Inkoopboek: wat is het en houd je het bij?
Als ondernemer doe je ook verschillende aankopen en krijg je te maken met inkoopfacturen die je moet inboeken. Om overzicht te houden over alle financiën, is het van belang dat je ook deze facturen bewaart. Dit doe je in een inkoopboek. Maar wat is een inkoopboek? En hoe stel je hem op? We leggen het je uit!
Wat is een inkoopboek?
Eigenlijk zegt het woord het al. In een inkoopboek boek je alle inkoopfacturen. Het is een overzicht van alle inkooptransacties die een onderneming heeft gedaan gedurende een bepaalde periode.
De functie van een inkoopboek is om een duidelijk overzicht te geven van alle inkomende facturen om zo orde in de administratie te houden. Dit registreer je onder andere op de balans onder de journaalpost inkoopboek. Daarnaast biedt het ondernemers de mogelijkheid om de inkoopboeking te checken op juistheid en volledigheid en of ze overeenkomen met de gemaakte afspraken. Bovendien ben je als ondernemer verplicht om een inkoopboek bij te houden. Het vormt namelijk de basis voor de btw-aangifte en het wordt gebruikt bij eventuele controles door de Belastingdienst. Met andere woorden is het inkoopboek het bewijsmateriaal voor de gemaakte inkooptransacties.
Waarom moet je een inkoopboek bijhouden?
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is om een inkoopboek bij te houden:
Het zorgt voor een overzichtelijke administratie: je kan snel en efficiënt de financiële positie van je onderneming inzien en beslissingen nemen op basis van deze gegevens.
Fiscale verplichting: als ondernemer ben je verplicht om een inkoopboek bij te houden. Je bent verplicht om een duidelijk overzicht te hebben van alle inkomende inkoopboekingen zodat je deze kan voorleggen aan de Belastingdienst.
Mogelijkheid tot aftrekken van btw: als je een inkoopboek bijhoudt, ben je als ondernemer in staat de btw die je hebt betaald over de inkomende facturen af te trekken van de btw die je moet afdragen over je omzet. Op deze manier kun je kosten besparen.
Hoe maak je een inkoopboek (+ voorbeeld)
Aan de hand van een voorbeeld laten we zien hoe je een inkoopboek opstelt.
| Datum | Leverancier | Factuurnummer | Omschrijving | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| 1-1-2023 | Zoon & Zoon | 12345 | Vloerbedekking | €500,- |
| 5-1-2023 | De Meubelmaker | 67890 | Bureau + stoel | €750,- |
| 10-1-2023 | Jansen en co. | 13579 | Verf | €200,- |
| 17-1-2023 | Vermeulen b.v. | 24680 | Rolgordijnen | €325,- |
Zoals je in dit voorbeeld kunt zien, registreer je in een inkoopboek de datum van de aankoop, leverancier, het factuurnummer, omschrijving van goederen of diensten en het bedrag.
Automatiseer je inkoopboek
Je kunt ervoor kiezen om een inkoopboek bij te houden in Excel. Dit is wel een tijdrovende en handmatige klus. Een boekhoudprogramma kan je hierbij helpen. Een boekhoudprogramma kan onder andere gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, automatisch berekeningen uitvoeren en rapporten genereren. Daarnaast kan de software beschrijvingen toevoegen, de betalingsstatus van facturen bijhouden en kosten toewijzen aan specifieke afdelingen of projecten.
Kortom, een boekhoudprogramma maakt het inkoopproces soepeler. Exact kan je hierbij helpen.