Dienstverlening

De juiste Work Breakdown Structure opstellen

Wanneer bedrijven voor het eerst werken met WBS, is het vaak lastig voor ze om het juiste detailniveau vast te stellen dat nodig is voor een effectief overzicht. Sommigen vinden dat ze zo in de details verstrikt raken dat een effectieve uitvoering onmogelijk wordt. En anderen blijven met het projectplan op een te hoog niveau zitten waardoor het niet echt praktisch is om uit te voeren.

Ten eerste is het belangrijk om te begrijpen waar de WBS wel en niet voor staat. Het is niet een omschrijving van de processen die gevolgd moeten worden om een project uit te voeren, of een schema waarin alle vastgestelde deliverables staan met bijbehorende deadlines. De WBS focust puur en alleen op het omschrijven en in detail weergeven van de scope van een project.

In het algemeen werkt het concept het beste als de informatie op het hoogste niveau is gericht op de deliverables en de meest belangrijke werkgebieden binnen het project. De informatie op een lager niveau geeft dan meer details over de ‘takenpakketten’. Deze focussen op hele duidelijk sub-secties van het project en bieden daarmee concrete definities van het werk dat gedaan moet worden. En dit wordt gecombineerd met de juiste informatie om de projectmanagementprocessen te ondersteunen. Denk daarbij aan geplande ontwikkeling, kosteninschattingen, het toewijzen van resources en het inschatten van risico’s.

Daarnaast is het ook heel belangrijk dat de WBS nauw verbonden is aan de deliverables van een project. Bij het opsplitsen van het project in werkbare pakketten, is het essentieel dat alle activiteiten constant in lijn zijn met de algemene doelstellingen van het project. De WBS moet duidelijk gericht blijven op wat er gedaan moet worden om het project af te ronden volgens de afspraken met de klant. Het is belangrijk alle activiteiten en doelen te blijven verbinden aan de vastgestelde deliverables. Anders loopt een bedrijf snel het gevaar dat de scope gaat verschuiven en dat uren worden verspild aan zaken die geen waarde opleveren voor de klant en die ook niet declarabel zijn.

Om het heel simpel te zeggen, kan de WBS gezien worden als een routekaart. Het is een heldere weergave van makkelijk te begrijpen taken en mijlpalen die alle betrokkenen een duidelijke richting geeft. Dit ondersteunt effectief management van de taken die plaatsvinden. Daarnaast geeft het een tastbare weergave van de eindresultaten en van het pad om die te bereiken, binnen tijd en budget.

Hier zijn echter geen harde regels voor. Het gaat om het creëren van een overzicht dat iedereen inzicht geeft in wat er van ze wordt verwacht. Dit kan gebeuren in de vorm van een grafiek, tekst of tabel. U kiest welk medium het beste past bij de projectleden, het werk zelf en wat de boodschap maar zo snel en duidelijk mogelijk overbrengt.

Denk 100%

De 100%-regel is een van de belangrijkste zaken in het effectieve gebruik van de WBS. Volgens de regel moet de WBS al het werk omvatten dat hoort bij de projectscope en dat nodig is voor het succesvol afronden van het project. Deze regel geldt op alle niveaus. De som van alle gedetailleerde takenpakketten is gelijk aan de hoeveelheid werk die is omschreven op een hoger niveau.

Het stelt ook dat er geen werk in de WBS mag staan dat niet binnen de scope valt: 100% is dus ook het maximum aan werk dat beschreven kan worden. Met andere woorden, zorg ervoor dat u alles afdekt en verspil geen tijd aan het plannen van activiteiten die niet direct bijdragen aan het realiseren van uw doelen.

Lees meer over het succesvol managen van je projecten met Exact voor Projectmanagement.

NL Select your country