Financieel

Bespaar 75 procent in je declaratieproces op de eerste echte lentedag

Bespaar jij 75% in je declaratieproces op de eerste echte lentedag?

Er staan al wekenlang geen files meer op de Nederlandse snelwegen. Accountmanagers, verkopers en consultants die normaal hele dagen doorbrengen in hun rijdende kantoor, werken tegenwoordig stationair. Vanachter keukentafels, op zolder- en slaapkamers worden software implementaties uitgevoerd, goederen en diensten verkocht en adviezen gegeven.  

De buitendienst staat te trappelen

Een voordeel van al dat ge-thuiswerk, is dat die vervelende stroom aan declaraties tot stilstand is gekomen. Geen Excelsheets meer met bonnetjes die gecontroleerd, goedgekeurd en gecodeerd moeten worden voordat ze in de administratie worden verwerkt en uitbetaald. Wat een rust op de administratie!

Die rust is natuurlijk tijdelijk. Nu er geleidelijk meer ruimte ontstaat binnen de intelligente lockdown, staan de buitendienstmedewerkers weer op scherp. De dag komt steeds dichterbij dat al die accountmanagers, verkopers, consultants en adviseurs – als koeien op de eerste lentedag – een gat in de lucht springen en er massaal op uit trekken.

De rijdende kantoren

De rijdende kantoren gaan dan weer als vanouds kilometers maken. De broodjes bij de benzinepomp zullen niet aan te slepen zijn. De parkeerautomaten in de parkeergarages gaan bonnen uitspugen alsof ook zij weken op dit moment gewacht hebben.

Vóór je het weet, voelt die huidige rust op de administratie als een ver verleden. De grote declaratiebonnetjesstroom vindt weer zijn weg door de organisatie. Voor je het weet ben je weer meer dan 20 minuten per declaratieformulier kwijt om die vervelende bonnetjes van invoer tot uitbetaling te verwerken.

Benut nu de rust

Pak nu je moment, is ons advies. Het automatiseren van je declaratieproces is juist zo’n proces om snel je winst te pakken. De besparing van tijd en geld kun je juist nu zo hard gebruiken. Veelal ben je binnen 1 dag al van je declaratiefrustraties verlost en heb je het volledige proces van digitaal declareren met een app tot de koppeling met je financiële administratie geregeld en bespaar je 75% aan tijd en een heleboel frustraties.

Begin klein

Waarschijnlijk maakt niet iedere medewerker direct zijn eerste lentesprongen. Begin dus klein en voeg gefaseerd gebruikers toe binnen je declaratieoplossing. Neemt het aantal medewerkers dat declareert toe dan voeg je ze eenvoudig toe binnen je de oplossing. Je volgt zo eenvoudig de versoepeling van de coronamaatregelen. Medewerkers die alleen declareren als ze buitenlandse trips maken, voeg je pas toe als internationaal reizen weer is toegestaan. Zo realiseer je met minimale kosten en inspanning een optimale besparing, en ben je nog voor de eerste echte lentedag verlost van al je declaratie-frustraties.

Meer weten? Neem contact op met je accountmanager of lees meer over de mogelijkheden.

Author image
Jos Suijkens

Jos Suijkens werkt ruim 12 jaar bij Exact. De laatste jaren heeft Jos zich gespecialiseerd in onze expense maganement en purchase to pay oplossingen. Hij kent de markt en onze producten als zijn broekzak en schrijft en spreekt hier graag over.

NL Select your country