Dienstverlening

Voorkom fouten en correcties in de urenregistratie

Voorkom fouten en correcties in de urenregistratie

Het corrigeren van fouten in de urenregistratie is veel gedoe. Zeker als foutieve uren al zijn gefactureerd. Om fouten te voorkomen, hebben we het mogelijk gemaakt om per medewerker te bepalen op welke uursoorten hij of zij mag boeken. Zo kun je voorkomen dat medewerkers per ongeluk op verkeerde uursoorten boeken. 

Bespaar 30 minuten extra werk 

Een fout is zo gemaakt. En omdat uursoorten verschillende tarieven kunnen hebben, kan deze fout doorwerken in de facturatie en projectbewaking. Het kan veel extra tijd kosten om zo’n fout te corrigeren.  

Bijvoorbeeld, je werkt met verschillende medewerkers met verschillende tarieven op 1 project. Het duurt gemiddeld minder dan 1 minuut voor een medewerker om zijn of haar uren te boeken. Is er een fout gemaakt en is deze fout niet opgemerkt en gefactureerd? Dan kan het zo maar een half uur kosten om één enkele foutieve ureninvoer recht te zetten. Je moet uren corrigeren, opnieuw indienen, creditnota’s versturen, facturen opnieuw versturen, …. Veel gedoe dus. En niet alleen veel gedoe, denk eens aan klachten vanuit klanten – fouten in de facturatie gaan ten koste van je professionaliteit.  Dit wil je natuurlijk voorkomen.   

Bepaal uursoorten per medewerker

Goed nieuws! Het is mogelijk om per medewerker te bepalen welke uursoorten hij of zij kan gebruiken in de urenregistratie. Dit werkt handiger voor de medewerker, en voorkomt fouten die ontstaan omdat medewerkers op verkeerde uursoorten uren hadden geboekt. 

Zo werkt het  

Je gaat naar de medewerkerskaart en kiest het tabblad ‘restricties uursoorten’. Je selecteert de betreffende uursoorten. Natuurlijk kun je per project van deze standaarduursoorten afwijken – dit kun je doen door per project en per medewerker afwijkende restricties aan te geven.  

Business software

De voordelen op een rijtje:  

  • Meer gemak in de urenregistratie 

Het werkt handiger voor de medewerker. Minder keuze in het selecteren van het juiste uursoort. Mag de medewerker één uursoort gebruiken? Dan wordt deze automatisch ingevuld. 

  • Voorkom fouten en bewerkelijke correcties

Je voorkomt bewerkelijke fouten, bijvoorbeeld in de facturatie en tijdrovende correcties die ontstaan zijn door slordige fouten in de urenregistratie. 

  • Meer flexibiliteit 

Per project kun je van deze restricties afwijken en je medewerker meer, minder of andere restricties geven. Zo heb je volledige flexibiliteit om te bepalen welke uursoorten kunnen worden gebruikt.    

Wil je meer informatie? Bekijk de video of neem contact met ons op.  

Author image
Remco Kroes

Remco heeft meer dan 13 jaar ervaring met het toepassen van business software oplossingen, zowel in Nederland als internationaal. Bij Exact is hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Exact Online Zakelijke Dienstverlening.

NL Select your country