Financieel

Zo voorkom je bankrekeningnummerfraude in Exact Online

Een veelvoorkomende en vrij eenvoudige vorm van fraude is boekhoudkundig van aard. Gelukkig kan je die heel eenvoudig voorkomen in Exact Online. Dit door tweestapsverificatie te activeren. Daardoor kan alleen jij inloggen ook al heeft iemand jouw inloggegevens bemachtigd. Maar er is nog een handige functie die het indringers heel moeilijk maakt. In dit blog gaan we dieper in op bankrekeningnummerfraude.

Bankrekeningnummerfraude is simpel

Waarom is fraude plegen met je boekhouding zo simpel? Iemand die niet bevoegd is, wijzigt het bankrekeningnummer van je crediteuren in je boekhoudpakket naar een bankrekeningnummer van een fraudeur. Vervolgens worden de bedragen, vaak ongezien, van jouw bankrekening(en) betaald naar het nieuwe rekeningnummer.

Bonafide inborst

Waarom ongezien? In eerste instantie heeft niemand door dat het geld naar een andere bankrekening gaat. Men vertrouwt erop dat degene die toegang heeft tot de boekhoudsoftware integer is. Maar iemand met een minder bonafide inborst, denk aan een rancuneuze medewerker of iemand die inloggegevens heeft ontvreemd, kan soms een hele lange tijd doorgaan eer de fraude wordt ontdekt. Dikwijls is het dan te laat. De fraudeur is gevlogen en de onderneming blijft zitten met de schade.

Bankrekeningnummer wijzigingen

Bankrekeningnummerfraude kan nu je heel makkelijk voorkomen als je werkt met Exact Online. Wijzigt een bankrekeningnummer, dan ontvangt de hoofdgebruiker van Exact Online direct een e-mail. Daarin staat wie het bankrekeningnummer heeft gewijzigd, datum en tijdstip, het oude nummer en het nieuwe bankrekeningnummer. Is de wijziging correct, dan hoef je geen actie te ondernemen. Is de wijziging niet correct dan kan je makkelijk het oude rekeningnummer terug zetten. Wijzig dan ook het wachtwoord van de gebruiker om herhaling te voorkomen, zelfs als tweestapsverificatie aan staat.

Beveiligingscentrum

In het Beveiligingscentrum (via Mijn Exact Online) vind je een controlelijst met de laatste logings. Binnenkort vind je hier nog meer recente activiteiten omtrent beveiligingsonderwerpen, denk aan veranderingen die gevoelig kunnen zijn. Een controlelijst van wijzigingen is al beschikbaar. Die vind je via:  (menu Bedrijfsnaam > Stamgegevens > Gegevensbeheer > Controlelijst). Handig, mocht je een mailtje hebben gemist. Om er zeker van te zijn dat je de waarschuwing ontvangt, zorg er dan voor dat je e-mailadres up-to-date is.

Tweestapsverificatie makkelijker

Zoals aangegeven is tweestapsverificatie een goede manier om digitale indringers te weren. Het is nu eenvoudiger om hiervan gebruik te maken. De code die je hebt gegenereerd via  de authenticator blijft 7 dagen actief voor je browser, als je het vinkje aanzet. De code hoef je dus niet bij elke keer inloggen opnieuw te genereren, zonder afbreuk te doen aan de veiligheid. Straks is het mogelijk om je browsers te managen in Exact Online. Je ziet dan met welke browsers je bent ingelogd. Je kunt dan heel eenvoudig de browsers waar dit niet meer voor nodig is verwijderen. Bijvoorbeeld als je hebt gewerkt op een andere laptop of als je je laptop niet meer in je bezit hebt.

Exact Online is veranderd naar: Exact voor boekhouden. Ontdek hier het product.

NL Select your country