Dienstverlening

4 tips voor winststijging dankzij zorgvuldige urenregistratie

Projectorganisaties profiteren volop van de aantrekkende economie. Maar klanten verwachten een steeds hogere kwaliteit en minder risico. Effectief inspelen op de ontwikkelingen is essentieel, maar dit  mag niet ten koste gaan van de eigen bedrijfsvoering. Begin met winst behalen op de urenregistratie!

De cijfers liegen er niet om

Ondanks een positieve stemming, gaat maar liefst 5% van de omzet van adviesbureaus en consultancy organisaties in rook op voordat die gerealiseerd is. Verkeerde facturen door een gebrekkige urenregistratie of onenigheid over de invulling van het project liggen hieraan ten grondslag. Daardoor is het niet vreemd dat 26% van de zakelijke dienstverleners het een uitdaging te vinden om facturen op tijd betaald te krijgen.

Ontastbaar product

Als projectorganisatie verkoop je een ontastbaar product. Jouw handel wordt gemeten in tijd. Dus moet je aandacht besteden aan een zorgvuldige urenverantwoording. 12% van de omzet van dienstverleners is gebaseerd op inkomsten uit abonnementen. 36% is gerelateerd aan een vast tarief en 40% komt uit inkomsten uit uren. Het is dus in jouw belang dat je de urenregistratie goed doet.  

Hogere foutkans

Wat je inkomstenmodel ook is, je wil een zo’n hoog mogelijke marge. Het is daarom opmerkelijk dat veel organisaties hun uren registreren op papier, Word of in Excel. Handmatig invoerwerk leidt immers tot een grotere foutkans. Die fouten herleiden kost veel tijd. Ondertussen wacht je op je geld, want je klant gaat een foutieve factuur natuurlijk niet betalen.

Tips voor zorgvuldige urenregistratie

Herkenbaar? Dan is het nu tijd voor verbetering. Hierbij geven we jou enkele tips om winstgevendheid te verhogen door een nauwkeurige urenregistratie:

  1. Doe de tijdregistratie dagelijks
    Laat medewerkers dagelijks hun uren invullen op het juiste (deel)project via apps of automatische time tracking software. Hierdoor voorkom je dat ze werkzaamheden over het hoofd zien. Hoe langer je wacht, hoe meer ruimte er is voor speculatie in de tijdregistratie.
  2. Kies passende software
    Tijdregistratie in Word of Excel? Niet doen. Je verliest het overzicht. Vaak zonder dat je er erg in hebt. Gebruik liever makkelijke software voor urenverantwoording, zoals Exact Online voor Uren & Facturen.
  3. Train je medewerkers
    Geef je personeel wel instructies of een training in de gekozen software uit stap 2. Het komt nog best vaak voor dat bedrijven nieuwe tools aanschaffen en vervolgens verzuimen om medewerkers  goede instructies te geven.
  4. Koppel je urenregistratie aan je financiële software
    Breng de financiële, de abonnementen- en project- en urenadministratie in 1 systeem onder. Zo ontstaat inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet declarabele werkzaamheden af. Na het registreren van de uren komen die uren direct op de factuur en kan je deze direct genereren en desgewenst versturen. Op deze manier zijn fouten als gevolg van handmatig werk uitgesloten en krijg je sneller betaald. Door gebruik van een app voor de tijdregistratie voorkom je bovendien dat medewerkers hun uren opsparen tot het eind van de maand. Je uren verantwoorden via een app is zo gebeurd en is zelfs leuk.

Door je urenregistratie te structureren en te automatiseren, heb je een goede basis voor groei. Je hebt niet meer administratieve medewerkers nodig. Je zult ervaren dat je winstgevendheid toeneemt. Met Exact Online gaat je urenverantwoording zorgvuldig en makkelijk. Meer weten?

NL Select your country