Veel tijd kwijt aan projectadministratie? Creëer grip op je kosten

Wij komen nog (te) vaak tegen dat inkoopfacturen van de leverancier met de hand worden ingeboekt en zonder leverbon op een factuur worden geboekt. Vervolgens komt de inkoopfactuur bij de projectleider ter goedkeuring, of wordt zelfs direct doorgeboekt en betaald. Het resultaat; geen grip en inzicht op de kosten van het project. En laten we de hoge arbeidsintensiviteit van het handmatig boeken van inkoopfacturen niet vergeten!

Herken jij deze problemen? Lees hier hoe je 100% grip op je kosten, en dus projecten, kunt creëren door je projectmanagement te vereenvoudigen.

Grip op je kosten

Het begint bij het leggen van een goed fundament, dat is precies wat Exact Online Bouw (voorheen bekend als Exact bouw7) doet. Door alle gegevens bij de bron te registreren ontstaat er een volledig overzicht van alle kosten en uitgaven per project. Elke aankoop, van zowel leveranciers als onderaannemers, wordt direct bij het bestellen geregistreerd in Exact Online Bouw. Hetzelfde geldt voor materialen welke bij de bouwmaterialen leverancier worden opgehaald: leverbon registreren in Exact Online Bouw.

Door deze kleine simpele handeling direct uit te voeren, creëer je twee grote voordelen op je project: je weet precies wat er is besteld en je weet welke kosten je op het project hebt gemaakt. Deze registratie, ook wel verplichting genoemd, is een betaling welke nog voldaan moet worden.

Digitaal postvak

Met de digitale ordner van Basecone is het handmatig inboeken van inkoopfacturen nu verleden tijd. Facturen en documenten worden automatisch, snel en gemakkelijk aangeleverd en verwerkt in je projectadministratie. Het digitaal inlezen zorgt voor meer gebruiksgemak, tijdsbesparing en een vermindering van fouten.

Inkoopfactuur koppelen aan project

Wanneer de inkoopfactuur via Basecone digitaal is ingelezen en verwerkt is in Exact Online Bouw, moet deze gekoppeld worden aan het betreffende project. In Exact Online Bouw gaat dit op basis van het ‘registreren bij de bron’ principe. Tijdens het digitaal inlezen van de inkoopfactuur, wordt het bonnummer of contractnummer automatisch toegevoegd als ‘verplichting’ (openstaande betaling) in het betreffende project. De inkoopfactuur wordt in Exact Online Bouw aan dit nummer gekoppeld, zo komt de inkoop overeen met de juiste kosten. Vervolgens wordt de inkoopfactuur vanuit Exact Online Bouw naar het gekoppelde boekhoudprogramma geboekt om hier in de betaalrun mee te gaan.

Autoriseren

Het goedkeuren van de inkoopfactuur is een belangrijk gedeelte in het proces. Omdat Exact Online Bouw alles bij de bron registreert, heeft de eerste check al plaatsgevonden, de afnemer heeft namelijk bevestigd de materialen/diensten te hebben ontvangen. Bij het verwerken van de inkoopfactuur wordt er dus al gekeken of het bedrag van de inkoopfactuur correspondeert met de verplichting. Daarna wordt er vaak nog een goedkeuring gegeven door een projectleider en door de directeur. Het fiatteren van de inkoopfactuur vindt na koppelen plaats in Exact Online Bouw, eventueel kan dit ook op voorhand al gedaan worden in Basecone.

Vereenvoudig je projectadministratie direct

Exact Online Bouw i.c.m. Basecone zorgt ervoor dat je een realtime en compleet overzicht hebt van je projectadministratie, zodat je aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan administratieve werkzaamheden.