Dienstverlening

Hoe BDM 2 dagen per week bespaart op projectadministratie

projectadministratie

Hoe meer er wordt gebouwd des te meer behoefte is er aan nauwkeurige metingen. Of dit nu is bij nieuwe gebouwen, infrastructuur of in bestaande fabriek is. Meten gaat met steeds geavanceerdere apparatuur en is projectgedreven. Goede winstgevenheid begint met een goede projectadministratie. Hoe zorg je daarvoor?

Landelijk actief

Brandsma Digitaal Meten (BDM) is landelijk actief in het meten van allerlei objecten. 8 landmeters zijn continu onderweg om zaken op te meten en 6 medewerkers bereiden het werk voor op het kantoor. “Opdrachtgevers willen gespecificeerde rekeningen van werkzaamheden die we uitvoeren”, vertelt directeur Rein Brandsma. “Dat betekent dat alle werkzaamheden per project, inclusief materiaalverbruik en de tijdregistratie op de factuur moeten komen. Zo kunnen onze klanten zich weer verantwoorden bij hun opdrachtgevers. Een aannemer kan wel tien projecten tegelijkertijd bij ons hebben lopen. Wij moeten zorgen voor een correcte facturatie richting de klant.”

Nieuwe meettechnieken

De administratie van de werkzaamheden was tot 2012 nog redelijk te doen. Nadat BDM begon met nieuwe meettechnieken en aandachtsgebieden, nam het aantal opdrachten en medewerkers toe. “De projectplanning deed ik in Outlook”, vertelt Brandsma. “Dat ging op zich goed maar naarmate er meer mensen in dienst kwamen, ging daar steeds meer tijd in zitten. Op een gegeven moment was ik elke zaterdag bezig om de planning samen te stellen, gewerkte uren in het boekhoudprogramma te krijgen en facturen aanmaken. Dat kostte veel tijd. Later nam ik hiervoor iemand in dienst.” Dat vond Brandsma echter zonde en zocht naar een oplossing.

Werkbon app

Via Google kwam hij bij de werkbon app Simple Simon terecht. Hij raakte direct enthousiast. De landmeters krijgen via de app informatie over hun werkzaamheden en kunnen die eenvoudig registreren via hun smartphone of tablet.

Destijds stond de software nog in de kinderschoenen, maar dat vond Brandsma niet erg. Er werd geluisterd naar zijn feedback en Simple Simon sloot steeds beter aan op de wensen. Er was echter geen koppeling met de boekhoudsoftware die BDM  gebruikte. “Daardoor kostte de administratie alsnog veel tijd”, herinnert Brandsma zich.

Koppeling

Toen er een koppeling van Simple Simon met Exact Uren & Facturen beschikbaar kwam, hoefde Brandsma niet lang na te denken en ging over. “De jongens in het veld registreren hun werkzaamheden, eventueel met aantekeningen en bijlagen, in Simple Simon. Die komen automatisch op het juiste project in Exact terecht. De medewerkers op kantoor verantwoorden hun uren, die kunnen bestaan uit vele kleine werkzaamheden, in Exact. Daardoor ontstaat er automatisch een geïntegreerde en gedetailleerde urenverantwoording van de buitendienstmedewerkers en kantoorpersoneel. Die gegevens komen per project samen op één factuur.

Minimale invoer voor goede projectadministratie

Buitendienstmedewerkers hoeven zo min mogelijk in te voeren. Daarvoor heeft Brandsma per project een vragenlijst gemaakt die medewerkers met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoorden. Eventueel voegen ze een bijlage zoals een foto of een aantekening toe. De medewerker, die gemiddeld 3-4 projecten per dag heeft, moet zijn werkzaamheden registreren voordat hij het project verlaat. “In de vragenlijst kun je ook verplichte taken opgeven”, zegt Brandsma “Daardoor is het makkelijker om vergeten werkzaamheden alsnog te doen.”

2 dagen besparing

Op het planbord is de registratie direct inzichtelijk. Is er een medewerker afwezig, dan is de planning makkelijk aan te passen via drag & drop. “Simple Simon in combinatie met Exact Uren & Facturen is ideaal. Buitendienstmedewerkers kunnen er heel makkelijk mee werken en alle medewerkers hebben inzicht in hun taken. Daardoor bespaar ik 2 dagen per week aan het kloppend maken van de administratie. Er gaan altijd correcte facturen naar onze klanten.”

Heb je tips voor andere bedrijven?

  • Start aan het begin van het jaar. Zo is het helemaal overzichtelijk.
  • Besteed aandacht aan het goed definiëren van je uursoorten en artikelgroepen (Simple Simon) en itemgroepen (Exact). Als de structuur staat, dan heb je een goede basis.
  • Zet de meest gebruikte artikelen per artikelgroep bovenaan.
  • In Simple Simon kan je zelf pictogrammen aan artikelen toevoegen. Gebruik deze ook, dit is voor de gebruikers erg herkenbaar.

Nieuwsgierig?

Wil jij ook weten of en hoe jouw projectadministratie beter kan? Ontdek dan snel meer over Exact Uren & Facturen en digitale werkbonnen. Ontdek het nu.

NL Select your country