Hoe komt mijn factuur eruit te zien?

Als u gebruik maakt van de Uren&Facturen oplossing binnen Exact Online dan kunt u uren en kosten schrijven op een project. Het doel is in de meeste gevallen om deze te factureren naar uw klant.

Consolidatie scenario
U kunt zelf bepalen hoe de uren en kosten op de factuur worden weergegeven. Dit doet u door een consolidatie scenario te kiezen bij uw klant. Ga hiervoor naar . Klik door op de naam of code van een klant. Klik dan op Bewerken en scroll naar het kopje Verkoop:

Consolidatie

Deze functie geeft u de mogelijkheid om de facturen te vereenvoudigen door het combineren van factuurregels met hetzelfde type informatie. Zo ontstaat er een enkele ‘gegroepeerde’ (geconsolideerde) regel.

Voorbeelden
De regels van een factuurvoorstel worden aangemaakt wanneer tijd- of kosteninvoer definitief wordt gemaakt voor Nacalculatie projecten. Een voorbeeld, u heeft Project Feest aangemaakt en daarop is 30 keer een uur geboekt op verschillende data. U kunt dan op de factuur die 30 regels van een uur laten zien, of alleen de naam van het project en daarachter 30 uur. Oftewel u laat een samenvatting van de geboekte uren zien, dit is mogelijk door het juiste consolidatie scenario te kiezen.

Hier kunt u kiezen uit de volgende opties:


  • Geen consolidatie
    Alle afzonderlijke regels worden getoond wanneer de factuur is gegenereerd.

  • Artikel
    Alle regels in een factuur welke hetzelfde artikel bevatten worden gecombineerd.

  • Artikel Project
    Alle regels met hetzelfde artikel en project worden gecombineerd.

  • Artikel Medewerker
    Alle regels met hetzelfde artikel en dezelfde medewerker worden gecombineerd.

  • Artikel Medewerker Project
    Alle regels in welke deze drie hetzelfde zijn worden gecombineerd.


Als u kiest voor consolidatie op de factuur, zoals Artikel Medewerker Project , dan worden regels gecombineerd op die factuur weergeven. Echter is het voor u wellicht later nodig om te zien waaruit die regels precies zijn opgebouwd. Dat blijft dan ook zichtbaar in Exact Online.
U gaat daarvoor naar het scherm Factuurvoorstelregels (Project tabblad) en u klikt op de link Bewerken naast de gegroepeerde regel. De afzonderlijke gedetailleerde regels kunnen vervolgens worden aangepast of verwijderd.

Voor meer informatie over welke invloed het gebruiken van een consolidatie scenario heeft, kunt u in Exact Online klikken op het vraagteken, zoek dan naar het helpdocument ‘Factuurvoorstelregel’.

Hieronder vindt u schematisch de voorbeelden van hoe een factuur wordt opgebouwd, afhankelijk van het consolidatie scenario.
Als eerst de invoer op het project ‘Feest’ en ‘Event’ voor relatie Café de Haas. Zo zou de factuur eruit zien als u kiest voor ‘Geen consolicatie'.

1. Geen consolidatie


























































MedewerkerDatumFinanciële periodeProjectRelatieArtikel / Uur of kostensoortAantal
Daan30-01-20131FeestCafé de HaasOrganisatie1
Daan30-01-20131FeestCafé de HaasOrganisatie2
Daan30-01-20131EventCafé de HaasOrganisatie3
Julia31-01-20131EventCafé de HaasOrganisatie4
Marije01-02-20132EventCafé de HaasOrganisatie5

2. Consolidatie: Artikel

































MedewerkerVanaf datumTot datumFinanciële periodeProjectRelatieArtikel / Uur of kostensoortAantal
 30-01-201331-01-20131 Café de HaasOrganisatie10
Marije01-02-201301-02-20132EventCafé de HaasOrganisatie5

Het veld Project in de eerste regel is leeg gelaten omdat de regels van verschillende projecten niet kunnen worden gecombineerd. Maar in dit geval zijn ze wel gecombineerd omdat ze beide in periode 1 vallen. In de volgende tabellen zijn de overige opties weergegeven.

3. Consolidatie: Project Artikel












































MedewerkerVanaf datumTot datumFinanciële periodeProjectRelatieArtikel / Uur of kostensoortAantal
Daan30-01-201330-01-20137FeestCafé de HaasOrganisatie3
 30-01-201331-01-20137EventCafé de HaasOrganisatie7
Marije01-02-201301-02-20138EventCafé de HaasOrganisatie5

4. Consolidatie: Artikel Medewerker







































MedewerkerVanaf datumTot datumProjectRelatieArtikel / Uur of kostensoortAantal
Daan30-01-201330-01-2013 Café de HaasOrganisatie6
Julia31-01-201331-01-2013P2Café de HaasOrganisatie4
Marije01-02-201301-02-2013P2Café de HaasOrganisatie5

5. Consolidatie: Project Artikel Medewerker
















































MedewerkerVanaf datumTot datumProjectRelatieArtikel / Uur of kostensoortAantal
Daan30-01-201330-01-2013P1Café de HaasOrganisatie3
Daan30-01-201316-07-2013P2Café de HaasOrganisatie3
Julia31-01-201331-01-2013P2Café de HaasOrganisatie4
Marije01-02-201301-02-2013P2Café de HaasOrganisatie5

Mochten er vragen zijn dan horen we graag van u!

 

Picture credits

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel