Lucam vergroot grip op inkoopproces met het SCSN

Stijgende prijzen en leveringsproblemen door materiaaltekorten. Bijna elk maakbedrijf heeft hier tegenwoordig mee te maken. Zo ook Lucam Air, producent van energiezuinige ventilatiesystemen. “Deze problemen zijn in de afgelopen maanden alleen maar groter geworden.” Lees hoe zij hier meer grip op willen krijgen. 

Waarom Lucam zich aansloot op het Smart Connected Supplier Network (SCSN) 

“De kosten van isolatiemateriaal zijn de afgelopen periode met 30% gestegen. Ook zien we dat leveranciers vanwege tekorten niet de volledige bestelling kunnen leveren”, begint Sebastiaan Wezenberg, werkzaam als software engineer bij Lucam. “Als de bestelling niet volledig wordt geleverd dan kan dit het productieproces verstoren. En omdat we werken met zeer korte levertijden moeten we dus meer grip krijgen op ons inkoopproces.” Het krijgen van meer grip was dan ook één van de meest belangrijke redenen dat Lucam besloot om zich aan te sluiten op het Smart Connected Supplier Network (SCSN) en deel te nemen aan de controlled release in Exact Online. 

Over Lucam 

Goede ventilatie is tegenwoordig een must. Lucam voorziet in deze behoefte en   ontwikkelt en produceert energievriendelijke luchtbehandelingskasten voor bijvoorbeeld grote gebouwen, scholen, fabriekshallen. “We leveren zowel standaard luchtbehandelingskasten als maatwerk", legt Sebastiaan uit. “Lucam werkt met name met dealers en deze kunnen hun orders online bij ons plaatsen.” 

Korte levertijden, materiaaltekorten, prijsstijgingen 

“Het zijn dynamische tijden! We werken met korte levertijden. Na het plaatsen van de bestelling willen we de order binnen drie weken hebben uitgevoerd. Niet eenvoudig in tijden van materiaaltekorten en sterke prijsstijgingen. Daarom willen we zo snel mogelijk weten of de leverancier de bestelling ook op tijd én met het juiste aantal geleverd kan worden. Met name bij custom orders willen we dit direct weten. Als niet alle materialen op tijd binnen zijn dan moeten we op zoek naar alternatieven en extra kosten maken om toch onze leverdoelstellingen te behalen. Dit wil je voorkomen.” 

Arbeidsintensief inkoopproces 

Sebastiaan vertelt dat zij werken met verschillende manieren van inkopen. “De grijpvoorraad wordt aangestuurd met Kanban en de leverancier vult zelf de voorraad aan tot de gewenste voorraadniveaus – dit gaat buiten Exact Online om. Vanuit Exact versturen we ook per e-mail inkooporders voor bijvoorbeeld plaatwerk, ventilatoren of aluminium profielen. Dit gaat prima – maar vraagt nog veel handwerk. De communicatie met de leverancier verloopt per e-mail en je moet handmatig de geplande ontvangstdata bijwerken. Dit is belangrijk om te bepalen of we ook alle materialen op tijd in huis hebben om de werkorder uit te voeren. Als we een frame niet op tijd binnen hebben, dan loopt het hele proces vast. Als een leverancier niet op tijd kan leveren, wil je dit zo snel mogelijk weten zodat je op zoek kunt gaan naar alternatieven. Ook bestellen we via de webshops van onze leveranciers – we moeten dan ook vervolgens een bestelling in Exact Online aanmaken zodat we de geplande ontvangst kunnen vastleggen. Het inkoopproces is dus nog een arbeidsintensief proces met veel e-mail communicatie.’ 

Efficiënter inkoopproces dankzij SCSN 

Daarom besloten ze bij Lucam zich aan te sluiten op SCSN. “SCSN heeft de belofte om het inkoopproces een stuk efficiënter te laten verlopen. We zijn nu in de opstartfase en testen met het versturen van inkooporders naar Wurth Nederland B.V. en Solar Nederland. Helaas zijn nog niet al onze leveranciers op het SCSN aangesloten. Liefst zou ik zien dat onze hoofdleveranciers zich ook aansluiten. Dat zou voor ons enorm veel tijd opleveren.” 

Interne leveringen 

Maar er is meer. Sebastiaan: “We willen het SCSN niet alleen gebruiken om met onze leveranciers te communiceren. We zien ook kansen om onze interne leveringen efficiënter te laten verlopen. Met SCSN willen we een bestelling plaatsen van de ene naar de andere administratie. We kunnen dan zonder te veel onnodige handelingen en overtypen de interne verkooporder verder oppakken. Onze eerste ervaringen zijn positief, maar kwamen er wel achter dat we intern niet altijd werken met dezelfde artikel- en prijsbestanden. Deze gegevens moeten in alle administraties volledig in sync zijn. Je wilt voorkomen dat een medewerker in een administratie een artikel aanmaakt die niet bij andere administratie bekend is – of dat je werkt met verouderde prijzen.”  

Tips voor het werken met SCSN 

Heeft Sebastiaan nog tips voor andere ondernemers? “We zijn nu in een opstartfase. Ik heb ervaren dat het lastig is om het juiste artikelbestand van mijn leveranciers te krijgen. Bij de implementatie van SCSN krijg je een spiegel voorgehouden in het correct beheren van artikelgegevens. Mijn tip: vraag je leverancier om een lijst van de artikelen die je in de afgelopen x-maanden hebt besteld – en dan met de juiste artikel- en eenheidscodes. Ik zou graag zien dat leveranciers het nog makkelijker maken om de gewenste artikelgegevens en prijslijsten te verwerken. Je ziet dat leveranciers hier verschillend mee omgaan. De ene leverancier geeft goed inzicht in de prijzen (inclusief afgesproken kortingen) maar niet in de relevante producten. De andere leverancier maakt het makkelijk om vanuit jouw bestelhistorie de juiste lijst aan te leveren, maar dan niet altijd met de recente prijzen. Je wilt immers niet het hele artikelbestand van je leverancier overnemen, je wilt alleen de voor jou relevante materialen in sync houden.” 

De 1e testorder  

“Mijn volgende tip bij het opstarten is het maken van een eerste testorder. Zet alle artikelen én eenheden die je in afgelopen x-maanden hebt besteld in één testorder. Verstuur deze vervolgens naar je leverancier en check of deze volledig en correct is ontvangen. Je wilt niet elke bestelling afzonderlijk testen en zo weet je in één keer of je met juiste artikelgegevens werkt en waar je aanpassingen moet maken.”   

De toekomst 

“De eerste ervaringen zijn positief, het versturen van bestellingen gaat heel efficiënt”, concludeert Sebastiaan. “Het liefst zou ik zien dat er ook een terugkoppeling is van bevestigde aantallen, leverdata en prijzen. Nu vergt dit nog extra handmatig werk. Als we dit volledig kunnen automatiseren dan zou dit enorm veel opleveren. Het voorkomt dan niet alleen dubbel werk en veel e-mailcommunicatie over en weer, maar kan ook de onze leverbetrouwbaarheid vergroten. Stel dat je binnen enkele seconden een bevestiging krijgt van de leverdata en aantallen, dan kun je productie efficiënter inplannen. Als alles geautomatiseerd verloopt, hoef je alleen op de uitzonderingen te sturen. Ik hoop dat SCSN deze toekomst mogelijk maakt.” 

Meer weten over SCSN?   

Met het Smart Connected Supplier Network (SCSN) kun je volledig geautomatiseerd verkooporders ontvangen en inkooporders versturen in de digitale keten. Hierdoor kunnen bedrijven nog eenvoudiger berichten met elkaar uitwisselen, ongeacht met welk ERP-systeem zij werken. Wil je meer over deze standaard weten? Neem dan een kijkje op  smart-connected.nl. Meer informatie over de SCSN-koppeling met Exact kun je hier vinden.