Automatiseer je inkoopfacturatie

Na een succesvolle eerste koppeling, het automatiseren van serviceorders, breiden Exact Online Bouw (voorheen bekend als Exact bouw7) en WhiteVision hun samenwerking uit met een nieuwe koppeling: het automatiseren van inkoopfacturen. In deze blog vertellen Frank de Wit, directeur bij WhiteVision en Sander Jongsma, founder van Exact bouw7 (nu bekend als Exact Online Bouw), hoe deze nieuwe samenwerking eruit ziet en wat de voordelen voor jouw als bouwbedrijf zijn.

“Net zoals bij Exact Online Bouw, zijn we bij WhiteVision altijd bezig met innoveren om het werk voor onze klanten steeds makkelijker en leuker te maken. Je kunt wel zeggen dat we gelijke ambities en uitgangspunten hebben, dat maakt onze samenwerking een uitstekende match. Onze gezamenlijke oplossing neemt zoveel mogelijk repeterend werk uit handen. Dit sluit goed aan bij de ambitie van Exact Online Bouw om medewerkers in de bouw te ontzorgen bij administratieve handelingen”, aldus Frank.

Volgens Sander en Frank is er gekozen om de samenwerking uit te breiden omdat veel klanten hier behoefte aan hebben. Bij veel bouwbedrijven worden inkoopfacturen nog steeds op de traditionele manier verwerkt of gebruiken ze een standaard oplossing die niet is ingericht voor de bouw.. Resultaat is dat facturen nog met de hand worden verwerkt en er nog veel overtyp- en correctiewerk plaatsvindt voordat de factuur eindelijk goed geboekt is. Dit is erg foutgevoelig, kost veel tijd maar is ook eentonig werk waarmee je niet het beste uit je mensen haalt.

Door het bundelen van onze krachten kunnen we veel processen efficiënter inrichten. We bieden een totaaloplossing die gebruikt kan worden voor het volledige proces: het verzamelen van facturen, het herkennen van gegevens op de factuur, het automatisch boeken en eventueel matchen met inkooporders en het rondsturen ter accordering. De rode draad: een optimale integratie.

We bieden een cloud-based oplossing, die optimaal is geïntegreerd, waardoor gezamenlijke klanten snel aan de slag kunnen met een oplossing die naadloos aansluit op hun werkproces. Het proces werkt als volgt: Inkomende facturen worden automatisch ingelezen vanuit de mail. De gegevens op de factuur worden door de SMART-OCR herkend op zowel kop- als regelniveau. Het grote voordeel van de SMART-OCR is dat deze direct een hoge herkenningsgraad heeft en zelflerend is. Er hoeven dus ook geen templates te worden aangemaakt. Nadat de factuur verzameld en herkend is, wordt automatisch een boekingsvoorstel gemaakt en is de factuur gevalideerd. De klant hoeft de factuur alleen nog maar te controleren.

Mede door de branchefocus van WhiteVision op de bouw zitten er veel bouwspecifieke functies in, zoals de mogelijkheid om bonnen te koppelen, ondersteuning van de diverse initiatieven in de bouw (zoals de SALES-standaard) en het matchen van inkomende facturen met bestellingen en ontvangsten. Zonder extra handelingen wordt de boeking direct aangemaakt in Exact Online Bouw.

Klanten kunnen hierdoor veel tijd besparen: het overtypen van facturen behoort tot het verleden. Daarnaast kunnen meer inkoopfacturen worden verwerkt met dezelfde bezetting. Verder is het proces veel eenvoudiger en minder foutgevoelig; geen typfouten en geen facturen meer die kwijt raken. Dit alles leidt tot een verbetering van de kwaliteit van het proces en een plezierige werkomgeving.

De oplossing is geschikt voor alle Exact Online Bouw klanten die sneller inkomende facturen en serviceaanvragen willen verwerken. Bouwbedrijven die met gelijke of mindere bezetting meer rendement uit de organisatie wil halen. Dit kan uitstekend met het stroomlijnen van dit proces. Een goed voorbeeld van een bedrijf dat gebruik maakt van deze oplossing is Gils Bouw, Service & Onderhoud. De oplossing levert een grote tijdsbesparing op, omdat het invoerwerk drastisch wordt verminderd en zorgt voor een soepeler en sneller proces.

In de toekomst zal de samenwerking zich nog meer uitbreiden, zodat we steeds nieuwe manieren ontwikkelen om de efficiëntie te verhogen en de administratieve rompslomp te verminderen, aldus Frank en Sander.