Jouw productiebedrijf: op tijd geleverd krijgen

Het mkb lijdt jaarlijks 6 miljard euro schade door late leveringen. Wist je dat 24% van de leveringen niet op tijd aankomt? Klanten ergeren zich er steeds vaker aan. 16% van de klanten gaat zelfs op zoek naar een andere leverancier. De totale schade door late leveringen bedraagt gemiddeld maar liefst 4% van de jaaromzet. Dat heeft gevolgen voor jouw bedrijf. Om het risico op late leveringen te verminderen, leg je voorraad aan om deze onzekerheid in de aanvoer op te vangen. Niet ideaal want het kost een paar centen. Voorraad aanhouden kost veel geld. Het is dus interessant iets aan je voorraadkosten te doen.

Ik bracht onlangs een bezoek aan een producent van landbouwmachines. Na een rondleiding in de fabriek gingen we naar het magazijn voor de ondergestuurde inkoopdelen. De productiemanager opende theatraal de magazijndeuren. De monden van de gasten vielen open van verbazing. We stapten namelijk een bijna lege hal binnen. In de hoek stond een 1 pallet met onderdelen die net waren binnengekomen.

‘Last van late leveringen?, vroeg ik. De productiemanager glimlachte. ‘Nee, gelukkig niet’, zei hij. ‘Wij zijn late leveringen meer dan zat omdat ze leiden tot hoge kosten en ontevreden klanten. Daarom hebben we ons personeel uitgedaagd om een slimme oplossing te bedenken. We kunnen nu sneller en goedkoper produceren, terwijl we een veel kleinere voorraad aanhouden.’

De productiemanager heeft goed nagedacht over hoe het personeel te motiveren om met verbeteringen te komen voor sneller produceren en leveren. Hij kwam met een simpele maar doeltreffende motvering. ‘In de tijd die we besparen, gaan we bier drinken (en zorgen ervoor dat iedereen veilig thuis komt.) En of iedereen verbetervoorstellen wil aanleveren om dit te realiseren.’ Die kwamen al snel: waarom laten we de spullen van onze toeleveranciers niet precies op tijd aan de lijn leveren? En zo gebeurde het in 6 stappen.        

1. Tijdig leveren of afscheid nemen

   Leveranciers krijgen het inkoopplan met daarin het verzoek om de materialen te leveren op het moment dat deze daadwerkelijk nodig zijn. De leverancier moet hierin mee kunnen. Blijkt dit en brug te ver, dan wordt in het uiterste geval een andere leverancier gezocht. Hierbij heeft het bedrijf slim gekeken naar hun voorbeeld: DAF Trucks. Hoewel ze een ander product maken, is veel geleerd van de aansturing en productieorganisatie. Het bedrijf benaderde leveranciers van DAF om te achterhalen hoe ze aan de lijn leveren het beste kon realiseren. De producent van landbouwmachines werd klant van leveranciers van DAF Trucks omdat zij begrijpen hoe ze het spel moeten spelen (precies op tijd, volledig en foutloos leveren).

2. Stevige beslissingen nemen

   Om aan de lijn leveren, zijn stevige beslissingen genomen. Zo is het aantal leveranciers afgenomen. Het bedrijf ontdekte na een analyse dat het 80% van de onderdelen bij slechts 20% van de leveranciers afnam. Van die 20% is gekeken wie tijdig leverde en afspraken altijd nakwam. Van de leveranciers die te laat bleven leveren, is afscheid genomen.

3. Meer inkopen bij minder leveranciers

   Van de overige 80% waar initieel werd besteld, is ook afscheid genomen. Zelfs al zijn specifieke onderdelen net iets goedkoper waren. Iedere extra leverancier betekent extra beheer, afspraken maken, beoordelen, communicatie rondom bestellingen etc. ‘Die paar euro op de inkoopprijs woog niet op tegen de beheerskosten’, zo gaf de productiemanager aan. Deze onderdelen neemt het bedrijf nu af bij een van de overgebleven leveranciers (en heeft volumeafspraken kunnen maken waardoor de inkoopprijs afnam).

4. Laat personeel rouleren

   Daarnaast rouleerde het personeel zodat het ervoer wat suboptimalisatie betekent voor een andere afdeling. Zo werkte de inkoopspecialist tijdelijk in het magazijn, de magazijnman ging de productievloer op en de productiechef ging op inkoop werken. Niet een dagje meelopen maar echt voor lange tijd. Zo beseft het personeel wat de consequentie is van een beslissing voor een andere afdeling. Zo voel je de pijn.

5. Productie uitbesteden

   ‘Waarom zelf alles produceren als anderen dat beter kunnen, vroeg de productiemanager zich af. De focus is verlegd naar ontwikkeling, verkoop en assemblage van het eindproduct. Door benodigde onderdelen in te kopen, is de productieaansturing sterk vereenvoudig en is het aantal leveranciers drastisch afgenomen.

6. Digitaal communiceren

   De communicatie met de overgebleven leveranciers is gedigitaliseerd. Zo vindt inkoop plaats via een B2B-portal en er wordt enkel gestuurd op uitzonderingen.

Het resultaat is dat leveringen binnenkomen op het moment dat ze nodig zijn in het productieproces. De leverbetrouwbaarheid van overgebleven leveranciers is met bijna 30% verbeterd. En de productiemedewerkers ervaren tijdwinst en die wordt geregeld besteed aan een biertje wat de samenwerking sterk heeft verbeterd.