarvan de uitkomst? Verder probeert de stichting natuurlijk ook particulieren warm te krijgen voor een donatie. Dat gebeurt voornamelijk via sociale media. Een derde groep donateurs schenkt in natura. De verschillende doelgroepen worden ook op de hoogte gehouden van de werkzaamheden en resultaten van de stichting. Dat gebeurt via e-mailings.

“Al de verschillende administraties – donateurs, giften, boekhouding – werden apart bijgehouden,” vertelt Max Kooijmans, vrijwilliger Marketing bij de Lion Heart Foundation. “De donateurs in een spreadsheet, de boekhouding in een administratiepakket zonder verder functionaliteit. Voor de mailing werden weer aparte lijsten bijgehouden. Drie verschillende softwarepakketten waren daarvoor nodig.”

Logisch dus dat de stichting op zoek ging naar een administratiepakket dat tegelijk kan worden gebruikt voor relatiebeheer. Waarin zowel geldelijke giften als schenkingen in natura kunnen worden bijgehouden. En dat meteen gebruikt kan worden voor het sturen van mailings met behulp van een koppeling met mailingsoftware.

Longlist

Op basis van al deze wensen maakte de stichting een longlist van administratiepakketten die beschikten over een of meer van de functionaliteiten. Uiteindelijk koos de Lion Heart Foundation voor Exact, op basis van de volgende criteria:

  • Een CRM-module voor relatiebeheer;
  • Kunnen werken op afstand, zodat het management in Sierra Leone ook inzage heeft;
  • Een uitgebreide rapportagefunctie voor het bestuur;
  • Een koppeling met MailChimp, het e-mailmarketingprogramma dat door de stichting wordt gebruikt.

Hoe zijn de ervaringen? “Ik werk zelf alleen met het CRM-deel van de software, en dat is zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken,” zegt Kooijmans. “De grootste uitdaging die we tegenkomen is om iedereen zover te krijgen om hun deel goed bij te houden.”

De mogelijkheden van relatiebeheer in Exact voor Boekhouden Plus helpen de Lion Heart Foundation om efficiënter te werken en daardoor meer van de giften bij het goede doel te krijgen. Als alles meezit kan het ziekenhuis vanaf 2030 zelfstandig draaien zonder de hulp van de stichting.

Meer weten over Exact voor Boekhouden? Kijk op de productpagina

NL Select your country