Meer grip op je projecten met de verbeterde WBS

Met de Work Breakdown Structure (WBS) in Exact Online leg je de scope en het budget van je project vast. Met de WBS deel je het project op in kleinere deelactiviteiten. Door dit op te splitsen maak je een project meer beheersbaar en het helpt je budgetoverschrijdingen te voorkomen. Graag leggen we je uit hoe dit werkt. 

Kloppend hart van elk project 

Je kunt de WBS zien als het kloppend hart van je project waarmee je de workflow in een project - van planning, urenregistratie tot facturatie - nog beter kunt aansturen. Activiteiten vanuit de WBS kun je via visuele planborden inplannen en uitvoeren. De WBS geeft vervolgens inzicht in de bestede uren, marges en voortgang. Wel zo makkelijk! 

Grip op facturatie 

De WBS in Exact Online biedt niet alleen grip op de voortgangsbewaking maar helpt je ook om de facturatie in juiste banen te leiden. Met name handig voor projecten waarin niet elk onderdeel op dezelfde wijze moet worden gefactureerd. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde risicovolle projectonderdelen of onvoorzien meerwerk. Zulke werkzaamheden zijn vooraf moeilijk in te schatten en deze wil je bij voorkeur niet tegen een vaste aanneemsom aannemen, omdat je dan zelf het risico neemt op budgetoverschrijdingen. Je wilt deze op basis van het aantal werkelijk bestede uren factureren.  

Voorheen was het beperkt mogelijk om met verschillende facturatiemethoden op één project te werken. We hebben dit aangepast en makkelijker gemaakt. Het is nu mogelijk om heel flexibel per activiteit in de WBS te bepalen welke facturatiemethode van toepassing is (zie figuur 2).  Zo kun je op een vaste prijs project heel eenvoudig aangeven welke onderdelen onder de vaste prijsafspraak vallen en welke werkzaamheden op nacalculatiebasis moeten worden gefactureerd. 

Nieuw: facturatiemethode per activiteit 

Je kunt nu ook per activiteit kiezen uit 5 facturatiemethoden. We lichten deze hieronder kort toe. 

1. Op basis van het projecttype 

Standaard wordt een activiteit gefactureerd op basis van het gekozen projecttype. Je kunt per project kiezen of de werkzaamheden binnen dit project op basis van een vaste prijs of op basis van nacalculatie worden gefactureerd. Als je deze optie kiest, geldt de facturatiemethode van het project en worden de activiteiten volgens projectinstelling gefactureerd. 

2. Vaste prijs 

Als je voor deze optie kiest, worden geschreven uren niet afzonderlijk gefactureerd. De activiteit heeft een vaste prijs en er wordt automatisch een factuurtermijn aangemaakt en ingepland op de gewenste factuurdatum. Het te factureren bedrag wordt automatisch ingevuld op basis van begrote omzet (uren * tarief). Je hoeft dus niet meer handmatig een factuur op te maken. Omdat deze termijn automatisch wordt aangemaakt, beperk je het risico dat je de werkzaamheden vergeet te factureren. Je kunt deze optie ook gebruiken in combinatie met het projecttype vaste prijs. Voordeel is dat je nu per activiteit een aparte factuurtermijn aanmaakt. Hierdoor kun je de kosten en baten per activiteit volgen – je weet immers de gemaakte kosten en omdat de baten toe wordt gerekend naar deze activiteit bewaak je heel eenvoudig de marge. 

3. Vooruitbetaald 

Bij deze optie wordt automatisch een voorschottermijn aangemaakt. Ook bij deze activiteit geldt een vaste prijsafspraak en worden geschreven uren niet op nacalculatie gefactureerd. Het verschil met de voorgaande optie, vaste prijs, is dat de verzonden factuur nog niet als omzet wordt aangemerkt maar als uitgestelde omzet wordt gezien. De omzet wordt pas genomen op basis van werkelijk geschreven uren in een bepaalde periode. Met name handig bij langer lopende projecten die vooruit worden gefactureerd en waar het vooraf niet geheel duidelijk is wanneer iets wordt uitgevoerd. 

4. Nacalculatie 

Als je voor deze optie kiest, worden de werkelijke en factureerbare uren gefactureerd. Met name handig voor bijvoorbeeld onvoorzien meerwerk op vaste prijs projecten. Ook handig voor werkzaamheden waarbij de klant niet een helder beeld heeft van de scope van een bepaalde activiteit. Met nacalculatie beperk je het risico dat je extra uren niet kunt factureren. Worden uren op een activiteit met nacalculatie geschreven dan wordt er automatisch een factuurvoorstel voor deze uren aangemaakt. 

5. Niet-factureerbaar 

Bij deze optie worden werkzaamheden niet in rekening gebracht. Met name handig voor werkzaamheden in bijvoorbeeld de verkoopfase. Je wilt de uren (en kosten van deze uren) die je besteedt om een project binnen te halen wel op het project vastleggen, maar je wilt (of kunt) deze niet altijd factureren. 

Ook de WBS-template is uitgebreid 

Je kunt deze factuurmethoden ook in de WBS-templates gebruiken. Met behulp van een WBS-template kun je activiteiten bijvoorbeeld per deliverable vooraf vastleggen en je kunt deze als een soort losse vooraf ingerichte bouwsteen gebruiken om snel je projectbegroting op te bouwen of uit te breiden. Je kunt bijvoorbeeld een template vastleggen voor meerwerk en als deze van toepassing is, kun je deze makkelijk aan een bestaande WBS toevoegen. 

Niet alleen uren 

De WBS kun je ook gebruiken om de kosten en uitgaven te bewaken. Deze gaan we ook in de komende tijd verder verbeteren, zodat je bijvoorbeeld nog eenvoudiger een inkooporder op basis van een begrote uitgave kunt vastleggen. 

Uitnodiging 

Wil je ook direct aan de slag met de verbeterde WBS? Neem dan deel aan de controlled release en neem contact met ons op!