Whitepaper:
5 Tips voor handelsbedrijven in uitdagende tijden
Voor sommige handelsbedrijven is deze crisis een boost, er wordt enorm veel online besteld waardoor vooral veel online handelaren een flinke stijging in de verkoop zien. Keerzijde van de medaille is dat sommige handelaars moeite hebben om hun producten te leveren door de drukte, of hun producten niet meer verkopen door een veranderende vraag. Sommige handelaren zien hun bedrijf totaal stil vallen en zullen creatief en proactief op zoek moeten naar nieuwe kansen. In dit whitepaper vind je tips hoe je zo goed mogelijk op de situatie kunt inspelen, waardoor je business kan blijven draaien en je leverbetrouwbaarheid maximaal is.
Tip 1: De noodzaak van slim voorraadbeheer
Slim voorraadbeheer maakt het verschil in onzekere tijden. Forecasts zijn minder betrouwbaar, er moet worden gevaren op zicht. Juist dan is het zaak om volledige controle te hebben over je voorraad. Dit kan met tools als WMS, alternatieve opslag en een efficiënt retourbeheer. Zo weet je altijd wat je hebt liggen, watje kunt toezeggen, en wat niet. Met een goede leverbetrouwbaarheid bouw je duurzame klantrelaties.
Lees meer over tip 1
Tip 2: Slimme retourverwerking
Maak het de klant makkelijk om een retour aan te melden. Nadat een retourzending is aangemeld, kan je eerst de achterliggende reden beoordelen en dan besluiten of je de aanmelding al dan niet in behandeling neemt. Het voordeel hiervan is dat de administratieve afdeling en het magazijn automatisch op de hoogte zijn van de retourstroom en hier beter op kunnen anticiperen en handelen.
Lees meer over tip 2
Tip 3: Geen voorraad & geen logistiek met dropshipping
Door de klantlevering te verschuiven naar je leveranciers kun je een assortiment verbreden zonder te investeren in de fysieke voorraad zelf. Je weet zeker dat je geen voorraadkosten hebt. Jij bent in dit geval eigenlijk een tussenpartij en komt niet in fysiek contact met het product, maar deze omzet verloopt wel via jouw boeken. Bij dropshipping besteed je dus je logistiek uit.
Lees meer over tip 3
Tip 4: The Last Mile
Koeriers en pakketdiensten draaien overuren. Het laatste stuk: van het distributiecentrum tot de voordeur moet slimmer worden georganiseerd. En daarvoor zijn steeds meer initiatieven. Koppel met de jusite vervoerders en belngrijker: wees transparant in de status van verzendingen. Natuurlijk- te laat leveren is niet goed. Maar je klant vindt het nog erger als er geen duidelijkheid is. Transparantie is key.
Lees meer over tip 4
Tip 5: Start een webshop
Online verkopen schieten door het dak. Voor jou als handelaar zonder webshop is het tijd om snel te schakelen (mits jouw producten hiervoor geschikt zijn). Slim, want als jij je product niet online gaat verkopen, dan doet een ander het wel. Daarnaast kun je met je webshop ook direct aan de eind consument verkopen, waardoor je verkopen weer zullen stijgen.
Lees meer over tip 5
Dankzij slimme ERP software kunnen wij altijd uit voorraad leveren. Onze processen zijn soepel waardoor we een sterke schakel zijn in de keten
Quooker
Tip 1: De noodzaak van slim voorraadbeheer
Ook in 2020 is er nog veel papier in omloop in het magazijn in de vorm van orderbonnen, pakbonnen en facturen. Het is zaak om die uit je magazijn te halen want papier = een grotere foutkans waardoor de hele keten kan worden verstoord. Lopen goederenstromen digitaal, dan kan je beter omgaan met de trend: meer maar kleinere orders en de leverbetrouwbaarheid gaat omhoog doordat digitalisatie zicht geeft op het proces. Maar je bent ook milieuvriendelijk bezig, vanwege het uitblijven van overbodige activiteiten.
Slimme tool: WMS
Warehouse management system (WMS) is de motor om slimmer met voorraden om te gaan. Dit systeem houdt constant de voortgang van goederen in het magazijn in de gaten, en verwerkt automatisch de bijbehorende transacties. Als bedrijf krijg je zo een sterke grip op de ontvangst, opslag en flow van de goederen, ook in een scenario met meerdere niveaus van goederenopslag.
Een WMS-systeem werkt vaak samen met andere instrumenten om de goederenstroom makkelijk te beheren. Denk aan barcodescanners, RFID-tags, NFC-chips (op stickers printen), locatiebepaling van rolcontainers, pallets en dozen via wifi. Ook handig: die informatie kan je vervolgens gebruiken om picking routes en inkooporders te optimaliseren.
Case: Slim orderpicken
BONFIX is fabrikant van onder meer fittingen, kranen en koppelingen. Het bedrijf gaat er prat op hoge kwaliteit te leveren tegen een hoge leverbetrouwbaarheid. En dan ook nog eens zeer snel leveren: vóór 16.30u bestelt, betekent de volgende dag geleverd. Door het WMS heeft het handelsbedrijf altijd inzicht in de voorraad en bestelt het bedrijf tijdig op basis van de informatie.
Nadat Bonfix aanvankelijk handscanners gebruikte bij het orderpicken om de foutmarge terug te dringen, werken ze nu inmiddels met wearable scanners. Deze zijn voorzien van een vingercamera met barcode scanner en geven precies aan waar de orderpicker heen moet en wat hij daar moet picken.
Oprichter Marcel van Buul van Bonfix:
“De kar is ook gekoppeld met het systeem, zodat je ziet in welke krat het product geplaatst moet worden. Je kunt dus meerdere orders tegelijkertijd lopen, zonder dat je ze door elkaar haalt. Dit werkt vier keer zo snel als de traditionele manier van orders lopen.”
Bovendien is het ook nog eens gebruiksvriendelijk.
“Iedereen kan binnen tien minuten leren hoe het werkt en aan de slag gaan. Hierdoor kunnen we piekmomenten verwerken zonder extra moeite of stress. Sinds we op deze manier werken is de foutkans kleiner dan 0,05 procent op meer dan 450.000 orderregels.”
Hierin ondersteunt een WMS binnen je voorraadbeheer:
- Standaardisatie van ontvangst van vracht.
- Optimalisatie van voorraadniveaus (nieuw en retourneringen) om te voorkomen dat kapitaal onnodig vastzit of dat het niet aan de vraag kan voldoen.
- Vormgeven en managen van fysieke magazijnlocaties voor een optimale verwerking van orders.
- Optimalisatie van communicatie over orders en logistiek management.
- Bijhouden van de productlocatie en tijd dat een product op de plank ligt om maximaal gebruik te maken van de ruimte en voorbereid te zijn op onregelmatige vraag.
Tip 2: Slim alternatief: Dropshipping
Door de klantlevering te verschuiven naar je leveranciers kun je een assortiment verbreden zonder te investeren in de fysieke voorraad zelf. Je weet zeker dat je geen voorraadkosten hebt. Het is dan aan jou om te kiezen voor welke optie je gaat: producten op voorraad hebben of klanten via dropshipment bedienen. Wil je klant een product retourneren? Geen probleem! Dropshipping goederen kunnen, afhankelijk van de afspraken, direct terug naar je leverancier. Je hebt geen inkooprisico want je betaalt pas aan je leverancier als je iets hebt verkocht. Bovendien heb je geen personeel nodig voor het inpakken en het verzenden van je bestelling.
Laat de beslissing of je al dan niet (gedeeltelijk) overgaat op dropshipping ook afhangen van de vraag naar het product. Is de vraag groot, dan is het wellicht veel aantrekkelijker om ze wel op voorraad te houden. Want dropshipment kost wel marge. Daarnaast ben je wel verantwoordelijk voor problemen rondom de levering. De klant bestelt bij jou dus komt het product niet of beschadigd aan, dan moet je met een oplossing komen. Daardoor ben je niet geheel in control over je eigen reputatie. Maak daarom goede afspraken met je dropshipleverancier(s) over zaken als garantie, retourzendingen, levertijden en aanwezige voorraden.
Dropshipleveranciers verkopen ook van andere bedrijven, dus concurrenten van je. Het zou zo maar kunnen dat de concurrentie de producten goedkoper kan aanbieden. Denk daarom goed na of dropshipping interessant voor je is.
Tip 3: Slimme retourverwerking
Retourneringen leiden tot chaos. Informatie is moeilijk vindbaar doordat iedereen langs elkaar heen praat. Sterker nog, als er een hoop retourneringen arriveren, breekt lichte paniek uit. Herken je deze symptomen? Dat moet anders want retourneringen zijn te verminderen maar niet te stoppen. Er zijn immers genoeg redenen om een zending te retourneren. Als de klant een verkeerd product heeft ontvangen, of een zending blijkt bij aankomst defect of incompleet. Geen situatie is hetzelfde, voor elke reden is een andere maatregel nodig. Daarom moeten al deze verschillende processen duidelijk in kaart zijn gebracht en worden ondersteund met automatisering.
Maak het de klant makkelijk om een retour aan te melden. Handig: vermeld het stappenplan om retourneringen aan te melden op de pakbon. Nadat een retourzending is aangemeld, kan je eerst de achterliggende reden beoordelen en dan besluiten of je de aanmelding al dan niet in behandeling neemt.
Het voordeel hiervan is dat de administratieve afdeling en het magazijn automatisch op de hoogte zijn van de retourstroom en hier beter op kunnen anticiperen en handelen. Omdat een retourzending van tevoren is aangemeld, kost het medewerkers minder tijd deze te verwerken. De marge op producten neemt hierdoor toe.
Return Merchandize Authorisation
De aanmelding van een retour wordt niet direct verwerkt in de voorraad. Dit gebeurt pas na acceptatie, het zogenaamde Return Merchandize Authorisation (RMA). Er kan zelfs een specifiek, afwijkend magazijn worden gekozen als locatie om de retour te ontvangen. En ook dat zorgt voor een overzichtelijker retourproces.
Klant altijd op de hoogte
Medewerkers zijn altijd op de hoogte van de te verwerken retourneringen, maar ook klanten weten waar ze aan toe zijn. Je kunt je klanten via email direct op de hoogte stellen van de aangemelde retourzending. Deze e-mail bevat een pdf-bijlage met daarin alle productdetails van de betreffende retourzending.
Tip 5: Open een webshop
Het starten van een webshop klinkt leuk, maar het moet wel passen bij het assortiment dat je als handelaar aanbiedt. Je moet vooraf dus goed bedenken of het in jouw situatie daadwerkelijk haalbaar is om je producten online aan te bieden. Kijk goed naar de opties die er zijn, misschien kun je samen met een andere ondernemer gaan leveren of je kunt je aansluiten bij een bestaande webshop.
Daarbij moet je websop goed gevonden worden. Je kunt je huidige klanten informeren via je website, social media en in de winkel (als deze nog geopend is). Daarnaast kun je via Google online adverteren, waardoor je een groter bereik creëert.
Wees daarnaast heel voorzichtig met het doen van toezeggingen over levertijden. Jouw proces is misschien wel zo ingericht dat je bestellingen dezelfde dag nog verstuurt, maar als de postbedrijven het niet kunnen bijbenen, dan ontstaat er vertraging. Om de klantverwachting zo goed mogelijk te managen is het handig om transparant te zijn over de levertijden.
Let ook op je eigen voorraad, want het kan snel gaan met een webshop. Zorg dat je geen nee hoeft te verkopen, door je voorraden regelmatig bij te werken in je voorraadsysteem. Een koppeling met je webshop is natuurlijk de ultieme situatie, maar heb je misschien niet direct geintegreerd wanneer je net gestart bent met je webshop.
Nog een groot aandachtspunt is het rekenen van de juiste prijzen voor je product en zorgen dat je jezelf niet uit de markt prijst. Online is het heel makkelijk om producten en prijzen met elkaar te vergelijken en dat is ook wat een consument doet voordat hij iets koopt. Kies daarbij ook voor een gemakkelijk en gebruiksvriendelijk betaalsysteem, waarmee de online aankopen betaald kunnen worden door je klant.
