Hoe de Employee Self Service het HR-leven bij Vepco makkelijker maakt

Toen Brenda Ros drie jaar geleden bij Vepco binnenkwam als HR-manager, zaten de personeelsdossiers nog in ordners en werden adreswijzigingen telefonisch doorgegeven. Al snel digitaliseerde ze de boel en sinds een jaar ervaren medewerkers, managers én Brenda zelf de voordelen van Exact Online HR. Met name over de Employee Self Service is Brenda enorm te spreken. “Leidinggevenden pakken hun rol beter op, medewerkers hebben zelf inzicht in alle relevante documenten en informatie. En ik? Ik kan mijn tijd nu aan HR-beleid en HR-vraagstukken besteden.”  

Niet vies van innovatie  

Bij familiebedrijf Vepco, containertransporteur op de Moerdijk, werken 150 voornamelijk middelbaar geschoolde medewerkers. “Chauffeurs, garagemedewerkers, monteurs en medewerkers containerhandling; samen mogen we ons inmiddels een van de grotere containertransporteurs van Nederland noemen”, legt Brenda uit. “Dat komt deels door onze centrale ligging tussen Antwerpen en de Rotterdamse havens, en is vooral ook te danken aan onze directeur die met de tijd meegaat. Hij probeert regelmatig nieuwe dingen uit. Zo is hij laatst een aparte BV Containerplein gestart, waardoor we nu een full-service transporthub bieden. Ook rijden we sinds dit jaar als vaste vervoerder voor enkele grote projecten. Daar waar andere vervoerders dit zagen als te grote uitdaging, durven wij het juist aan.  

Ook is hij vooruitstrevend in technische innovaties. Onze containerdepots beschikken over slimme apparatuur voor onder andere gasmeting en ventilatie, de boardcomputers in de vrachtwagens zijn gekoppeld met GPS en dankzij hoogwaardige plannings- en communicatiesystemen werken we digitaal samen met onze opdrachtgevers. Op customer service waren mensen een tijd terug nog dagenlang bezig met orders invoeren, daar bracht hij verandering in met automatische inlezing. Constant is hij bezig om de efficiency hoger te krijgen.” 

Van losse papieren dossiers … 

Ruim drie jaar geleden kwam Brenda bij Vepco werken. Alles gebeurde nog op papier en gegevens zaten in losse ordners. Het voelde alsof ze terugging in de tijd. “Om te beginnen ben ik alles gaan inscannen, digitaliseren en op schijf gaan zetten. Ik introduceerde een simpele portal, maar die voldeed niet aan al mijn wensen. En dus bleef ik ondertussen op zoek naar die tool die mij kon bieden wat ik gewend was vanuit vorige banen.” 

Wat die wens was? “Een volledige online omgeving, waarin alles veilig opgeslagen kan worden, de gegevens altijd up-to-date zijn en medewerkers in twee tellen in hun eigen dossier kunnen. Ik wilde dat gemak en de snelheid weer terug. Die telefoontjes die ik kreeg met de vraag om personeelsgegevens te wijzigen of éven die jaaropgave of dat contract op te zoeken, waren allesbehalve efficiënt. Ik wilde dus een systeem waarbij medewerkers niet alleen kunnen inzien en uploaden, maar ook kunnen bewerken. Dat is ook nog eens veel minder foutgevoelig, want een foutje in een mondeling doorgegeven telefoonnummer of e-mailadres sluipt er zo in is mijn ervaring.” 

… naar alles online op één plek 

“In januari 2022 kwam Exact Online HR op de radar dankzij een tip vanuit ons administratiekantoor. Zij gaven aan dat er een nieuw HR-pakket was en dat het misschien wel wat voor ons was. Ik ging me erin verdiepen en was gelijk enthousiast! Vorig jaar maart introduceerde ik Exact Online HR en sindsdien is er veel veranderd.  

Het eerste dat anders ging, waren de verschillende verlofpotjes. Vroeger hadden medewerkers 220 uur. Punt. Er werd nog niet volgens de wetgeving gewerkt, dus onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof was er niet. Ik heb duidelijk uitgeschreven hoe het zat, beantwoordde een paar telefoontjes hierover en mensen raakten eraan gewend.  

Wat voorheen ook ondergeschoven kindjes waren, waren het wagenpark en de activa. Had iemand een auto van de zaak? Dan stond dat ergens in zijn dossier. Kwam er een vraag over, dan moest ik alles doorzoeken. Tegenwoordig is dit makkelijker terug te vinden en zijn wisselingen snel te verwerken. Ook activa zoals een jas, helm of containerslot staan nu in iemands digitale dossier. Waar we vroeger moesten bladeren tussen de A4’tjes achter het tabje helm - en nog wel eens een slot van 350 euro vergaten te verrekenen bij uitdiensttreding - hebben we nu een helder overzicht waar mee te werken valt.  

De invoering van Exact Online HR was een grote stap voorwaarts voor ons bedrijf. Eigenlijk gaat alles nu beter. Gespreksverslagen, ziekmeldingen en verlofsaldi; alles staat op één plek. En dankzij de Employee Self Service zien medewerkers alles live zelf.”  

Handige handleiding voor medewerkers 

Brenda had de Employee Self Service er meteen vanaf het begin bij. “Ik wilde geen abonnementen naast elkaar. Meteen all the way gaan betekent bovendien maar één keer een verandering voor de medewerkers. Ons personeel wil een duidelijke, gebruiksvriendelijke app met structuur en niet te veel poespas. Ik vind dat Exact Online HR in die behoefte voldoet. Het programma spreekt redelijk voor zich en is niet ingewikkeld. In het begin heb ik een kleine handleiding van 2 A4’tjes gemaakt, met veel plaatjes en screenshots met pijltjes. Blijkbaar was die duidelijk, want op een tiental mensen in mijn kantoor na heb ik weinig vragen gehad. 

Het scheelt ook wel dat we al een tijdje met een andere portal werkten. De medewerkers waren als het ware voorgekneed. De overstap van analoog naar digitaal tweeënhalf jaar geleden was groter dan deze stap naar Exact Online HR. Destijds moesten mensen nog echt het mailen en bellen afleren. Dat ging wel even stroef en duurde zeker een half jaar. De laatste 30% medewerkers had het meest tijd nodig. Er waren toen zelfs gebruikers die geen smartphone hadden en nog belden met een Nokia! Die hebben we aan de hand meegenomen en geleerd hoe ze thuis op hun computer aan de slag konden.”  

Meer regie en leiderschap onder managers 

Hoe draagt het gebruik van de Self Service app bij aan het makkelijker maken van het werk van de managers? Brenda vertelt dat de mensen in het veld er graag mee werken, maar dat de managers het soms wel gedoe vinden. “Zeker in het begin. Ze moesten ineens zelf aan de slag en kregen er taken bij, zoals verlofaanvragen goedkeuren, verzuim verwerken en de eerste contacten onderhouden bij ziekte. Voorheen managede ik dat allemaal, dus best logisch dat er in eerste instantie wat gepruttel kwam.”  

Om de managers te laten wennen aan Exact Online HR, hebben ze uitleg gehad. Wat mag je een zieke medewerker vragen en wat niet? Wat mag er in het kader van de AVG wel en niet vastgelegd worden in het dossier? Na een tijdje ervaarden de meeste managers de voordelen van het programma. Ze hoeven minder na te vragen en hebben binnen een seconde antwoord op hun vragen, zonder dat ik daar als tussenpersoon of schakel tussen zit. Van verlofaanvraag tot afloop van contracten en loonontwikkeling; ze hebben meer zelf in de hand. Ze hebben meer eigenaarschap en dat helpt bij leiderschapsontwikkeling.” 

Betere samenwerking en meer tijd voor HR 

En dan de HR-medewerkers. Draagt het gebruik van de Self Service app bij aan het makkelijker maken van hun werk? “Jazeker”, aldus Brenda. “Ik werk samen met twee administratief medewerkers HR en iemand die opleidingen coördineert. Doordat zij nu toegang hebben tot hun eigen stukje, is het voor mij stukken makkelijker delegeren. Vroeger moesten we de betreffende map erbij pakken en zag iemand alle gegevens. Niet zo handig. Nu bepaal ik wie wat mag en kan inzien en tot welke laag.  Dat maakt samenwerken met anderen veel makkelijker.  

Ook alle vragen over personeelszaken vanuit de directie, managers en medewerkers kwamen vroeger bij mij terecht. Deze vrijgekomen tijd en energie besteed ik dankbaar aan dingen waar ik voorheen niet aan toekwam. Ik verdiep me meer in medewerkers die ziek zijn en begeleid managers bij de aanpak rondom frequent verzuim, wat het verlof uiteindelijk doet afnemen. Verder heb ik eindelijk tijd voor het opstellen van een personeelshandboek, iets wat ik al jaren wilde doen. Ook duurzame inzetbaarheid is een topic waar ik me meer op focus nu Exact Online HR een feit is. Ik heb mijn werk simpelweg beter onder controle en mijn toegevoegde waarde komt tot zijn recht.”  

Meedenken over verbetering  

Het programma Exact Online HR bestaat nog niet zo lang. Dat betekent dat er wekelijks updates zijn en dat er ruimte is voor verbetering en verandering waar wenselijk. “Hier denk ik continu over mee”, legt Brenda uit. “Loop ik ergens tegenaan? Dan geef ik het door en kijkt Exact wat mogelijk is. Zo merkte ik dat ik handiger met managers wil kunnen communiceren over verzuim. De activiteitenfeed waar je opmerkingen in kwijt kunt, is nu alleen nog toegankelijk voor compleetgebruikers zoals ikzelf en de directeur. As we speak zorgt Exact ervoor dat managers er straks ook info over tussentijdse gesprekken in kwijt kunnen. Ook lijkt het me fijn als ik drie maanden na afwijzing van een verlofaanvraag de reden nog terug kan vinden. Ook daar wordt aan gewerkt. Al met al ben ik enorm tevreden over het pakket en de samenwerking.“  Meer weten over Exact Online HR 

Ben jij ook verantwoordelijk voor HR binnen jouw organisatie en heb je interesse in Exact Online HR? We vertellen je graag meer over het platform en de mogelijkheden.