Dienstverlening

E-mail zoals e-mail bedoeld was

In het huidige zakelijke verkeer wordt e-mail gebruikt voor van alles en nog wat. En we klagen allemaal over de hoeveelheid e-mail die we binnenkrijgen. Zeker voor zakelijk dienstverleners, waarbij de mensen vaak op locatie zitten, is communiceren via e-mail bijna een tweede natuur geworden. Het is echter iets waar we graag vanaf willen met z’n allen. Maar hoe kunnen we die eindeloze stroom e-mails nu stoppen?

De vraag die we ons eerst moeten stellen is: waarom versturen we eigenlijk zoveel e-mails? Het antwoord is heel simpel: gewoon, omdat het er nu eenmaal is. E-mail was één van de eerste mogelijkheden van het internet en daardoor konden we gemakkelijk communiceren met mensen binnen en buiten de onderneming. Later is daar van alles aan vastgeknoopt, zaken waar het in eerste instantie niet voor bedoeld was.

Uw e-mail lawine is dus eenvoudig terug te dringen, door simpelweg te voorkomen dat u e-mail inzet voor zaken waar het niet voor bedoeld is. Er zijn genoeg oplossingen te vinden die bedoelt zijn voor het automatiseren van de processen waar zakelijke dienstverleners mee te maken hebben.

Procesautomatisering

E-mail is bijvoorbeeld niet bedoeld voor het aansturen van processen. Een open deur, maar veel organisaties gaan er wel mee door. Offertes goedkeuren, projectplanningen rondsturen of een forecast afgeven. Vaak zijn er veel alternatieven voor e-mail die ook nog eens veel voordelen bieden. Want wat u niet verstuurt, hoeven uw collega’s ook niet op te slaan, of terug te sturen met opmerkingen. Centraal beheerde en gedistribueerde processen zijn inzichtelijk en traceerbaar.

Offertes centraal goedkeuren, betekent dus ook dat u centraal kunt zien hoeveel offertes er uitstaan en voor welk bedrag. Dan hoeven de verkopers dus ook geen forecast meer af te geven, want die heeft u al! Veel PSA oplossingen bieden niet alleen automatisering van uw project administratie en management, maar zeker ook uw verkoopprocessen.

Overbrengen verantwoordelijkheid

Veel zaken blijven in de organisatie liggen, omdat in de e-mail vergeten wordt een verantwoordelijke en einddatum te benoemen. Bij meerdere ontvangers voelt niemand zich verantwoordelijk voor dat laatste agendapunt. Zo blijft u steeds met de losse eindjes zitten.

Als u actiepunten via een digitaal proces uitzet, is het eenvoudig na te gaan wie acties heeft ondernomen. Zo verdwijnen punten niet meer zomaar. Het uitzetten van taken aan een projectteam is een integraal onderdeel van elke goede projectmanagement oplossing.

Foutloos werken

Factureerbare uren zijn de levenslijn van een consultancybedrijf. Het beoordelen en goedkeuren van die uren is dus een cruciaal proces. Door urenstaten per e-mail te versturen en te controleren, verspilt u niet alleen heel veel tijd, maar gooit u ook geld weg. Want een tikfout is zo gemaakt, waardoor uren op verkeerde projecten belanden, en niet meer te facturen zijn.

Voer uren in een centrale in, bij voorkeur geïntegreerd met planning en facturatie. Zo stroomlijnt u in één keer het gehele proces.

Samenwerken

Samenwerken via e-mail is ‘lees de historie in omgekeerde volgorde terug om de vraag bovenaan te beantwoorden’. Of het eindeloos heen en weer schieten van e-mailberichten.

Er zijn veel manieren om wél echt samen te werken. Bijvoorbeeld via chat of online vergaderingen. Maar ook via een gestructureerd proces waarin taken en issues centraal worden aangemaakt en afgehandeld. Zo kunnen meerdere mensen zich over een vraag buigen, en hebben zij altijd alle relevante informatie bij de hand.

Inzichtelijkheid

Wie heeft nog inzicht in wat er via de e-mail wordt besproken? Belangrijke bedrijfsinformatie zit verborgen in de e-mailarchieven van medewerkers. Hoe bepaalt u wat de meest voorkomende reden is voor kortingen als die reden niet buiten de inbox van uw projectbureau bestaat?

Zorg ervoor dat informatie beschikbaar is om analyses te kunnen draaien zodat u inzicht krijgt in uw organisatie. Dit bereikt u eenvoudweg door informatie centraal te beheren, en inzichten daaruit te destilleren.

Tijdige reacties

Vaak wordt e-mail gebruikt om taken te verdelen. Maar hoe weet u of iemand de taak ook tijdig opvolgt? Krijgt u een signaal van de mail? Natuurlijk kunt u verzonden e-mails nalopen, maar zou het niet handiger zijn om proactief gewaarschuwd te worden als een actie niet wordt opgevolgd? In veel PSA oplossingen kunt u geautomatiseerde controles en acties instellen, zo verloopt er geen deadline zonder dat u het weet.

E-mail zal niet meer verdwijnen, maar u heeft het echt niet altijd en overal voor nodig. Gebruik e-mail zoals e-mail ooit was bedoeld en zorg ervoor dat de overkill ervan uw bedrijf niet om zeep helpt. Er zijn vaak veel betere alternatieven om uw processen efficiënt in te richten.

NL Select your country