Top 5 vernieuwingen in Exact Online Boekhouden

Dinsdag 16 mei 2023 opende Ahoy Rotterdam de deuren voor de tiende editie van Exact Live. Na een ‘coronastop’ van bijna 4 jaar konden klanten, partners en medewerkers elkaar eindelijk weer live ontmoeten. Met keuze uit meer dan 100 presentaties en workshops was één ding duidelijk: Exact stond te springen om innovaties en inzichten te delen. Deze top 5 vernieuwingen in Exact Online zijn op Exact Live aangekondigd:

1. Smart Closing
2. Kantoorbeheer
3. AI in Exact Online
4. Betaallink
5. Vernieuwde interface

1. Smart Closing

De formule voor automatiseren is eenvoudig: hoe minder handelingen jouw mensen moeten uitvoeren, hoe meer werk ze kunnen verzetten. Maar automatisering mag nooit ten koste gaan van kwaliteit. Smart Closing maakt dat mogelijk. Deze nieuwe werkwijze combineert de Continuous Monitoring en Prepare by Client-functionaliteiten. Accountants kunnen bij de afsluiting van een periode met minimaal handwerk via checklists diepgravende controles uitvoeren.

Smart Closing gebruikt Continuous Monitoring om vooraf ingestelde indicatoren continu automatisch in de gaten te houden. Wijken cijfers af van de verwachte bandbreedte, dan volgt een signaal dat controle nodig is. Controles van routinezaken die volgens verwachting lopen worden alleen nog steekproefsgewijs uitgevoerd. Door dit te koppelen aan functionaliteit waarmee cliënten zelf eenvoudiger juiste informatie aan kunnen leveren, neemt de druk op accountants bij het maken van periodieke afsluitingen af.

2. Kantoorbeheer

Kantoorbeheer brengt documentstromen en teamoverleg in de Exact Online omgeving samen. Dit maakt het veel eenvoudiger om dossiers aan te leggen en in te zien. De gegevens van Kantoorbeheercliënten komen in een gestructureerde mappenstructuur in SharePoint bij elkaar. Dat maakt het veel eenvoudiger om informatie terug te vinden én om relevante data te delen.

Vanuit Exact Online Kantoorbeheer werk je effectief samen. Uit te voeren activiteiten, inclusief deadlines en notities, zijn direct aan medewerkers te koppelen. De omgeving maakt desgewenst automatisch een planning. Iedere medewerker ziet bij de start van de dag op zijn eigen Accountancy Startpagina welke activiteiten aandacht nodig hebben. De onderliggende activiteiten zijn vanaf die pagina direct te benaderen. Daarnaast staat op dit overzicht ook wat er automatisch is uitgevoerd. Daarmee kunnen medewerkers moeiteloos een oogje in het zeil houden.

3. AI in de boekhoudoplossingen van Exact

Ontwikkelingen in de AI (Artificiële Intelligentie) hebben al langer de aandacht van Exact. Exact Online gebruikt bijvoorbeeld geanonimiseerde gegevens om de factuurverwerking in Scan & Herken te optimaliseren. Onder meer dankzij AI kan deze functie driehonderd gescande facturen per uur automatisch op de juiste factuurvelden in de software boeken. Daar komt nu ook nog herkenning van de juiste grootboekschema’s bij.

Nog niet aanwezig, maar wel in de pijplijn, zijn testen om de hulpfuncties in Exact Online uit te breiden met AI. Daarmee wordt het mogelijk om vloeiende en natuurlijke gesprekken te voeren met de software. Op de langere termijn wil Exact zelfs mogelijkheden inbouwen om ‘in gesprek met de software’ inzichten uit de cijfers te halen.

4. Betaallink: Exact helpt ondernemers betaald te krijgen

Uit de MKB barometer blijkt dat betaald worden voor ondernemers één van de grotere uitdagingen is. Exact gebruikt mogelijkheden die de nieuwe PSD2-wetgeving biedt om hier een oplossing voor te bieden binnen Exact Online. Dankzij PSD2 is het mogelijk om direct vanuit de Exact Online omgeving betalingen te verrichten en betaalverzoeken te sturen. Betaallink maakt hier gebruik van.

Met de Betaallink kan vanuit Exact Online direct een factuur met (zoals de naam al hint) een betaallink verstuurd worden. De ontvanger kan met een klik op de link via de bank direct betalen. Mocht er ondanks dit betaalgemak toch een herinnering nodig zijn, dan zorgt de Exact Online omgeving zelf voor de reconciliatie van die betaling. Deze functionaliteit is out-of-the-box beschikbaar in Exact Online.

5. Vernieuwde interface

In de nieuwste versie van Exact Online is de meest recente iteratie van het Exact Design System (EDS) toegepast. Zo zorgt Exact dat mensen met een moderne, gebruiksvriendelijke en goed samenhangede interface werken. Deze interface is over het hele spectrum van Exact-producten vergelijkbaar.

Change Management

Naast veranderingen in Exact Online was er tijdens Exact Live ook aandacht voor het doorvoeren van veranderingen in de manier van werken. Gastspreker Sandra Ohm van Ohm Advies gaf een workshop over verandermanagement voor accountantskantoren. Alhoewel de meeste kantoren wel willen veranderen, lopen velen vast.

De oorzaak lijkt te liggen in het verlammende effect van niet goed weten hoe je moet beginnen. De werkelijke reden van vastlopen, schuilt in de aanpak. Bedrijven zetten verandering vaak te fragmentarisch in. Bij gebrek aan duidelijke motivatie en integratie van vernieuwde processen in de bedrijfsvoering, vervallen mensen uiteindelijk weer tot de oude manier van werken.

Door verandermanagement aan te sturen als een proces, dat begint met commitment aan de top, is een doorlopende cyclus van vernieuwen en verbeteren aan te zwengelen. Die cyclus heeft een duidelijke koers nodig. Daar vloeit uit voort wat er moet gebeuren en waarom dat noodzakelijk is. Op die manier zijn mensen bij de verandering te betrekken, wat weer mogelijkheden schept om iedereen mee te laten denken. Het resultaat is dat alle medewerkers mede-eigenaar worden van de verandering. Dat leidt tot resultaat en motiveert meer verandering, waardoor de cyclus zich kan herhalen.

Meer focus op no hands accounting

In 2023 gaat Exact met Exact Online verder inzetten op no hands accounting functies; alles dat te automatiseren is, moet automatisch gaan verlopen. Dat geeft accountants meer tijd om zich te focussen op taken die aandacht nodig hebben. De top 5 innovaties die op Exact Live gepresenteerd werden, geven ruimte om op nieuwe manieren te gaan werken. Wie daar een extra zetje bij nodig heeft, slaat met verandermanagement de juiste weg in.

Met no hands accounting neemt de robot jouw handmatige boekhoudtaken over. Download het informatiepakket en ontdek wat een Samenwerken klantadministratie voor jouw accountantskantoor kan betekenen.