De boekingswerking van Exact voor Productie

In Exact voor Productie wordt het verbruik van productiemateriaal en uren bijgehouden op een onderhanden werk rekening. Bij het gereed melden van het product wordt de balans op de onderhanden werk rekening weer gereduceerd. Wat volgt in dit blog is een eenvoudige uitleg welke boekingen gemaakt worden.

Veel mogelijkheden in Exact voor Productie

Exact voor Productie biedt veel mogelijkheden om de boekingsgang naar wens in te richten. Dat stelt de gebruiker voor keuzes. In dit blog proberen we uit te leggen wat de basis boekingsgang van Exact voor Productie is. Niet aan elk proces of elke keuze wordt dus aandacht besteed. We bespreken het uitgeven van materiaal, het registreren van arbeidsuren, het ontvangen van het product en het afhandelen van de werkorder. Wat we niet bespreken zijn machineuren, uitbesteed werk, retour van materiaal, retour van product, bijproducten, suborders, toeslagen en werken met gemiddelde inkoopprijs. Ook merken we op dat de boekingsgang in België afwijkt van die in Nederland.

Ordergestuurd werken of voorraadgestuurd werken

Als we een artikel produceren dat we vervolgens op voorraad zetten (al is het nog zo kort!), dan worden de boekingen gemaakt aan de hand van de kostprijs van dat artikel. Die kostprijs is vastgelegd in de artikelkaart, en wordt meestal berekend aan de hand van een stuklijst. In de stuklijst zijn de kosten van de materialen en uren opgenomen. Een artikel dat we dusdoende produceren noemen we voorraadgestuurd.

Als we een artikel produceren dat we vervolgens direct doorleveren aan de klant die het besteld heeft, dan worden de boekingen gemaakt aan de hand van de waarde van het onderhanden werk. De kostprijs van de artikelkaart speelt dan dus geen rol. Wel is het belangrijk dat er een verkooporder ten grondslag ligt aan de werkorder. Een artikel dat we dusdoende produceren noemen we ordergestuurd.

We gaan allereerst beschrijven hoe de voorraadgestuurd boekingsgang werkt. In ons voorbeeld maken we een fiets waarvan we de kostprijs van EUR 104 hebben vastgesteld aan de hand van een stuklijst:

Voorraadgestuurd werken

De boekingsgang wordt beschreven in het onderstaande diagram:

Stap 1: Materiaaluitgifte

Als we materiaal uitgeven aan een werkorder gebruiken we daarvoor de kostprijs van de materialen en de hoeveelheid die we gebruiken. Als we dus in plaats van het aantal 4 stuks uit de stuklijst besluiten om 5 stuks te gebruiken, dan zijn onze materiaalkosten 5 x EUR 16 = EUR 80. We debiteren de onderhanden werk rekening, en we crediteren de voorraad materiaal.

• Wat als de inkoopprijs van het materiaal hoger of lager is dan de kostprijs? De voorraad wordt altijd bijgewerkt aan de hand van de kostprijs. Als de inkoopprijs hoger of lager is, wordt het verschil bijgehouden op de (Winst & Verlies) rekening Prijsverschillen uit de artikelgroep van het materiaal. Deze boeking wordt gemaakt als de inkoopfactuur wordt ingeboekt.
• Wat als ik “inkoop materiaal” gebruik op de werkorder? Dezelfde boekingen worden gemaakt als bij een gewone materiaalinkoop. Wel wordt het materiaal automatisch uitgegeven naar het onderhanden werk als de bestelling wordt ontvangen.
• Wat als ik de materiaaluitgifte niet handmatig wil doen? Door het aanvinken van “Backflush” bij het betreffende stuklijst of werkorder materiaal wordt het materiaal automatisch uitgegeven in de hoeveelheid van de stuklijst. We hoeven dus niet meer in te voeren wat het werkelijk verbruik was. De boeking van de uitgifte wordt pas gemaakt als we het product ontvangen (zie Stap 3).

Stap 2: Tijd invoeren

Door het invoeren van uren bij een werkorder wordt het onderhanden werk ook gedebiteerd. De boeking wordt overigens pas gemaakt als de uren goedgekeurd worden. De boeking is gebaseerd op een uurtarief dat in het bewerkingsstation wordt vastgelegd, en op het aantal ingevoerde (uitgevoerde) uren. Als we dus in plaats van de 2 geplande uren uit de stuklijst 2,5 uren gebruiken, dan zijn onze arbeidskosten 2,5 x EUR 20 = EUR 50. We debiteren de onderhanden werk rekening, en we crediteren de standaardkosten arbeid.

• Waar komt dat uurtarief vandaan? Om te beginnen spreken we hier over een kostprijs, niet over een verkoopprijs. Als we dus aan een klant zouden aanbieden dat lassen EUR 85 per uur “kost”, dan bedoelen we dat hij dat per uur moet betalen. We mogen hopen dat onze interne kostprijs lager is! De kostprijs wordt berekend aan de hand van gemiddelde kosten van een employee (salaris en werkkosten) en de gemiddelde bezettingsgraad. Als een employee EUR 16 per uur betaald wordt, maar hij is maar 80% van de tijd inzetbaar op een werkorder, kost hij dus eigenlijk EUR 20 per uur. Ook de werkelijke bezettingsgraad kennen we pas aan het einde van de maand, maar we moeten wel vooraf boekingen maken. Het uurtarief wordt dus begroot en van tijd tot tijd bijgesteld aan de hand van de resultaten.
• Wat is de rekening standaardkosten arbeid? Deze rekening is een dekking voor de arbeidskosten die werkelijk worden gemaakt. Werkelijke arbeidskosten zijn salarissen en werkkosten, en zulke kosten worden gedebiteerd op kostenrekeningen. De dekking voor arbeidskosten wordt gecrediteerd in rubriek 6 (Fabricagerekeningen). Door periodiek de werkelijke kosten met de dekking te vergelijken (bijvoorbeeld per kostenplaats) krijgen we een indruk of we het uurtarief moeten verhogen of verlagen.
• Wat als ik de werkelijke arbeidstijd niet wil invoeren? Door het aanvinken van “Backflush” bij de betreffende stuklijst of werkorder bewerking wordt het uur automatisch geregistreerd in het aantal van de stuklijst. We hoeven dus niet meer in te voeren wat het werkelijk verbruik was. De boeking van de uren wordt pas gemaakt als we het product ontvangen (zie Stap 3).

Stap 3: Ontvangst werkorder

Als we het product gereedmelden van de werkorder dan gaat het de voorraad in (onthoudt, als het voorraadgestuurd werk is!). We ontvangen het product aan de hand van de kostprijs en het ontvangen aantal. In ons voorbeeld is dat dus EUR 104. We crediteren de onderhanden werk rekening en we debiteren de voorraad gereed product.

• Maar wat als de waarde van het onderhanden werk niet gelijk is aan de waarde van de ontvangst? Dit verschil, dat na ontvangst overblijft als balans op de onderhanden werk rekening, is onze efficiencyvariatie. Kennelijk hebben we dus beter of slechter gepresteerd dan we gecalculeerd hadden in de BOM. De vraag of onze efficiency verbetert of verslechtert in de loop van de tijd kunnen we op productniveau analyseren. Lees vooral ook Stap 4!
• Wat gebeurt er als ik het product verkoop uit voorraad? De levering van een verkooporder maakt een boeking op de rekening kosten verkopen op basis van de kostprijs en het geleverde aantal. We crediteren dus voorraad gereed product en debiteren kosten verkopen.

Stap 4: Afhandelen

Door de werkorder af te handelen wordt een eventueel aanwezig verschil op de onderhanden werk (balans) rekening naar het resultaat op werkorders (winst & verlies) gebracht. Tevens sluiten we de werkorder af voor nieuwe mutaties. De rekening resultaat op werkorders kunnen we vergelijken met de rekening prijsverschillen uit Stap 1.

•  Wat als ik een aanzienlijke balans heb op mijn resultaat op werkorders rekening? Er zijn twee mogelijkheden. Of er is flink misgecalculeerd bij het ontwerpen van de stuklijst, waardoor we misschien wel producten veel te duur of veel te goedkoop verkocht hebben. Zouden we toch willen weten, niet? Een andere mogelijkheid, helaas veelvoorkomend, is dat er producten zijn waar geen kostprijs bepaald is (staat nog op nul). Ook dan klopt er niet veel van de kosten verkoop natuurlijk. De snelste controle is om de kolom kostprijs toe te voegen aan het artikeloverzicht en te zoeken naar producten zonder kostprijs.
•  Maar ik wil überhaupt geen resultaat op werkorders! Alweer twee mogelijkheden. Door het gebruiken van de voorraadwaarderingsmethode gemiddelde inkoopprijs in plaats van standaard kostprijs worden er geen boekingen meer gemaakt (behoudens uitzonderlijke situaties!) op de rekening resultaat op werkorders. Dat verandert uw bedrijfsresultaat en efficiency natuurlijk niet. Werken met gemiddelde inkoopprijs past beter bij bedrijven die een vast assortiment produceren (‘de bakkerij’) en het is belangrijk om vooraf overleg met de accountant te hebben voordat deze instelling wordt gebruikt. De tweede mogelijkheid heet ordergestuurd werken. Dat wordt hieronder nog besproken.

Ordergestuurd werken

We produceren nogmaals hetzelfde product en registreren hetzelfde verbruik aan materiaal en uren. De stappen 1 en 2 herhalen zich precies. Wel is de werkorder nu gekoppeld aan een verkooporder (er ligt een verkooporder aan de werkorder ten grondslag).

De boekingsgang wordt beschreven in het onderstaande diagram:

Stap 3: Ontvangst werkorder

Als we het product gereedmelden van de werkorder en we kiezen voor leveren dan wordt direct een levering uitgevoerd (in feite: een pakbon aangemaakt). We ontvangen het product aan de hand van de (verwachte) waarde van het onderhanden werk en de kostprijs van de artikelkaart speelt geen rol. In ons voorbeeld is dat dus EUR 130. We crediteren de onderhanden werk rekening en we debiteren de voorraad gereed product, maar we maken ook een boeking aan waar we de voorraad gereed product crediteren, en de kosten verkopen debiteren. We vermijden dus een balans op de onderhanden werk rekening, en daarmee dus ook een resultaat op werkorders!

• Wat als we het product nu willen ontvangen in voorraad? Twee mogelijkheden. We willen het nog niet leveren (omdat er nog andere producten meegestuurd moeten worden, omdat de betaling nog niet goed is) en willen het even apart zetten. We kiezen dan niet voor leveren, maar voor de optie wachten met leveren. Daarna kunnen we altijd nog leveren, onder realisering van de kostprijs uit het onderhanden werk. De andere mogelijkheid is dat we ontvangen in voorraad. Dat is geen gunstige keuze, want dat zal dan gebeuren op basis van de kostprijs van het artikel.

Stap 4: Afhandelen

We sluiten dan de werkorder af voor nieuwe mutaties. Doorgaans is er geen verschil meer op de onderhanden werk rekening en wordt er dus ook geen resultaat op werkorders geboekt.

• Doorgaans is er geen verschil meer betekent? Stel ik heb een werkorder waar 2 uur arbeid op gepland is. Ik registreer 1,5 uur arbeid. Dan ontvang ik het product. Kennelijk moet er nog een half uur arbeid worden ingevoerd. Dat kan, omdat urenregistratie soms later plaats vindt. Inmiddels is het product wel ontvangen in de verwachting dat er nog kosten voor een half uur volgen. Als die uren dan uiteindelijk niet geschreven worden leidt dat tot een verschil.