Social Collaboration - Werken in groepen

In de vorige blogpost over Social Collaboration heb je kunnen lezen hoe je entiteiten kunt delen op een tijdlijn. Het delen van informatie kan zowel op de tijdlijn van een medewerker als op die van een groep. Om ervoor te zorgen dat informatie bij alle medewerkers van een bepaald team, project, afdeling of divisie terecht komt, kun je gebruik maken van groepen.

Het werken in groepen bevordert onder andere de samenwerking, brengt mensen samen, brengt discussies op gang en stimuleert het delen van kennis en ideeën.

In deze blogpost wordt uitgelegd hoe je in groepen kunt werken en waarom dit voor jullie bedrijf van toegevoegde waarde kan zijn.

Groep aanmaken

Via + Aanmaken kun je een nieuwe groep aanmaken. Het volgende scherm zal verschijnen:

Hier kun je de betreffende gegevens van de groep invoeren en de gewenste leden toevoegen. Nadat je op Bewaren hebt geklikt wordt de groep aangemaakt en kun je aan de slag!

Voor meer informatie over (het aanmaken van) groepen m.b.t. Social Collaboration, zie Werken met groepen in Social Collaboration.

Werken in groepen

Social Collaboration is onder andere ontwikkeld om de samenwerking tussen collega’s te bevorderen waarbij alle informatie op één platform beschikbaar is. Door te werken in groepen is het niet meer nodig om groeps-e-mails te versturen, (interne) nieuwsbrieven de deur uit te doen, groeps-chats aan te maken, etc.

Door bovenin het scherm op  Tijdlijn te klikken kom je op je tijdlijn terecht. In de sectie Een update delen kun je aangeven wat je wilt delen. In het veld Delen met kun je een groep selecteren om de informatie met die betreffende groep te delen. Om alle berichten van die groep te zien, kun je aan de rechter kant in de sectie Mijn groepen op de betreffende groep klikken.

Door te werken met groepen kun je bijvoorbeeld een discussie of brainstorm starten, waarbij iedereen zijn mening of ideeën kan uiten op het moment dat het voor die persoon uitkomt. Ook kun je om feedback op een document vragen door dit document in de groep te delen. Start er volgende week een nieuwe medewerker op jullie afdeling? Dan is het wel zo leuk om alvast de medewerkerskaart in de groep te delen, zodat iedereen weet wie hun nieuwe collega wordt.

Daarnaast kan nieuws dat niet gemist mag worden bij de hele groep onder de aandacht worden gebracht. Je kunt er zelfs voor kiezen om het nieuws op te splitsen in bijvoorbeeld bedrijfs-nieuws en event nieuws en hier aparte groepen voor aan te maken. Over events gesproken, is er binnenkort een groot bedrijfsfeest of sportevenement waar het hele bedrijf voor is uitgenodigd? Ook dan kun je heel gemakkelijk een groep aanmaken en alle informatie met betrekking tot het event in deze groep delen en mensen motiveren om te komen!

Berichten namens een groep delen

Wanneer je de eigenaar of groepsbeheerder bent van een groep, kun je in een groep ook berichten namens deze groep delen. Om dit te kunnen doen klik je links naast het veld Een update delen op het pijltje en kies je voor Plaatsen als groep.

Voordelen van het werken in groepen

Er zijn dus genoeg situaties te bedenken waarom het werken in groepen ook voor jouw bedrijf een uitkomst kan bieden. Door gebruik te maken van groepen hebben de medewerkers meer tijd over doordat niet voor elke brainstorm- of kennissessie een meeting ingepland hoeft te worden. Het kan niet meer gebeuren dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien of kwijtraakt doordat per ongeluk dat ene mailtje is gewist. Ook kan er niemand worden vergeten, want iedereen in de betreffende groep kan de berichten zien. Een leuk bijkomend voordeel is dat bij grote bedrijven medewerkers met elkaar in contact komen die elkaar normaal gesproken nooit zien of spreken. Je kunt eenvoudig op berichten reageren en zelf bepalen wanneer je de reacties van anderen leest, zonder dat een hele lijst met ongelezen ‘heen-en-weer-mailtjes’ je mailbox domineert. En misschien nog wel het belangrijkste voordeel van het werken in groepen door middel van Social Collaboration is dat álle communicatie binnen het bedrijf op één plek te vinden is.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie zullen we verder ingaan op het delen van nieuws met behulp van Social Collaboration.