Dienstverlening

Hoe strategisch is uw HR-afdeling?

Veel HR-afdelingen komen om in de bureaucratie, ze kunnen nauwelijks het hoofd boven water houden. Als veel tijd wordt besteed aan het verwerken van stapels administratie, blijft er natuurlijk maar weinig tijd over voor strategische plannen. En als bedrijven er niet in slagen hun talenten effectief te ontwikkelen en binnen te houden, dan kan dat een groot probleem zijn in een markt waarin de concurrentie alleen maar zwaarder wordt.

Hoe kan het management HR-teams helpen? Hoe kan de administratieve werkdruk verlaagd worden om meer tijd te creëren voor strategische plannen die waarde toevoegen? Waar moeten HR-afdelingen volledig op focussen om het beste uit het menselijk kapitaal te halen?

Het is belangrijk om de impact te verminderen van grote hoeveelheden activiteiten die slechts een kleine toegevoegde waarde hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan zich vaak herhalende handmatige activiteiten, grote stapels papierwerk, en de uitdagingen van het samenvoegen en uitwisselen van informatie tussen verschillende IT-systemen.

Kortom, de HR-afdeling heeft ondersteuning nodig als het wil veranderen van een administratief werkpaard in een strategische business partner. Er moet tijd vrijgemaakt worden voor plannen en resultaten die écht iets extra’s toevoegen.

IT speelt hierbij een hoofdrol. Bedrijfssoftware kan processen automatiseren die tijd vreten en maar weinig teruggeven aan de organisatie of klanten. Het kan ook verspreide teams helpen om nauwer samen te werken, en besparingen opleveren in snelheid en efficiëntie. HR-specifieke oplossingen zorgen ervoor dat bedrijven alle administratieve aspecten van HRM kunnen rationaliseren, inzichtelijk maken en vervolgens ondersteunen. Met minimale handmatige inspanningen, kunt u uw medewerkers volledig ondersteunen vanaf het moment dat ze worden aangenomen tot het moment dat ze het bedrijf verlaten.

Hoe verhoudt zich dit nu concreet tot de tijdsbesparing die zo hard nodig is? Stelt u zich bijvoorbeeld eens voor dat een groot aantal simpele, puur administratieve, tijdrovende processen geautomatiseerd wordt door een Selfservice Portal voor uw medewerkers.

De medewerkers kunnen dan via deze portal zelf het systeem updaten. Vooraf vastgestelde HR-verzoeken geven de noodzakelijke input met slechts een minimale inspanning. Denk aan reisverzoeken, kostendeclaraties, kantoorspullen, evaluaties etc. Het systeem zorgt dan automatisch voor de volgende stappen die relevant zijn voor elk soort verzoek, en dat de juiste informatie geregistreerd wordt op de juiste plekken volgens een gestandaardiseerde en volledig geïntegreerde procedure. Zou dat meer tijd vrijmaken voor strategisch HR-management, denkt u?

En wat als alle medewerkersinformatie en gebeurtenissen opgeslagen zouden kunnen worden in een centrale database? Eén systeem, één bron van waarheid, geen dubbele invoer, geen ontbrekende informatie die verstopt is op iemands desktop. Ga dan nog een stapje verder en denk aan het genereren van statistieken over wat voor aspect dan ook, van alle medewerkers, op elk gewenst moment. En nóg sterker: maak deze informatie ook nog eens altijd en overal beschikbaar voor iedereen die het maar nodig heeft.

En wat denkt u van het automatiseren van kernactiviteiten, gebaseerd op gerelateerde gebeurtenissen of informatie? Of een welkomstpakket voor nieuwe medewerkers, triggers voor een staftraining, het verwerken van vakantiedagen, of het managen van evaluaties en voortgangsgesprekken? Een systeem waarbij waarschuwingssignalen ingesteld kunnen worden die helpen bij het proactief managen van de vervolgstappen van vooraf vastgestelde scenario’s.

Zo’n tool zou u duidelijk veel voordelen op kunnen leveren. Het maakt het gemakkelijker om taken uit te voeren en het faciliteert effectieve samenwerking tussen teams. Het versimpelen van werkprocessen levert niet alleen tijdwinst op, het helpt ook bij het krijgen van een organisatiebreed beeld omdat mensen zich niet meer bezig hoeven te houden met micromanagement.

Het checken van de klantgeschiedenis, het lokaliseren van een collega, het opvolgen van een klacht, het archiveren van e-mails en andere correspondentie, het coördineren van een marketingcampagne of simpelweg het aanvragen van vakantie; het wordt allemaal gestandaardiseerd, versimpeld en versneld.

Gezien de diversiteit aan informatie die erin is opgeslagen, kan een dergelijke HR-tool ook een aantal andere belangrijke rollen spelen. Want dit soort workflows kan ook opgezet worden voor andere activiteiten. Deze centrale bron van informatie kan gemakkelijk uitgebreid worden naar andere teams voor CRM, proces-, document- of projectmanagement. Web portals kunnen opgezet worden om ervoor te zorgen dat internettoegang mogelijk is voor iedereen. En met de juiste interface, kan volledige integratie met bestaande financiële of ERP-systemen een oplossing creëren waarbinnen alle bedrijfsprocessen volledig geïntegreerd zijn.

Dit soort complete oplossingen zijn binnen handbereik. Ze bieden u de mogelijkheid om uw processen precies zo in te richten, te automatiseren en te verbinden zoals u dat wilt. Onderzoek de opties voor het vrijmaken van uw HR-personeel van routinematige activiteiten die maar weinig waarde toevoegen. Het is een belangrijke stap waardoor zij een echte bijdrage kunnen gaan leveren aan uw strategische besluitvorming.


{CTA_BLOCK}
NL Select your country