Werkprogramma Gemak: Nut en noodzaak van controlled release

Van december 2021 tot en met maart 2022 vond een controlled release plaats van de eerste versie van Werkprogramma Gemak, een belangrijke schakel in het rapportage en consolidatie proces. Deze software geeft accountants inzicht in de rode draad van de uitgevoerde werkzaamheden voor individuele dossiers en laat zien hoe is omgegaan met de belangrijkste risico’s. In dit artikel lees je over de opzet van deze testperiode en vertellen twee accountants waarom zij het belangrijk vinden om actief mee te werken aan dergelijke initiatieven.

Duikboot

Roos Timmermans is senior commercial product manager bij Exact en speelt een belangrijke rol bij het op de markt brengen van Werkprogramma Gemak. Roos: “Elke software leverancier die nieuwe software op de markt brengt, wil deze vooraf door gebruikers laten testen. Je wilt voorkomen dat je aan het eind van elke ontwikkelingsfase als een duikboot bovenkomt met een product dat nog niemand heeft gezien. Door de applicatie te toetsen zien we hoe we de verwachtingen van de doelgroep het beste kunnen managen, iets wat vooral bij een gefaseerde release zoals van Werkprogramma Gemak van belang is. Zo zorgen we ervoor dat het product met elke nieuwe fase beter op de verwachting aansluit. Daarnaast is het een goede manier om ambassadeurs voor het nieuwe product te werven, iets wat naar mijn idee met deze controlled release goed is gelukt.”

Een link en een wachtwoord

Tijdens de digitale kick-off van de controlled release kregen klanten instructies over hoe ze Werkprogramma Gemak konden gebruiken en werden over en weer verwachtingen uitgesproken. Vervolgens gingen de deelnemende kantoren met Werkprogramma Gemak aan de slag. De applicatie is beschikbaar in de cloud, dus meer dan een link en een wachtwoord was niet nodig. Dennis Breevaart van MenL Cijferhelden uit Vlaardingen was een van de deelnemers: “Wij zijn vanaf het woord ‘go’ alle dossiers in Werkprogramma Gemak gaan verwerken. Naar mijn idee kom je er niet mee weg om bij een dergelijk traject 2 à 3 dossiers in je vrije tijd schaduw te laten draaien in het nieuwe systeem. Het moet écht getest worden. Het was goed om te zien dat de software al redelijk startklaar was, zeker 70% van de functionaliteit was direct te gebruiken. Voor de overige 30% hebben we door het doorgeven van bugs die we tegenkwamen en suggesties om ze op te lossen denk ik wel een bijdrage kunnen leveren aan het product zoals dat er nu staat.”

Ook Nico Prevoo van Jheronimus Accountantskantoor in ’s Hertogenbosch had zich als deelnemer van de controlled release aangemeld. Nico: “Eigenlijk is het project precies conform onze verwachting verlopen. Het product dat er staat is naar mijn idee gewoon goed, wij dragen op deze manier graag bij om het verder door te ontwikkelen. De centrale online bijeenkomsten waren prima opgezet en zorgden ervoor dat je geen tijd kwijt was aan reizen. Tussendoor hebben we diverse keren een-op-een contact gehad met ontwikkelaars om ideeën af te stemmen en tussentijdse demo’s gezien die ons op de hoogte hielden van de laatste ontwikkelingen. Het feit dat er goed werd geluisterd naar de feedback en input van klanten en dat er sprake was van een goede terugkoppeling wat er was gedaan met onze suggesties, maakte het extra motiverend om een bijdrage te leveren. ”

Waarom meedoen?

Als je direct vanaf het eerste moment wilt beschikken over 100% werkende software of geen tijd vrij kunt maken om te testen, dan moet je vooral níet meedoen aan een controlled release. Wat waren de overwegingen om het wél te doen? Dennis: “Ik vind het leuk om er als eerste bij te zijn, een bijdrage te kunnen leveren aan nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast is het ook vaktechnisch gezien interessant. Wij hebben namelijk net de overstap gemaakt van administratiekantoor naar accountantskantoor en dan zijn er altijd dingen op het gebied van processen en dergelijke waar we van kunnen leren.” Nico: “Wij waren al heel enthousiast gebruiker van Gemak oplossingen. Dat we straks ook kunnen beschikken over een integratie van deze oplossing met Werkprogramma Gemak gaat ons gewoon heel veel voordelen opleveren. Onze klanten verwachten dat we met innovatieve ontwikkelingen bezig zijn. Dat we actief ons steentje bijdragen aan de ontwikkeling van Werkprogramma Gemak is uiteindelijk direct in ons eigen voordeel en dat van onze klanten.”

Hoe verder

De eerste release van Werkprogramma Gemak is eigenlijk een ‘tussenfase’. Het is op dit moment nog een los werkprogramma. In de volgende ontwikkelingsfase wordt het volgens de deelnemende klanten pas echt interessant omdat er dan gewerkt gaat worden aan de integratie van de software met andere onderdelen van het Exact accountancy-platform. Dennis: “De integratie van de losse onderdelen van het accountancy-platform is voor ons in eerste instantie de belangrijkste reden geweest om te kiezen voor de oplossingen van Exact. Daarmee kunnen we echt tijd gaan besparen, krijgen we meer overzicht en inzicht. Ik verwacht ook een verbetering van de leesbaarheid van dossiers, wat op dit moment nog veel extra schrijfwerk kost.” Ook accountantskantoor Jheronimus heeft na deze eerste controlled release aangegeven betrokken te willen blijven bij toekomstige ontwikkelingen. Nico: “Ik vind het leuk en belangrijk om met automatisering bezig te zijn. Natuurlijk betekent dat wel een investering, maar die maak ik ruimschoots goed door verbeterde efficiency en dienstverlening.”