Dienstverlening

Doe je aan projectplanning in Excel? Dit zijn de grootste beperkingen

projectplanning

Waarom doe je je projectplanning eigenlijk in Excel? Omdat het zo fantastisch werkt voor je projectorganisatie? Of uit gewoonte?

Met spreadsheets kun je heel veel. Maar er zijn ook heel veel beperkingen.
Denk aan fouten die zo makkelijk in je Excel projectplanningen kunnen sluipen.
Of aan al die losse spreadsheets per project met verschillende versies die je continu moet updaten en mailen naar alle stakeholders.

Daar gaat flink wat tijd inzitten. Die kun je beter gebruiken om het project op tijd en binnen budget op te leveren. Ontdek wat de grootste beperkingen zijn van een projectplanning in Excel en hoe je dit alles kunt voorkomen met een modern standaardpakket.


Projectplanning in Excel is iets voor je persoonlijke projecten

Een project managen met Excel is ideaal als het gaat om een persoonlijk project dat je alleen uitvoert.
Je begrijpt de projecttemplate, weet dat alle gegevens en formules kloppen en alleen jij maakt wijzigingen in een bestand dat je op een vaste plek hebt staan. Maar werk je met anderen samen dan verdwijnt dat allemaal.


Excel maakt projecten plannen voor een team vooral moeilijker

Die template voor de projectplanning mag dan duidelijk voor jou zijn, een ander kan er vaak geen touw aan vastknopen. Wat als anderen aanpassingen moeten maken? Dan kun je alleen achterhalen wat ze gedaan hebben als track changes toevallig aanstaat. En dat is met een muisklik uit te schakelen.

Dan moeten ze het bestand nog terugmailen. Hopelijk hebben ze dit keer wel de bestandsnaam gewijzigd zodat het jouw versie niet per ongeluk overschrijft als je het downloadt op je harde schijf. Dan krijg je uiteindelijk bestanden met ellenlange namen die lijken op Mijn-projectplanning-in-Excel-final-v38.xlsx

Je mag hierbij hopen dat de stakeholders altijd naar de juiste versie kijken zodat cruciale deadlines of deliverables niet worden gemist. Knap hoor als je door al die rondzwervende versies de totale projectplanning nog overziet.


Je projectplanning in Excel is een eenzaam data-eiland

Hoe staat de projectplanning voor klant x in verhouding met de urenadministratie? En de facturatie? En de boekhouding? En je CRM? Wat mag een accountmanager verwachten als ze na het laatste project aan komen kloppen bij een klant?

Je hebt waarschijnlijk totaal geen idee. Want al die losse spreadsheets zijn eenzame data-eilandjes die ronddrijven in de Grote inbox-oceaan.
Er is geen goede rapportage op los te laten. KPI's kun je niet in realtime meten, laat staan dat je op deze foutgevoelige cijfers of planningen kunt bouwen.
Je weet dus pas hoe je presteert totdat het project voorbij is. En dan nog weet je niet zeker waar je hebt gewonnen of verloren.

Op die manier kun je je als projectorganisatie of dienstverlener nooit verbeteren en blijf rondrennen in een vicieuze cirkel van onwetendheid.


Hoe de projectplanning veel beter kan

Gebruik moderne online software die speciaal gemaakt is voor dienstverleners. Projecten managen met en voor klanten is nu eenmaal een kunst op zich. Alleen als je de juiste specialistische tools in huis haalt kun je groeien als projectorganisatie. Denk hierbij aan een centrale online projectplanning die makkelijk te delen en voor alle stakeholders duidelijk is. Of een realtime capaciteitsplanning die het lastige rekenwerk voor je doet.

En wat te denken van een urenregistratie die automatisch gekoppeld is aan o.a. de projectplanning, projectadministratie, facturatie en boekhouding?
Door alle processen rondom een project te combineren in een standaardpakket kun je al je projecten volgen en meten - in realtime! Zo kun je leren van je projecten en groeien als projectorganisatie.

Ook meer uit je projecten halen?
NL Select your country