Oprogramowanie ERP Exact

Oprogramowanie Exact ERP to jeden system łączący wszystkie procesy finansowe, logistyczne, administracyjne oraz związane z projektami. Udostępnia wszystkim użytkownikom te same dane, dzięki czemu ryzyko popełnienia błędu jest ograniczone do minimum. Odkryj, w jaki sposób możesz osiągać cele za pomocą inteligentnej integracji wszystkich procesów.

Co to jest system ERP – definicja

Każda firma musi planować swoje zasoby, jest to jeden z elementów efektywnego zarządzania. Najlepszym rozwiązaniem wykorzystywanym w tym celu jest system ERP (ang. Enterprise Resource Planning), który obejmuje różne obszary działalności przedsiębiorstwa m.in. takie jak: produkcja, logistyka i magazyny, sprzedaż, obsługa klientów, CRM, finanse i księgowość. Dzięki temu oprogramowaniu pracownicy wszystkich tych działów mają dostęp do jednej, zintegrowanej i aktualnej bazy danych. System ERP organizuje i automatyzuje wszystkie procesy zachodzące w organizacji, co zwiększa efektywność pracy.

W jakim celu stosuje się systemy ERP?

System ERP stosuje się główne po to, by uporządkować przebieg procesów w firmie i zapewnić pełną kontrolę nad nimi, jednocześnie integrując wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa. To w perspektywie długofalowej daje szereg pozytywnych zmian - prowadzi do ograniczenia kosztów i pozytywnie wpływa na rozwój firmy. Kompleksowe oprogramowanie ERP rozwiązuje takie problemy jak:

  • brak jednolitych, aktualnych i zsynchronizowanych danych w firmie,
  • skomplikowana współpraca międzydziałowa, a czasem też między oddziałami przedsiębiorstwa
  • brak dostępu do aktualnych informacji, ich słaba wymiana
  • częste występowanie błędów, które mogą prowadzić do niewłaściwych decyzji
  • brak automatyzacji powtarzalnych procesów, a co za tym idzie - ich niska efektywność
  • konieczność obsługi przepływu danych i informacji pomiędzy posiadanymi programami, co wpływa na czas i koszty
  • niedostosowanie się do oczekiwań rynku i zmieniających się warunków otoczenia biznesowego
  • spowolnienie rozwoju

Jakie są zalety systemów klasy ERP Exact?

Oto zalety naszych systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning):

Kompleksowość

Szeroki zakres funkcjonalności z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa dostępny w jednym, standardowym rozwiązaniu (produkcja, logistyka, WMS, finanse i księgowość, CRM).

Skalowalność

Możliwa rozbudowa systemu w przyszłości, wedle zwiększających się potrzeb firmy. Wszystko po to, aby program ERP pracował z akceptowalną wydajnością. Dobre oprogramowanie rośnie wraz z firmą.

Zintegrowane rozwiązanie

Integracja wszystkich procesów biznesowych, finansowych i operacyjnych, możliwość wglądu w nie i pełna kontrola nad nimi

Przejrzystość i czytelność informacji

Jedno źródło wiedzy - przejrzyste i ustrukturyzowane informacje oraz możliwość współpracy w jednym miejscu, dzięki czemu łatwo jest każdemu z pracowników znaleźć wszystkie potrzebne dane.

Scentralizowane, aktualne dane w czasie rzeczywistym

Systemy klasy ERP Exact posiadają jedną bazę danych zamiast kilku rozproszonych. Takie rozwiązanie usprawnia pracę wszystkich działów firmy i ułatwia szybką wymianę informacji. Uzyskana wiedza pozwala podjąć odpowiednie decyzje strategiczne. Przykładowo, jako kierownik działu produkcji możesz podejrzeć swoje niezrealizowane zamówienia, a także aktualny poziom zapasów. Jeśli zoptymalizowałeś je za pomocą Planowania Zapotrzebowania Materiałowego (MRP II), to wiesz już dokładnie, kiedy i co musisz dokupić lub dostarczyć. Tak działa skuteczny system ERP.

Bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie do zarządzania firmą zapewnia ochronę informacji istotnych dla firm, często wrażliwych, takich jak np. dane osobowe. Dzięki szerokim możliwościom nadawania ról, dostępu, uprawnień i zezwoleń oraz trybu śledzenia zmian mamy gwarancję, że niepowołane osoby nie będą miały wglądu w dane poufne lub na przykład informacje dotyczące klientów.

Gwarancja funkcjonowania w zgodzie z najnowszymi przepisami prawnymi

System ERP na bieżąco się aktualizuje i dostosowuje się do nowych przepisów. Ostatnie przykłady to choćby wprowadzenie RODO, czy wejście nowej struktury JPK VAT.

Kompatybilność z innymi systemami

Efektywny system ERP potrafi się zintegrować i współpracować z innymi programami i zbiorem różnych aplikacji w firmie, niezbędnymi do prawidłowego jej funkcjonowania. Mogą to być rozwiązania branżowe np. narzędzia MES dedykowane obszarowi produkcji.

Modułowość systemu - dostosowanie do potrzeb każdej firmy

Systemy klasy ERP o budowie modułowej mają możliwość konfigurowania i dostosowania do działalności różnej wielkości firm o dowolnym profilu działalności.

System informatyczny wspomagający zarządzanie firmą to obecnie nie tyle dobra praktyka, co wręcz niezbędny krok w rozwoju firmy. Korzystanie z niego staje się coraz bardziej powszechne. Firmy, które chcą być konkurencyjne na rynku, nie mogą sobie pozwolić na brak automatyzacji procesów wewnętrznych.

Business Software
Business Software
Business Software
Business Software
Business Software
Business Software
Business Software
Business Software
Business Software

Nasze produkty i dodatki

Exact Globe Next jest to zintegrowany system klasy ERP II, który automatyzuje wewnętrzne procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Ta platforma technologiczna wspomaga wszystkie obszary działania organizacji: od obsługi finansowo-księgowej, kontrolingu, zarządzania środkami trwałymi, poprzez produkcję, organizację procesów zakupu i magazynowania, aż po sprzedaż, serwis i obsługę klientów. Jedną z największych zalet systemu ERP jest modułowa budowa, która gwarantuje dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa już podczas implementacji oprogramowania. System ERP II daje pełną integrację w zakresie wymiany danych i informacji pomiędzy poszczególnymi działami, a także oddziałami firmy.

Zintegrowany system ERP Exact Globe Next posiada takie moduły jak:

  • Zarządzanie finansami - ten moduł pozwala na obsługę księgowości finansowej, środków trwałych i kontraktów zakupu. Ponadto daje nam wgląd w stan przepływów pieniężnych, telebanking, monitowanie i płatności zbiorcze. Dzięki niemu możemy podejmować bardziej strategiczne decyzje - wszystko za sprawą funkcji prognozowania, tworzenia budżetów, analizy i raportowania.
  • Exact dla produkcji - pozwala przede wszystkim na kontrolę procesu produkcyjnego z zachowaniem optymalnych marż. Oprogramowanie ERP wspomaga zarówno produkcję seryjną, jak i zlecenia jednostkowe. Za pomocą funkcji obliczeniowych można szybko i łatwo przeprowadzić kalkulację kosztów produkcji. Z kolei dzięki MRP II (planowanie zapotrzebowania materiałowego) można zredukować poziom zapasów, zyskując pewność, że w magazynie znajdują się tylko te artykuły, które są naprawdę potrzebne.
  • Moduły WMS (Magazynowy System Informatyczny) - system ERP w logistyce wpływa na optymalizację procesów. Exact dla WMS odpowiada za gospodarkę magazynową - daje nam możliwość szybkiego i prostego śledzenia produktu w łańcuchu dostaw. Moduł pozwala także na usprawnienie procesu zakupowego, a także tych związanych z przebiegiem cyklu sprzedaży dzięki automatyzacji obsługi zamówień, zwrotów, wariantów, faktur itp.
  • Handel hurtowy - Exact proponuje funkcjonalności pomagające w sprzedaży produktów i usług (w tym e-commerce). Jest to moduł ERP łączący wszystkie procesy finansowe, logistyczne i administracyjne. Sprawdzi się on zarówno w średnich przedsiębiorstwach, jak i międzynarodowych organizacjach posiadających wiele magazynów.

Exact Synergy Enterprise - to platforma internetowa, która pozwala integrować, zarządzać, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki współpracują ze sobą wszyscy pracownicy. Połączone, pochodzące z wielu źródeł dane, wiedza i obieg dokumentów w ramach zautomatyzowanych workflow ułatwiają centralne zarządzanie i współpracę takich sektorów jak dział obsługi klienta, sprzedaży, marketingu czy HR. Webowe rozwiązanie umożliwia dostęp do bazy danych z poziomu przeglądarki 24h na dobę, przez 7 dni w tygodniu.

System Exact Synergy posiada szereg aplikacji umożliwiających m.in.:

  • Zarządzanie obiegiem dokumentów - pogrupowanie wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym, centralnym miejscu, co zapewnia łatwe wyszukiwanie i współdzielenie z innymi użytkownikami. Moduły Synergii związane z DMS (System Zarządzania Dokumentami) pozwalają np. na skrócenie nawet o połowę czasu obsługi faktur, co skutkuje poprawą wydajności w dziale księgowości i zmniejszeniem liczby zadań administracyjnych. Możliwe jest uzupełnienie systemu do zarządzania dokumentami o dodatkową funkcjonalność (OCR), pozwalającą na automatyczne importowanie danych z zeskanowanych dokumentów (takich jak faktury czy zamówienia).
  • Zarządzanie relacjami z klientem - grupa funkcjonalności związanych z CRM usprawni pracę każdego działu sprzedaży. Budowanie bazy wiedzy, dokumentów, aktywności na temat poszczególnych klientów oraz grup klientów, centralne śledzenie komunikacji i transakcji to tylko niektóre widoczne korzyści, jakie niesie za sobą system CRM.
  • HR - dzięki Exact Synergy są widoczne kompletne informacje i dane na temat każdego pracownika. Rozwiązania Exact dla HRM mogą zautomatyzować procesy kadrowe, co pozwoli na podejmowanie strategicznych decyzji na podstawie zawsze aktualnych, nowych i poprawnych danych.
  • Zarządzanie projektami - Exact usprawnia cały proces związany z projektami i automatyzuje ich organizację w ramach jednego środowiska.
  • Social Collaboration - rozwiązanie wspomaga wspólną pracę i dzielenie się wiedzą w obrębie przedsiębiorstwa.
  • Narzędzia do zarządzania zasobami - pozwala m.in. na panowanie nad wykorzystaniem określonych zasobów przedsiębiorstwa - na przykład samochodów, projektorów, sal itd.

Dodatkowy moduł, który ma wpływ na planowanie procesów biznesowych to Exact Insights. Rozwiązanie proponuje nam kilka standardowych kokpitów menedżerskich, które umożliwiają szybkie i łatwe rozpoczęcie pracy. Kokpity te pozwalają na podjęcie decyzji w oparciu o Business Intelligence: analizę danych.

Ile mogą kosztować systemy ERP?

Na cenę systemu ERP składa się wiele czynników. Pierwszorzędną kwestią jest zakres wdrożenia i liczba potencjalnych użytkowników (licencji). Istotny jest też wybór funkcjonalności, a co za tym idzie ich cena w ramach pakietu. Dodatkowym kosztem są opłaty za utrzymanie systemu (konserwacja i korzystanie z pomocy wsparcia technicznego), a także jednorazowa płatność za usługi wdrożeniowe, która jest zależna od liczby dni. Często się zdarza, że przedsiębiorstwa wymagają specyficznych funkcjonalności, będących poza standardem systemu ERP - to także generuje dodatkowe koszty.

Jak wybrać i porównać systemy ERP?

Wybór systemu ERP to bardzo istotne przedsięwzięcie. Przedsiębiorstwa zaopatrują się w system ERP zwykle na 8-10 lat. Istotne jest więc, żeby system nie zawiódł po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Od czego więc zacząć? Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie potrzeb, jakie ma nasza firma. Warto dokładnie opisać swoje aktualne procesy biznesowe, chociażby to, jak jest zorganizowane zarządzanie zapasami, fakturowanie, księgowość, kontrola stanów magazynowych itd. Należy też zastanowić się nad tym, co w każdym procesie można poprawić. Jest to taki moment, w którym niezbędne będzie zaangażowanie pracowników, nie tylko dla samego wsparcia, ale również dlatego, że właśnie oni najlepiej znają swoją sytuację i często mają szereg różnych potrzeb.

Dobry dostawca ERP software powinien uwzględnić indywidualne potrzeby klientów. Dla większości firm ważna jest możliwość stworzenia spersonalizowanych, dedykowanych rozwiązań, które uwzględniają specyfikę danej branży lub złożoności procesów. Każda organizacja ma inne priorytety, dlatego systemy ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa muszą być dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy. Narzędzia powinny być w pełni kompatybilne i konfigurowalne, oferując każdej firmie unikalne rozwiązanie.

To nad czym firma powinna się również zastanowić, to kwestia wdrożenia systemu. Warto zadać sobie pytanie, czy chcemy, aby oprogramowanie działało na serwerach firmowych, w chmurze prywatnej lub publicznej? A może preferujemy model mieszany? Każda z opcji ma swoje wady i zalety, więc trzeba tę kwestię dobrze przeanalizować. Jeśli chcesz mieć możliwość zmiany metody wdrażania w przyszłości, wybierz dostawcę, który oferuje swobodę wyboru i możliwość zmiany usług.

Ważnym aspektem dla przedsiębiorstwa jest również to, czy dostawca zapewnia system elastyczny i skalowalny. Zakładając, że nasza firma będzie się rozwijać, a w konsekwencji zwiększać liczbę zasobów, choćby w postaci pracowników, musimy mieć pewność, że system ERP będzie sprawnie działał w warunkach stale rosnącej liczby nowych użytkowników lub zwiększającej się objętości przetwarzanych danych.

Wielkość firmy ma przy wyborze systemu ERP również bardzo istotne znaczenie. Jeśli nasza firma jest na tyle duża, że obejmuje parę oddziałów lub grupę spółek, to potrzebujemy oprogramowania, które posada wiele legislacji i różnych wersji językowych, banków, walut i systemów prawnych. W przypadku niewielkiej firmy znakomicie się sprawdzą lokalne, prostsze rozwiązania.

Jeśli nie masz pewności, czy dostawcy, którzy są w obszarze Twojego zainteresowania, spełnią oczekiwania, to stwórz zapytanie o informacje (RFI). Skierowanie do potencjalnych dostawców RFI, umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach.

Jak sfinansować systemy ERP?

Planując zakup takiego systemu informatycznego jak ERP software, warto zainteresować się możliwościami współfinansowania ze środków Unii Europejskiej. Co jakiś czas pojawiają się programy wspierające informatyzację firm, polegające na rozwoju systemów już posiadanych lub dofinansowania zakupu nowych ERP, więc warto śledzić nowe informacje w tym obszarze.

Chcąc ograniczyć koszty systemu ERP można zastanowić się nad modelem subskrypcyjnym, który w krótszej perspektywie będzie tańszy. Alternatywą dla klasycznego wdrożenia, które ma zwykle wyższą cenę, jest implementacja systemu w chmurze. W takim modelu program jest zainstalowany na serwerach dostawcy lub pośrednika i udostępniany użytkownikom w ramach abonamentu. Pozwala to ograniczyć wydatki na zakup i serwis infrastruktury.

Jak wygląda wdrażanie oraz przygotowanie do wdrażania systemu ERP Exact?

Cechą charakterystyczną procesu wdrożenia systemu ERP Exact jest krótki czas implementacji w porównaniu do średniego czasu wdrożenia systemu u innych dostawców na rynku. Uśredniony czas procesu to 4 miesiące, są jednak przypadki (np. klient Exact, firma Hitachi Capital Polska), gdzie implementacja systemu ERP zakończyła się po ok. 2-3 miesiącach. Czasem proces może się przedłużyć do 6 miesięcy, a w przypadku zaawansowanych, komleksowych rozwiązań nawet do roku. Jego długość zależy od kilku czynników m.in. przygotowania i zaangażowania klienta, posiadanych zasobów, a także zakresu wdrożenia i stopnia rozbudowy procesów. Istotne jest też to, czy firma potrzebuje jakichś specyficznych funkcjonalności, wykraczających poza standardowe rozwiązania.

Wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest analiza przedwdrożeniowa, która daje pogląd na wyzwania i potrzeby biznesowe firmy. Dalsze etapy to m.in. przedstawienie planu implementacji rozwiązań - określenie projektu wdrożeniowego i wyników. W międzyczasie nad wszystkim czuwają konsultanci Exact, eksperci w swojej dziedzinie, którzy zapewniają bieżące wsparcie firmie. Samo wdrożenie w praktyce składa się z instalacji i konfiguracji technicznej systemu, migracji danych, wsparcia dla testów akceptacyjnych użytkowników i przeszkolenia pracowników. Są to praktyczne sesje trwające kilka godzin, przeprowadzane w niewielkich grupach pod okiem konsultanta Exact. Wtedy każdy z pracowników ma możliwość pracy na rzeczywistym systemie.

Nie ma obaw, że po wdrożeniu systemu ERP przedsiębiorstwo jest zdane tylko na siebie, ponieważ nasi specjaliści oferują wsparcie techniczne w szerokim obszarze - udzielają pomocy za pośrednictwem portalu klienta lub telefonicznie.

Korzyści z wdrożenia naszego systemu

Oprogramowanie Exact ułatwia pracę wszystkim pracownikom, zwiększa efektywność współpracy między działami, a także oddziałami firmy. System ERP Exact jest systemem międzynarodowym - obsługuje ok. 40 języków i legislacji, poza tym spełnia lokalne wymogi każdego kraju, więc będzie idealnym rozwiązaniem także w przypadku firm międzynarodowych.

Exact ERP

Integruj, zarządzaj i zachowaj kontrolę na poziomie całej organizacji z systemami Exact Globe & Synergy.

PL Select your country